こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
販売管理とは、商取引における見積・受注・納品・請求・売上計上・代金回収などの各段階を管理しながら連結させていくことだと言えます。販売管理を適切に行うことが、売上へと繋がります。
この記事では、会社の商品やお金を管理する仕組みである販売管理について具体的に説明し、全社的な商取引の流れについて理解を深めることを目的としています。
目次
販売管理の基本的な考え方
皆さんは自分の会社で扱う商品がどのように購入・製造されて、どのように販売されているか知っているでしょうか？また、商品を販売した後に代金がどのように回収されているかを知っているでしょうか？たとえ興味を持っていたとしても、自分が所属する部署で関与している部分について情報を得られるくらいで、なかなか取引の全体について知ることはできないでしょう。
しかし、会社の業務を効率化していきたいと思うのであれば、自社で扱う商品やお金の流れについて、その全体を理解している必要があります。
そのためには他の部署の仕事も含め、社内でどのような業務が行われているのかを知っておかなければなりません。なぜなら、部門横断的に仕事の内容を理解しておくことで、各部門で重複している仕事があれば重複をなくしたり、逆に情報共有が必要であれば情報を共有できるようにしたりと、全社的な視野で業務を効率化することができるからです。
業務の効率化については、トップダウンで行う方法もあるかもしれません。しかし、このような現場レベルの業務効率化というのは、経営者の立場ではわからないことが多く、実際に業務に従事している私たちでなければできないことであると言えます。
販売管理とは？
商取引というと、営業活動の結果として得られる売上が注目されがちですが、売上の獲得は一連の商取引のほんの一部に過ぎません。売上が計上されるまでには、見積・受注・納品という段階を経る必要がありますし、売上を計上したあとにも、請求・代金回収という工程が残っています。これら全ての過程を経て初めて、商取引が完結したと言えるのです。
そして、販売管理というのは、これら一連の商取引の各段階を管理しながら、うまく連携させていくことであると言えます。販売管理を適切に行うことで、商取引をスタートからゴールまでスムーズに行うことができます。販売管理の仕組みがあることによって、「受注したのに在庫がなかった」とか、「納品したのに請求していなかった」と言ったミスを防ぐことができるのです。
基本的な業務の流れ
販売管理を適切に行うためには上記で述べた見積から代金回収までの各段階について、しっかりと理解しておくことが必要となります。そこで以下では、それぞれの業務ごとに具体的な業務内容を見ていくことにしましょう。また、業務効率化の観点から、販売管理システムを利用することによるメリットを併せて解説します。
見積管理
商取引は、見積書の発行から始まります。見積書の発行枚数は契約に至らないものを含めると膨大な数となるため、これらを1枚ずつ手で作成するというのは、非常に繁雑な作業であると言えます。
この点、販売管理システムを利用することによって、あらかじめ作成した雛型を利用したり、担当者の過去の見積書を流用したりすることができ、大きく業務を効率化することができます。
また、見積書の発行には通常、上司の承認等が必要となりますが、クラウドによる販売管理システムではオンラインで承認を受ける機能を持つものもあり、会社に戻らなくても取引先との商談中に見積書を作成・提示することができます。
受注管理
例えば、商品を在庫しないスタイルで商売を行っている会社では、取引先からの受注を受けてから、仕入先に発注することとなります。
仕入先への発注にあたっては、販売管理システムで受注入力したデータを流用して発注書を作成することによって、誤りなく発注をすることができます。
また、仕入先の振込先口座をあらかじめシステムマスタに登録しておくことで、仕入によって発生した買掛金の支払データを作成することもできます。このデータを銀行に送信することで、オンラインで振込処理をすることが可能となるのです。
売上管理
仕入先に発注した商品が取引先に納品されると、売上が確定することとなります。
販売管理システム上でも、受注データを納品済みの扱いとすることで、売上が確定されます。月次で当月の売上を集計して出力することで、1か月分の売上をまとめて仕訳し、売上計上することができます。
また、商品分類ごとに売上の科目を設定しておくことで、売上の分析を行うこともできます。
請求管理
商品の納品が完了した後は、代金回収のために請求書を発行することとなります。あらかじめ、取引先の住所や名称等をマスタに登録しておくことで、売上のデータを元に請求書を発行することができます。請求書の発行のタイミングは取引の都度発行することもできますし、1か月分を集約してまとめて発行することも可能です。
入金管理
請求書を発行した後は、取引先からの入金を待つことになります。
そして実は、販売管理システムが最も力を発揮する業務の1つが入金管理となります。
販売管理システムを使用していない場合には、あらかじめ請求書の控えを紙で印刷しておき、日々、記帳した通帳の入金と突き合わせをしながら請求を消込していく必要がありました。したがって、取引先や売上数が多い場合には請求書も膨大な数となり、入金消込の作業にも多くの時間が割かれるのが通常でした。
これに対して、販売管理システムを利用すれば、これらの作業を大きく効率化することができます。
まず、銀行から入金データをオンラインで取得することで、記帳の手間を省くことが可能です。そして、販売管理システムでは入金データをそのまま取り込んで消込に使用することが可能ですので、紙の通帳を使用していた時のように入金額の転記ミスをすることもありません。
また、請求データがシステム内にありますので、請求書の控えを紙に印刷しておく必要もありません。システム内で検索することによって簡単に該当する請求データを見つけることができます。
さらに、システムの学習機能によって、入金データの口座名義と請求書の宛名をマッチングすることで、自動で消込することもできます。万一、請求額と入金額に差異が発生している場合には、システムが担当者に判断を求めてくるため、差異の内容を確認した上で消込をすることとなります。
