毎月請求金額が変わる！煩雑な請求管理と入金管理を効率的に解決するためには？

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

顧客に対して、毎月サービスを提供し対価を得るビジネスモデルがあります。サブスクリブションモデルが代表的ですが、このモデルは、顧客が利用した期間に応じて支払いをしますので、多くの場合、毎月の請求金額が同じになります。

これに対し、継続的にサービスを提供するものの、利用人数などで毎月の請求金額が変動するビジネスモデルもあります。従量課金型サブスクリプションモデルと言われ、このモデルでは、顧客への請求や入金との紐付けがはるかに煩雑で面倒な作業になります。

この記事では、不動産管理会社に外国人の受け入れ技能検定サービスを提供してる企業へのインタビューをもとに、金額変動型サービスの請求・入金業務のお悩みのポイントと、システムを活用した解決策をご紹介しています。

従量課金型サブスクリプションモデルで支払時期の異なる請求管理や入金管理が面倒に

建物管理会社は、清掃管理や衛生管理、点検整備など様々な業務があり、一定の業務品質を保証することが企業イメージのアップに繋がります。

しかし、人手不足の問題は深刻で、外国人実習生の採用を行う管理会社が増えています。

そのため、今回インタビューした企業では、建物管理会社に対して、外国人の受け入れ技能検定サービスを提供しているのですが、技能検定サービスを実施する上で、請求管理や入金管理で次のようなお悩みがありました。

従量課金型のサブスクリプションモデルでは、毎月の利用分の金額を算出して請求書を作り直すのに時間がかかります。

顧客が増えて、毎月金額の異なる請求書作も増えてくると、請求金額の転記間違いや請求漏れが起きやすくなります。

その結果、請求のミスや漏れは入金処理の混乱にも繋がります。

このお悩みを解決するには、システムを活用し、効率化と正確性の向上を目指す取り組みが必要です。

インタビューした会社の場合、技能検定サービスを実施する場合、受講生の人数や受講料など請求に必要な情報は、エクエルで管理しています。

このデータをCSVファイルとしてダウンロードし、そのCSVファイルを請求書発行システムに一括インポートすることで、データ連携が可能となり、請求書を効率的に一括作成できます。

検定サービスを実施した日毎の請求をしても、顧客からは、振込手数料の削減のため、複数の請求書を合算して振り込まれることがあります。

そのため、顧客ごとの請求書の合計金額を自動で計算し、消込内容を提案する機能を持つ入金消込のシステムを利用してみてはいかがでしょうか。消込対象の請求書や勘定科目などを過去の履歴などを参考に提案しますので、確認作業と必要に応じた修正（手動消込）だけで完了します。

私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

「クロジカ請求管理」の詳しい内容がわかる資料をご用意しました。