こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
請求書は取引先との売買契約のもと、条件どおりに作成しなければなりません。経理の実務では、取引先ごとに請求金額や契約期間が異なることも多く、請求書を作成する際に多くの労力を要します。
請求書発行は、会社の生命線といえる売上や売掛金を確定する大切な業務です。そのため、取引量が増えてくると、人手による作業に限界を迎え、正しくない請求書を発行してしまうこともあるでしょう。
請求書発行業務は定型業務といえますが、複雑な処理を含んでいるのが特徴です。できれば人手を頼らずに処理ができると、会社へのメリットも大きくなります。その方法として、クラウドサービスを利用した請求書発行業務の自動化があります。ここでは、請求書発行の自動化について詳しく解説します。
目次
請求書発行業務について
経理の実務で最も重要な業務に、請求書発行業務があります。企業は収益を上げるために活動しており、その売上を取引先に請求し入金されて企業の資金は回転します。ここでは、請求書について再度認識を深め、請求書発行業務が大切な理由と請求書発行の流れを解説します。
そもそも請求書とは
請求書は企業の売上を確定するために必要な書類で、請求書を取引先に送付することにより、はじめてその売上代金の入金を得ることが可能です。
つまり、請求書とは企業の売上を認識し帳簿に計上するツールであり、取引先においては仕入や役務の提供を認識し帳簿に計上するツールです。そのため、自社、取引先において、両者にとって必要なツールとして認識できるでしょう。
請求書発行業務が大切な理由
請求書発行業務は、企業の売上や取引先の仕入や受ける役務を帳簿に記載につながる大切な役割を担っています。そのため、自社と取引先において、金額の相違があることは許されず、常に金額は一致していなければなりません。
そして、自社と取引先で金額が一致している状況で、法人税などの計算をします。法人税などは国税であり、正確な金額を納める必要があります。売上は法人税の計算をするベースの益金にもつながるため、請求書発行業務は法人税などの面においても重要です。
請求書発行の流れ
請求書発行業務は、一定のパターンがあるため、経理業務の中でもルーティン化しやすいことが特徴です。
請求書を発行する際は、継続案件による締め請求処理と、スポット案件による単発処理の2つにわけることができます。締め請求処理においては、一定期間の締日が設定されており、単発処理においては、スポット案件が終了した日に、まとめて売上を計上し請求書を発行する流れです。
また、請求書は経理担当が作成し発送する場合と、営業担当が作成し発送する場合の2つのパターンに分かれます。経理担当が請求書を作成する場合は、取引先によって条件が異なるケースは多くありませんが、営業担当が作成する場合は、取引先が少ないか取引先ごとに複雑な条件が課せられているか、というケースが多いようです。
請求書は取引の実態に合わせて作成
請求書は、取引の実態に合わせて作成することがポイントで、請求書の都合に合わせて作成されるのではありません。そのため、営業担当がどのような条件で売上を得ているのか、十分な確認が必要ですし、経理担当には取引先ごとに異なる条件を請求書に反映しづらい面があります。
請求金額や契約期間が異なる請求書の課題
営業担当により、取引先ごとに異なる複雑な条件で売上を計上する際、様々な課題を抱えています。特に請求金額や契約期間を営業担当に裁量を与えている場合には注意が必要です。
請求書の作成が煩雑になる
得意先ごとに請求する条件が異なっていると、請求書の作成が煩雑になります。通常、請求書発行業務の負担を減らすのであれば、商品の単価や値引きなど一定であるべきです。しかし、販路の拡大や取引先へのメリットを加味し、営業担当が柔軟な対応をして契約を取得することも、実際の取引では考えられます。
取引先が増えるにつれ、それぞれの条件どおりに請求書が作成してあるか確認するのはとても煩雑です。特にエクセルで請求書管理を作成していると、計算式の間違いに気づきにくいこともあり、その際はダブルチェックにより間違いがないか確認します。
営業担当が本来の業務に専念できない