システム導入のメリット
上記では、商取引に係る各業務の内容と、販売管理システムを使用することのメリットを説明してきました。販売管理システムを使用するメリットをまとめると以下の通りとなります。
単純作業を自動化できる
商取引の特徴の1つに、反復継続的であることが挙げられます。お客様や販売する商品は様々であっても、見積をしてから代金を回収するまでの一連の業務はほぼ同じであり、ルール化することが可能です。そして、ルール化できるということは、システム化できることを意味します。
システム化することの最大のメリットは、反復継続的な作業を自動化することができることです。そして、システムにそのような作業を極力任せることによって、人為的なミスを減らすことにもつながります。
データを一元管理できる
また、各業務のデータを一元管理することでそれぞれの業務に重複する作業を効率化できることも、システム化による大きなメリットであると言えます。
このような効率化は、見積業務、受注業務、請求業務、入金業務等の各業務がバラバラに動いている場合には得られないものです。
例えば、見積業務で入力したデータを受注業務で利用し、さらに請求業務で利用するというように、同じデータを加工しながら連携していくことで効率的に業務を行うことができますし、誤りも発生しにくくなります。
効率化のポイント
これから販売管理システムの導入を検討される方のために、以下ではシステム導入による効率化のポイントについて解説していきます。
自社に合ったシステムを選ぶ
近年では、様々なベンダーから販売管理システムが提供されています。自社で一から制作する方法もありますが、法改正等、環境の変化への対応を考えると、やはり市販のシステムやクラウドサービス等、外部のサービスを利用することがおすすめです。市販のシステムを利用すれば、制作に時間をとられずに速やかにシステム化をすることができますので、業務効率化の恩恵をすぐに得られるというメリットもあります。
特に近年では社内のネットワーク環境が整備されていることもあり、クラウドサービスを利用する環境は多くの会社で既に整っていると言えるでしょう。サービスには様々なものがありますので、システムの特徴をつかんで、自社にあったシステムを選ぶと良いでしょう。
インボイス制度への対応
クラウドサービスを利用することのメリットは、上でも述べた通り法改正等の環境の変化にタイムリーに対応してくれることです。
例えば、2023年10月からはインボイス制度が導入されます。消費税を納税している事業者の場合、制度導入後は取引先からインボイスの発行を求められることとなります。ここで、インボイスというのは特別な書類ではなく従来の請求書に登録番号を記載したものです。登録番号は事前に税務署に登録申請をして取得することとなります。インボイス制度によって、請求書に登録番号の記載欄を設ける等、請求書の様式を変更する必要がありますが、クラウドサービスを利用していれば自動で対応してくれることとなります。
システムに合わせて業務を柔軟に見直す
また、システムを導入する際には、現行の業務の流れにこだわらずに柔軟に見直ししていく姿勢が必要です。システムは効率的に情報処理をしていくことを目的に構成されていますから、システムに合わせて業務を見直すことで、業務が効率化される可能性が高いと言えます。
現行の業務は、もちろん過去の貴重な経験に基づいて構築されてきたものであり、合理性があるものでしょう。しかし、環境の変化に合わせて変えるべきものは変えて行かなければなりません。システムの導入を機会として、なぜ現行の業務の流れになっているのかについて改めて考えてみると良いでしょう。
請求書の電子化について検討する
さらに、システムの導入を機会として、請求書の電子化についても検討してみると良いでしょう。請求書と関係がある法律の1つに電子帳簿保存法があります。電子帳簿保存法は正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、国税関係帳簿書類について電子データによる保存を認める特例となっています。
電子帳簿保存法の対象は多岐に渡りますが、中でも特に重要なのが電子取引についての取扱いです。電子取引というのは具体的には、請求書を電子メールで受領した場合や、オンラインで請求書をダウンロードした場合が該当します。
電子帳簿保存法においては、電子取引を行った場合には紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存しなければならない旨が定められています。そしてこの取扱いは、実は既に2022年1月から義務化されています。2年の猶予期間が設けられているものの、2024年1月以降は必ず電子データによる保存が必要となります。
請求書を発行する側の立場からすると、請求書を紙で発行するのか、電子データで送付するのかは任意に決められますが、請求書を電子化することで大きなメリットを得ることができます。
例えば、請求書を紙で発行している場合、請求書を印刷した上で社判を押印し、宛名書きをした封筒に封入して発送するという一連の作業が必要となります。これらの作業は取引先が多くなってくると非常に時間がかかる作業であると言えますし、郵送料の負担も無視できません。
これに対して、請求書を電子化して電子メールで送信することにすれば、請求書の発行に係る上記の負担が一切不要となります。
また、取引先にとっても請求書を早く受領できるというメリットがありますので、是非、検討してみると良いでしょう。
まとめ
以上、商品とお金の流れを管理する販売管理をベースとして、業務を効率化する方法について解説してきました。
販売管理はクラウドシステムを導入することで大きく改善することができます。なぜなら、反復継続的な業務はシステムが得意とするところであるからです。また、社内のデータが一元化されることで、各部門で重複していた業務についても効率化することが可能です。
クラウドシステムの導入に当たっては、無料の試用期間が設けられているものもありますので、是非、積極的に利用してみると良いでしょう。
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