こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
請求書は売掛金を回収するために重要な書類なので、正しく作成しなければなりません。請求書の大切な要素として、相手先に間違いなく届くことがあげられます。
また、取引先にお金に関する書類を送付するため、ビジネスマナーを守り信用されることも必要です。請求書を取引先に送付する際、宛名を正しく記載しなければなりませんが、その書き方で迷うこともあるでしょう。
ここでは、請求書の宛名の使い方や重要なポイント、さらに請求書を間違えた場合の対処法などを解説します。
請求書の宛名が大切な理由
経理実務において、請求書の作成と発行は大切な業務です。特に請求書は取引先との約束した期日内に確実に届けなければなりません。
ここでは、請求書が果たす役割と、明確な宛名が求めれらること、そして宛名はビジネスマナーに通じることなどをお伝えします。
請求書の役割
請求書は売掛金を回収するため取引先に発行する重要な書類です。請求書は売買契約書に記載してある取引の条件通りに作成し、取引先はその書類を確認し入金処理をします。請求書が条件通り作成してあることは当然ですが、取引先に必ず届けなければなりません。
そこで大切になるのが、宛名に間違いのないことです。請求書の宛名に間違いがあると、取引先の請求書に届くのに時間がかかり、最悪の場合、請求書が期日内に届かないこともあるでしょう。
明確な宛名はやりとりが効率的になる
そもそも、請求書のやりとりはビジネスの一連の流れにあるので、スピーディさが求められます。まず、短時間で作成しなければならず、例えば宛名をどうするかに時間を割くのは避けたいものです。
請求業務は毎月の定型業務のため、宛名の使い方についてマニュアル化してあると、間違いもなくスムーズに取り組めます。また、宛名が明確であると、取引先の担当に正確に届くため、取引先の請求書確認や入金処理など効率よく進めることが可能です。
宛名は大切なビジネスマナー
請求書はお金に関する書類のため、取引先とのやりとりには、特に十分な注意が必要です。取引先との信用は営業担当が築きますが、経理業務でお金のやり取りに間違いがあると、自社自体に不信感を与えかねません。お金に関するトラブルで、会社の信用を失うことは避けるべきでしょう。
そのため、宛名を正確にすることは、大切なビジネスマナーであるとの認識が必要です。請求書の宛名は、ビジネスマナーのため、相手の立場になり思いやりのある対処をおすすめします。
請求書の宛名の使い分け方
請求書の宛名にはルールがあるため、ルールを理解したうえで、状況に応じて使い分けをします。
宛名に迷う理由として、送付先によって宛名が変わるため複雑に感じてしまうことがあります。ここでは、請求書の宛名の使い分けをわかりやすく解説します。
会社に送るときは「御中」
請求書の送付先が会社で担当者が不明な場合、「御中」を使います。「御中」は会社などの団体や組織に送付する際に使い、「様」の意味合いがあります。
そもそも「御中」は、相手の敬語を意味する「御」と、その中の人を意味する「人」で成り立っており、取引先への敬いと担当者様にお送りする目的で使うとイメージするとよいでしょう。
先に、請求書にはビジネスマナーが必要な旨をお伝えしましたが、「御中」に大切なマナーが含まれています。
個人宛てに送るときは「様」
請求書の送付先の担当者名が分かっている場合、宛名は担当者名に「様」をつけます。
「様」には相手に対する敬意が込められ、目上の人に対して使います。個人名を宛名にする際、「様」の記載漏れも実務では見受けられます。「様」の記載がないと、マナーのよくない印象を取引先に与え、会社の信用をなくしかねません。
また、そのような間違いをすること自体、請求書が正しいものか不信感にもつながるものと認識しましょう。
個人名が不明なときは「ご担当者様」
請求書を取引先の担当者に届けたいが、担当者の個人名が不明な場合や、請求書の送付部署は分かっているが、個人名が不明な場合、「ご担当者様」を宛名に使います。
「ご担当者様」は、請求書に限らず、オフラインでも使用でき、例えば、会社を訪問したものの氏名が分からない、また忘れてしまった場合でも「ご担当者様」を使用します。電話の取次をお願いする際、担当の名前が分からないときにも使用可能です。