前述のとおり、営業担当が取引先ごとに条件を決定すると、経理担当はそれらの内容を把握しにくくなるでしょう。そのため、営業担当が請求書の作成や確認をします。
なお、営業が請求書の作成や確認に加わるケースとして、経理担当が突然退職し後任が見つからない場合などがあり、経理業務はなるべく経理の担当部署内で完結することが理想です。
担当業務が属人化する
請求書の内容が複雑になると、経理の部署内でも請求書を作成する人材が限られてしまい、請求書発行業務が属人化する恐れがあります。
経理実務は専門的な知識が求められる場面があり、請求書発行業務も複数の人材が確保できないことが多いです。経理担当者のスキルが上がることと属人化することには関係があり、属人化を防ぐよう人材育成には注意が必要です。
請求書発行でミスが発生すると
請求書発行は重要な業務ですが、請求金額や契約期間が異なる条件で取引をした場合、確認が煩雑になりミスも生じやすくなります。ここでは、請求書発行でミスが生じると、どのような問題がおきるのかお伝えします。
入金不足や過入金が発生する
請求書を作成することにより、企業の債権が確定し取引先においては債務が確定します。請求書にミスが生じると、入金不足や過入金が発生するため、帳簿の金額が本来の実態と異なってしまいます。さらに、債権の金額が変わることで、財務諸表に正しい金額が表示されなくなります。
財務諸表に間違いがあると、企業の利害関係者の判断を誤らせることにつながるため、出資者や融資元にも悪影響を与えることでしょう。特に、大口の取引先に対する請求書に誤りがあると、入金の差額も大きくなります。
入金差額の調査に時間がかかる
請求書にミスがあり、取引先がその誤りに気づかず入金した場合、入金差額の原因を調査しなければなりません。入金差額の調査は、比較的短時間で終わることもあれば、数日間の時間を要することもあります。
入金差額の調査が必要になると、通常の業務に上乗せして勤務時間も増えるため、人件費の負担増になり、調査する担当者にも大きな負担となります。
また、経理部門内でミスの原因を突き止めることができず、差額の処理が完了しないこともあります。その際、営業担当にも確認を取る必要があるため、経理部門と営業部門のやりとりに時間がかかり、両部門のスケジュールなどにも影響を与えます。
会社の信用失墜につながる
請求書を発行し売上を確定しても、その金額に誤りがあれば、信用できる会社なのか疑いを持たれかねません。特に、顧客との取引歴が浅く、信頼関係が十分に築けていない場合、取引自体が成り立たなくなることもあり得ます。
また、取引歴が長いものの、請求書の誤りが多くなっても取引の終了を告げられることもあるでしょう。会社と取引先において、金銭関係は非常にデリケートな部分のため、請求書のミスにより信用失墜を起こすことは、慎みたいものです。
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請求書のミスを防止するには自動化がおすすめ
請求書のミスは避けなければなりませんが、その手段として定期請求による自動化があります。請求書発行業務において、自動化を導入すると、属人化を防ぐことができ業務効率化を図れます。
ここでは、請求書発行業務を自動化して効率的にチェックする方法についてお伝えします。
クラウドサービスを利用
請求書の自動化で手軽なのは、インターネットを利用したクラウドサービスの利用です。インターネットに接続できる環境があれば、利用する場所を問いません。
特にクラウドサービスは、エクセルで請求書を作成するより精度が高く、データの破損なども防げるためおすすめです。また、スマホで利用できるサービスもあり、出先でデータチェックなどを行うこともできるので便利です。
ただし、クラウドサービスにおいては、どのサービスを選定するかが大切です。請求書発行業務において、失敗のないサービスを選定するには、過去の実績や口コミなど念入りに調査することをおすすめします。
また、クラウドサービスは利用するサービス内容により料金が異なります。一般的には、自社でソフトウェアを開発するより安く済みます。費用対効果も重要な指標のため、複数社の料金を比較検討するとよいでしょう。
請求書の自動送信が可能
