こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
口座名義のゆれ、請求金額と入金金額が合わない！そんな理由で日々の入金消込業務にお困りではありませんか？特に取引先の口座名義の表記ゆれは、入金消込業務をする際に経理担当者を悩ませる頭の痛い問題です。
そうはいってもそれが経理の仕事、得意先の表記ゆれパターンを把握しつくし、職人技のように間違いなく入金消込をやってのけてこそ経理のプロ、そんな風に考えている方もいらっしゃるかもしれません。
しかし今の時代の流れは速い上に、取り扱うデータ量が格段に増えています。決して職人技ではなく、ツールを導入して効率化していかなければ、入金消込業務が経理部門ひいては会社そのもののボトルネックになってしまうでしょう。
この記事では、口座名義の表記ゆれがなぜ起きるのか、どのように対応していけば入金消込業務が効率化できるのかを解説していきます。
目次
口座名義の表記ゆれとは？
そもそも、口座名義の表記ゆれとはなぜ起きるのでしょうか。一般的に企業は既存顧客を確保しながら、新規顧客を獲得していくことで事業の継続と成長をしていきます。
そのため、延べ顧客数は増え続けていくのがセオリーです。それに伴って、管理する顧客の口座名義も増え続けていきますし、大半の顧客が複数の口座を持っているでしょう。それぞれの顧客と口座を確実に紐づけていくことが重要ですが、その紐づけの壁になりえるのが口座名義の表記ゆれです。
具体的に口座名義の表記ゆれパターンをみていきましょう。
パターン①請求名義と振込名義がそもそも異なるケース
経理経験者の多くが悩まされるであろうケースが、この請求名義と振込名義が異なるパターンです。これによって入金消込業務が迷宮入りし、仕訳処理ができないままの入金金額と、未入金の売掛金との突合を難しくさせてしまうのです。
例を挙げてみていきましょう。
例）取引先：三河屋酒店 当月入金予定額：￥500,000-
本日の入金明細 ￥500,000- ミカワショウテン
￥300,000- スズキイチロウ
￥200,000- ミカワヤ
さて、あなたが経理担当者ならこの入金消込をどのように行うでしょうか。情報が少ないので消込できない、と答えた方は、経理担当者として一定の経験を積まれた方だと思います。
この情報だけで考えてしまうと、ついつい「ミカワショウテン」から入金された￥500,000を三河屋酒店の売上代金回収として消込みたくなってしまうかもしれません。
もしくは、「ミカワヤ」からの￥200,000を消し込んで、「30万円入金が不足している」と処理してしまうかもしれません。
しかし、これは大きなリスクをはらんでいます。実際には情報不足ですので正しい処理ができませんが、どれもこの売上入金に対応している可能性もあれば、そうでない可能性もあるのです。
振込名義はそこまで厳密なものではありません。振込時に振込元で修正入力をしているパターンもあります。取引先が個人事業主の場合、事業用口座の名義には屋号が含まれておらず、個人名だけの場合も多くあります。取引先を屋号で認識していても、入金時の表記は個人名だけのこともあるのです。
また、先方がどのように入金しているかにより、この表記ゆれも大きく左右されます。
いつも同じ口座からネットバンキングで送金されれば毎回同じ名義で表記される可能性が高いですが、先方の資金繰りなどの都合で違う口座からの送金をした場合や、現金でATMから振り込んでくることも考えられます。
そうなった場合、こちらの認識している口座名義とはそもそも違う表記になってしまう可能性が高いのです。
パターン②同じ名義でも表記が微妙に異なるケース
同じ口座名義からの振込入金でも、表記のゆれは起こります。多くの事業者は複数の口座名義を持ち、基本的には同じ名義で口座開設を行っているはずです。
しかし、実は微妙に異なる表記で口座開設されているケースも少なくありません。
例えば、「株式会社たいよう 代表取締役鈴木一郎」という架空の会社で考えてみましょう。この会社の口座名義の表記には、次のいくつかのパターンが考えられます。