役職者宛てに送るときは「役職・氏名・様」
請求書の送付先が役職者である場合、宛名は特に注意しましょう。宛名は「役職・氏名・様」の順に、〇〇課長〇〇〇〇様と記載します。役職名は、省略せずに記載すると、受け取り側の印象もよいでしょう。
そのため、ビジネスマナーのしっかりした会社として受け止め、取引拡大の一つのきっかけになるかもしれません。なお、役職名を記載したものの、間違えた場合、よくない印象を与えるので注意が必要です。
請求書の宛名で重要なポイント
請求書の宛名は適宜使い分けが必要なことを先に説明しました。請求書の宛名には、重要なポイントがいくつかあります。それらのポイントを押さえたうえで、請求書実務に役立ててみてください。
予め送付先を確認する
請求書を送付する際、請求書に間違いがないか売買契約書で内容を確認します。請求書の送付先は売買契約書に具体的な記載がない場合、取引先に確認しておきます。
宛先が不明なため取引先の営業担当者に送付すると、請求書を処理する部署に届かないことも考えられます。
送付先は文書で記録を残しておくと間違いがありません。また、請求書の送付先が変更になることも、経理実務では多くあり、いつの分から変更するのか確認し、その文書は紛失しないように保管します。
同じ請求書で「御中」と「様」を使わない
請求書の宛名のビジネスマナーとして、同じ請求書で「御中」と「様」は使いません。例えば、株式会社〇〇部〇〇課御中〇〇〇〇様はマナー違反です。また、株式会社〇〇御中〇〇課長様もマナー違反になります。「御中」と「様」は取引先に対して敬意を払う意味合いを持ちますが、併用することができないので注意が必要です。
取引先から届く封筒に、そのような併用が記載してあると、会社の品位を疑われかねません。マナー違反と知りながらも、併用の記載をすることもありうるため、宛名を記載するときは、その内容を十分に注意しましょう。
「各位」は使わない
ビジネス文書において、複数の人たちに情報を発信する場合、「各位」を宛名にすることも多いでしょう。しかし、「各位」は請求書に使用できません。そもそも請求書は、原則として1人の相手に対して発信する書類です。
1人に対して送付する書類にかかわらず、複数人に対して使う「各位」の記載は、ビジネスマナー違反のため注意しましょう。例えば、〇〇株式会社〇〇部ご担当者様各位は誤りで、〇〇株式会社〇〇部御中が正しい記載です。
氏名はフルネームで記載
請求書の宛先の氏名が分かっている場合、氏名は姓だけでなく、フルネームで記載します。取引先の請求書を受け取る部署に、同性の人がいるかもしれません。同性で別の取引先の担当者がいる場合、請求書が正しい送付先に届かず、相手にもその確認の手間をかけます。
もし、請求書が未着の状況になれば、宛名の確認不足扱いになり、通常の入金処理がなされない可能性があります。また、フルネームの氏名も漢字や文字の誤りに注意しましょう。
「殿」は使わない
「殿」は誰に対しても使える敬語と思われがちです。しかし、「殿」は自分より目下の人への敬語として使います。そのため、請求書で「殿」を使うのは、状況によっては控えるべきです。近年では、経理実務において、「殿」を宛先に使うことは少なくなっています。請求書の宛名に、「殿」を記載していないか、実際に請求書の控えを一度確認することをおすすめします。なお、今までの慣習として、官公省庁では、「殿」を使う場面もあります。
「株式会社」を「(株)」と略さない
ビジネスマナーにおいて、相手の名前は略してはならないルールがあります。そもそも、株式会社を登記する場合、(株)と略することは許されず、必ず「株式会社」で登記申請をします。そのため、「株式会社」を「(株)」と略することは、相手先に対して失礼な行為になるので注意しましょう。
なお、「株式会社」を屋号の前もしくは後ろに置くかは任意のため、請求書の宛名では、「株式会社」が屋号の前後いずれかは、事前に確認が必要です。
役職名に「様」をつけない
請求書の宛先が役職名の場合、その役職名の後に「様」を付けるのはマナー違反です。そもそも、役職名には敬意が込められているため、役職名に「様」をつける必要はないからです。