取引が増えてくると請求書の送付数も増えてくるため、送付の作業が煩雑になります。請求書は取引先に必ず届ける必要があり、請求書が届かないと入金されません。そのため、請求書の送付は単純作業とはいえ、間違いのないことが大切です。
請求書は、毎月の定型業務のため自動化できます。メールで送信する必要があれば、メールの自動送信機能を利用し、郵送が必要であれば郵送に対応するサービスもあるのが特徴です。
入金管理も可能
請求書は正しい金額を期日までに届けなければなりません。請求書に関する業務で最も大切なのは、請求書の金額が期日内に入金されることです。取引先からの入金と請求書の金額の突合を、入金消込といいます。
入金消込は、通常、請求書単位で突合をしますが、請求書の金額と不一致の場合、原因を調査しなければなりません。取引先が増えると、金額が不一致になる可能性も高くなり、その突合に大きな労力を要します。
クラウドサービスのなかには、自動入金管理に対応しているものもあります。経理部門の人件費に予算をかけたくない企業においては、自動入金管理サービスを利用することで、人件費の削減につながるでしょう。
法改正に自動対応
法人税法や消費税法など、会社の税金に関する法律は、毎年のように改正されます。そのため、経理部門の担当者も、それらの法律の知識を身につけなければならず、研修の受講や勉強会の参加、さらに顧問税理士とのやりとりも必要です。
経理担当者のスキルアップは大切ですが、そのような余裕のない会社も多いでしょう。請求書に関するクラウドサービスは、法改正に対応しているため、自社で知識のアップデートをする必要のないのが特徴です。
定期請求により解決できること
クラウドサービスによる定期請求を利用すると、人手によらず自動で請求書発行業務を行います。ITを利用することで、休日や深夜を問わず、設定のとおり自動で処理を進めることが特徴です。ここでは、定期請求により解決できることをお伝えします。
請求漏れの防止
請求書を発行する際、大切なことは、売買契約書どおりに売上が計上してあることです。請求書発行業務においては、売上計上に漏れがないか確認をしなければなりません。
定期請求により、売上は自動計上されるため計上漏れを防止でき、売上が正しく計上されているか確認する労力を削減できます。
契約内容に変更がなければ確認不要
例えば、クラウドサービスでなく、エクセルで請求書を作成する場合、請求書を作成する都度、取引先との契約内容を確認をします。
エクセルでは、気が付かない間に数式を間違えていることもあるでしょう。特に、1つのファイルを数人で操作できる環境では注意が必要です。
クラウドサービスでは、ユーザーが数式を操作できず、一度設定をすると、その設定どおり操作を続けます。つまり、請求に関する契約内容に変更がなければ、同様の処理を自動で続けるため、金額の確認は不要です。
特定の人に負担をかけない
請求書発行業務は、月初に経理担当者が行うため、短い期間中に特定の人に大きな負担をかけてしまいます。そうなると、過重労働につながり、残業代の支払などを会社はしなければなりません。
請求書の自動化を図ると、特定の人に業務の負担がかからないため、過重労働を防げます。また、残業代も不要なため、経費削減につながります。
請求書発行業務の属人化を防ぐ
請求書発行をする際、取引先の条件や請求金額、そして契約期間など確認しなければならず、その対応ができる人材は会社のなかでも限られてきます。経理業務の特徴として、属人化しやすいということがあり、会社にとって大きな問題となります。
経理担当者の属人化が進むと、担当者が突然退職した際、代わりに業務の対応できる人材がいないため、請求書を発行する業務自体が成り立たなくなることもあるでしょう。請求書発行業務を自動化すると、経理担当者の属人化を防ぐため、事務業務の効率を向上できます。
まとめ
ここでは、請求書発行業務において、請求金額や契約期間が異なる場合、自動化により正確な処理を行い効率化が図れることをお伝えしました。
請求書発行業務に対応するクラウドサービスを利用すると、自動で請求書を発行し送付することも可能です。さらに、営業担当の請求書に関する業務負担を軽減し、経理担当者の属人化なども防げます。
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