こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
サブスクリプションは継続した売上計上と入金があるために、経営的にはとても安定したビジネスモデルです。
しかしながら、顧客によって契約日や支払方法が違うために、顧客が増えれば増えるほど請求管理業務が煩雑になってきます。処理しきれなくなるほどの業務量になってしまう請求管理業務ではどのような悩みがあるのでしょうか？
この記事では、ジムやフィットネスのメディアサイトを運営する企業へのインタビューから見えてきた請求管理業務のお悩みと、その解決策をお届けします。
サブスクリプションの請求管理でエクセルへの転記ミスを減らしたい
今回取材させていただいた企業は、ジムやフィットネスのメディアサイトを運営しています。
メディアサイトの広告掲載を月額制のサブスクリプションで提供しており、請求管理フローについて以下のお悩みがありました。
- 数百件ある請求書を1件ずつ作成していて非常に時間と手間がかかっている
- 請求書の1回目の発行は営業担当者が作成するため、請求書発行に遅れが生じていたり、請求額が違う又は消費税を含んでいない、税別の金額になっているというような間違いや転記ミス、営業管理システムの状態変更忘れなど様々なミスが生じている
- エクセルで請求管理しているが、請求額と入金額に相違があった場合、発行した請求書を見返さないといけなくなり、労力と時間がかかってきている
複数プランによる広告掲載料の前受金管理が複雑に
では、現在どのようにサブスクリプションビジネスの請求書発行業務を行っているかを確認してみましょう。
この企業では、ジムやフィットネスの顧客企業に広告掲載料の請求書を1件1件送付しています。請求書作成に関しては、営業担当者が1回目を作成し、以降は経理担当者が作成します。
請求書の発行後にエクセルで売上額を計上し、入金があった場合に、消込をして売掛金の残高を把握します。
毎月の請求は数百件ある上に、以下のような複数の契約プランによって請求に対する入金のタイミングも変わってきます。12ヶ月分の前受金は、エクセルで分割して把握するのではなく、簡単に確認できるようにしたいという課題も抱えていました。
- 成果報酬プラン：ジムやフィットネスへの入会を成果として課金するプラン。単発の売上で以後発生しない成果報酬です。
- 表示場所固定プラン：定額でメディアサイトの固定箇所に広告を掲載できるプランです。6ヶ月間や1年間などで定期的に自動更新します。このプランでは、売上を毎月計上します。
- 月額広告プラン：毎月契約でメディアサイトに広告を掲載できるプランです。こちらも売上を毎月計上します。
また、現段階の支払方法から手数料の安い決済方法への変更も課題として上がっています。オンライン決済サービスは決済業務をお任せできるメリットがある反面、なんらかの理由で決済できなくなると請求が止まってしまうため手間が増えるというデメリットもあるためです。お客様にオンライン決済サービスのアカウントを作ってもらう必要があることも悩ましい点として挙がっています。
このように、煩雑な請求管理を1人の経理担当者で業務を回しているので、簡単に請求管理を把握できるシステムが欲しいと感じています。
継続課金の請求管理を自動化して、転記ミスを減らそう
この企業では、数百件ある顧客への請求書を送付する業務と管理する業務をもう少しまとめていく必要があります。
請求書の送付は継続課金の場合、基本的には請求額が変わることがありません。そのため、毎月、定期的に発行する請求書を予めスケジューリングできるような請求管理システムの利用が望ましいです。
その請求管理システムで、顧客への請求書で請求品目に「1月分」「2月分」…と自動記載できる設定をすることで、手間やミスを減らすことができます。また、請求書をメールや郵送で送付する機能を利用すると、請求管理における手間やミスを、より減らせます。
また、請求書の入金管理では、売掛金と前受金とをエクセルで同時に把握することは困難です。そこで、会計ソフトを使うことによって、売掛金と前受金の残高が企業ごとに把握できるようになります。
サブスクリプションの管理は顧客が増えれば増えるほど煩雑になってきます。中小企業では経理担当者が1人というところがほとんどです。もちろん請求管理業務以外の仕事もありますので、こればかりに時間を割いていられません。
請求管理システムを利用することで、管理がスムーズになり且つミスがなくなりますので、検討する余地が充分にあると思います。
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私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。 請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
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