先にもお伝えしたとおり、役職者宛に送るときは「役職・氏名・様」の順で記載します。この場合、請求書の宛名は、〇〇会社〇〇部ご担当者様、もしくは、〇〇会社〇〇部御中と記載します。なお、「ご担当者様」の方が、「〇〇部御中」よりフォーマルな印象を与えます。
メールの宛名の使い方
近年では、メールで請求書を送付することが一般的です。取引先によっては、メールでPDFを送付した後、請求書の原本を紙で郵送することを求められることもあります。
なお、メールで請求書をやり取りする際、取引先の了承が前提条件になるため、取引先と十分なコミュニケーションが必要になります。ここでは、メールで請求書を送付する際、宛名の使い方について解説します。
そもそもメールで請求書を送付できるのか
電子帳簿保存法によれば、請求書をメールで送付することは可能です。ただし、請求書のファイルは、エクセルやワードで送付すると、請求データの改ざんの恐れがあるため、PDFで送付しましょう。
なお、請求書を電子データの電子データで受け取った場合、紙に印刷して保存することは認められていません。もし、請求書を電子データとして保存する際は、PDFに変換し保存しましょう。メールで届いた請求書については、税金の専門家の税理士に一度確認することをおすすめします。
名前が不明ときは「ご担当者様」
請求書をメールで送付する場合、取引先の担当者名が不明な場合、先にお伝えしたことと同様、「ご担当者様」の宛名を使用できます。なお、メールで請求書を送付する際、あらかじめ取引先に許可を得ておくことと、送付先の担当者名もあわせて確認しておきましょう。
役職宛てのときは二重敬語に注意
メールで請求書を送付するとき、宛先の名前はもとより、役職の二重敬語に注意しましょう。請求書を紙で送付する際のビジネスマナーと同じですが、電子メールで請求書を送付する際、やりとりしているメールの存在に第三者が気づかないこともあります。
請求書をPDFで送信するときは、CCやBCCの使い分けを確認しましょう。
請求書の宛名を間違えたときの対処法
請求書は重要な書類のため間違いは許されません。しかし、実際に間違えた場合は、適切な処置をする必要があります。その対処法を誤ると請求書を受理してもらえない可能性があるからです。
ここでは、請求書の宛名を間違えたとき、どのような対処法があるかお伝えします。
早急にお詫びをする
請求書の誤りは、大切な取引先との重大な誤りという認識を持ちましょう。そのため、誤りが生じたときは、最優先事項としてタスクの順位を繰り上げ、早急にお詫びしなければなりません。
取引先へお詫びする際、まず経理部門の直属上司に事実を伝えます。その上司は状況に応じて対処法を検討し、営業部門に報告と相談をします。
最終的には、営業部門から取引先にお詫びをすることが一般的で、取引先からの回答をもとに会社としての対応を決定します。
このように、請求書の間違いは全社的な対応を求められるため、誤りの事実を確認した際は、早急な対応が求められます。
請求書を再発行する
請求書に誤りが見つかったときは、請求書の修正をせず再発行をします。取引先の経理から請求書の誤りの連絡があった際、取引先の経理担当とのやり取りで、その誤りを訂正しないことが大切です。
後々の入金処理で差額が生じた場合、会社の資金繰りにも影響を与えかねません。その結果、経理や営業などの部門だけでなく、全社の問題に発展する可能性があります。請求書は売掛金や資金繰りにも影響するエビデンスため、誤りがあれば必ず再発行しましょう。
まとめ
ここでは、請求書の宛名について、「様」と「御中」の使い分けをビジネスマナーと請求書が効率よく処理できる視点により解説しました。請求書は、売掛金を取引先に伝え、滞りなく入金されることが大切です。
請求書の宛名は、その役割の1つを担っているため、正確に記載しなければなりません。また、請求書の宛名の記載間違いは、取引先の混乱を招くことに加え、信用失墜にもつながります。
請求書を送付する場合、請求内容はもとより、宛名の確認も十分に行う必要があります。
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