- ｶ)ﾀｲﾖｳ ﾀﾞｲﾋｮｳﾄﾘｼﾏﾘﾔｸ ｽｽﾞｷｲﾁﾛｳ
- ｶﾌﾞｼｷｶﾞｲｼｬ ﾀｲﾖｳ ﾀﾞｲﾋｮｳﾄﾘｼﾏﾘﾔｸ ｽｽﾞｷｲﾁﾛｳ
- ｶ)ﾀｲﾖｳ
スペースの有無、カッコの有無、口座名義とフリガナ登録の表記ゆれなど、様々な理由で振込元口座によって毎回微妙に異なる名義で振り込まれる状況が起こり得ます。
多くの取引先の口座名義の表記ゆれの把握なくしては、入金消込業務をすることはできません。それが入金消込業務を煩雑化させ、効率化を妨げている原因なのです。
入金消込業務は何故ミスが起きやすい？
入金消込業務で処理ミスが起こりやすい原因として、上述した口座名義の表記のゆれの他にもいくつかあげることができます。代表的な要因をみていきましょう。
類似または同一名義の取引先がある
口座名義の表記ゆれに加えて、類似もしくは同一名義の取引先があることで入金消込の確認に膨大な時間を取られてしまう原因になっています。
一度誤って消し込んでしまうと、そこからさらにミスが重なり、いったいどこで間違えたのか解明するまでにさらに多くの時間を費やすことになってしまいます。
例えば、「鈴木電設（スズキデンセツ）」「鈴木電業（スズキデンギョウ）」「鈴木電機（スズキデンキ）」「鈴木電気（スズキデンキ）」「鈴木電線（スズキデンセン）」など、法人格は全く違っても類似の名義の取引先がある場合は、入金消込業務のミスが起きやすくなります。
類似どころか、全くの同一名義の取引先があるケースもあります。その場合は、それぞれの取引先からの振込入金口座を分けるなどしておくと、入金消込ミスを防ぐことができるでしょう。
それぞれ違う取引先の売掛金と振込入金を消し込んでしまうと、取引先に対しての売掛金残高も違った認識になってしまい、その結果取引先との信頼関係にひびが入る原因にもなります。
ミスが起こりやすく、ミスがもたらす影響も大きいことから、担当者にとっては負担の大きい業務になっています。
同額の取引金額が多い
月額料金やプラン体系がある程度定まっているビジネスモデルの場合、同額の取引金額が多いケースがあります。
同額の取引金額が多いことで、入金消込業務を煩雑にしてミスが起きやすい原因になっています。
請求金額を合算して振り込まれるケース
取引先の事業規模や要望により、請求書をわけて送るケースも珍しくありません。それに対して、取引先が合算して振込みを行う場合、請求金額と入金金額の突合に時間がかかってしまいミスが起きやすい原因になります。
請求金額と入金金額に差異があるケース
請求金額と入金金額に差異があるケースも少なくありません。その主な理由は以下の通りです。
取引先から入金があったものの、自社で認識している請求金額と差異があるケースです。取引先との契約条件や、自社の他部門との情報共有を改めて行い、実際に入金差異が出ているのかどうかを確認が必要です。
確認の結果、取引先からの入金が過不足であった場合にはその差額についてどうするのかを取引先と打ち合わせするなどの対応が必要になります。
これらの確認や対応業務が入金消込処理を煩雑化させ、人為的ミスが起きる原因にもなっています。
入金消込業務の効率化は経理部門のためだけではなく会社のため
入金消込業務は属人化が起こりやすい業務です。口座名義の表記ゆれや、手数料相殺処理、膨大な量の処理は経理の知識に加えて自社の取引先に関する知識が必要になるからです。
属人化し、ブラックボックスに入ってしまいがちな入金消込業務ですが、この業務は会社の会計や経理部門だけにとどまらず、経営全般に大きな影響を与えてしまうとても重要な業務なのです。
入金消込業務が正しく行えていないと、キャッシュフローを正しく把握できずに取り返しのつかない状況になる可能性があります。
例えば、取引先からの売上入金が遅延していることに気付くのが遅くなり、気付いた時には貸し倒れになってしまったケースもあります。そういった入金消込業務が常態化してしまうと、自社のキャッシュフローがうまく回らずに自社の営業の存続も危うくしてしまうでしょう。
また、経験豊富な担当者により問題なく業務が回っていたとしても、部署移動や退職などにより滞ってしまう大きなリスクをはらんでいます。
入金消込業務の効率化は、決して経理部門のみの効率化だけが目的ではありません。会社全体の健全な経営のために必要なステップなのです。
入金消込業務を効率化させる方法とは
入金消込業務を効率化させるための方法には、エクセルを使う・会計ソフトや入金消込サービスなどのシステムを導入する、の2つに大きくわけることができます。
エクセルを使って効率化する
エクセルを使った効率化には、難易度が低い順に以下の3つの方法が挙げられます。
- インターネット上で無料配布されている入金管理表などのひな形を使用する
- エクセルの関数機能を活用する
- エクセルのマクロ機能を活用する
エクセルは導入コストとカスタマイズ性に優れている点に大きなメリットがあります。取引規模が少ない、とりあえず試しに導入してみたい場合などは、まずはエクセルを使ってみるといいでしょう。
どんな表を使ったらいいかわからないという方は、インターネット上で無料配布されているひな形をいくつかダウンロードしてみることをおすすめします。
何種類か実際に使ってみることで、どんな管理表が自社に合っているのか確認することができます。
簡単な関数を利用して、さらにカスタマイズして使ってもいいでしょう。
口座名義のゆらぎについても、エクセルでデータベースを蓄積し、そこに関数を用いて突合処理をサポートさせる機能を持たせることも可能です。
またエクセルのマクロ機能を使うことで、取引規模が多い（大量のデータを処理する）場合にも利用することができます。エクセルのマクロ機能とは、決まった作業内容を記録して自動で繰り返すことができる機能です。エクセル操作を自動化でき、効率的に作業を進めることができるため、データ作成や情報処理に非常に有用です。関数だけでは実現できない複雑な操作を自動化できますので、入金消込業務をコスト重視で効率化するためには最適なツールということができるでしょう。
このように、導入コストのハードルの低さからいってもメリットが大きいエクセルですが、大きなデメリットは属人化のしやすさです。
業務で多くの人が使用するエクセルですが、そのカスタマイズのしやすさから作業結果には個人差が大きく出てしまいます。また、関数やマクロ機能への理解がなければ、誤ってセル内のデータを消去してしまうこともあるでしょう。結果的に、正しい処理結果が得られないこともありますので注意が必要です。
また、入金データとの突合など手作業の部分が大きく残ってしまうことにも留意しましょう。
会計ソフトや入金消込サービスなどのシステムを導入する
会計ソフトや請求管理システム、入金消込サービスなどのツールを使うことで、入金消込業務を劇的に効率化させることができます。
こういったシステムは、売掛金データと入金データの照合を自動で処理し、処理を重ねていくことで精度の高い入金消込を実現してくれる機能を持っています。
複数の口座名義を登録し、表記ゆれのある口座名義の顧客にも対応してくれます。また、入金消込を重ねていくことで自動消込の制度が増していき、増え続けていく表記ゆれの口座名義を一元管理することも可能になります。
見間違いや思い込みによる消込間違いを防ぎ、ヒューマンエラーを消込処理から最小限に減らすことができるでしょう。
システム化されているため、専門的な会計知識や客先ごとの表記ゆれの経験値がなくても操作することができます。その結果、業務の属人化を防ぐことができることも大きなメリットです。
担当者に属人化してブラックボックスに入ってしまうことを防ぐため、長期的に見ても安定した業務水準を保つこともできます。
まとめ
自社の請求金額と取引先からの入金金額を突き合わせる、一見すると単純な作業にみえますが取引先や取引量が増えれば増えるほどミスが起きやすく、そのミスがもたらす影響も大きい入金消込業務。
入金消込業務は単純にみえるからこそ、システム導入がされずに手作業で行っている会社も多いのではないでしょうか。
会社の大切な資金管理を担う重要な業務だということを改めて見直し、ぜひ入金消込業務の効率化を検討してみてはいかかでしょうか。
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