こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
留まるところを知らず広がり続けるサブスクリプションサービス。BtoBビジネスにおいても「サブスクリプションサービス」＋「既存のサービス」の組み合わせで事業を展開する企業が増えています。
しかしサブスクはまだまだ新しいビジネスモデルのため、新たなお悩みも同時に増えてきています。
この記事では、弊社がインタービューした企業の請求業務のお悩みをもとに、お悩みのポイントを解説しながら、改善案をお届けします！
今回は「SaaS」＋「広告制作」で事業を展開している企業の前受金の処理に関するお悩みを解決していきます。
SaaSと広告制作における前受金管理のお悩み
今回インタビューした企業は、SaaSと広告制作による2本柱でビジネスを展開しています。広告業界のプロジェクト管理SaaSを毎月定額の課金体系で提供し（Vertical SaaSモデル）、また、制作物に応じて都度見積りする広告制作サービスも提供しています。経理担当者1人で、約100社の顧客に請求書の発行をしています。
この企業では前受金管理について以下のお悩みがありました。
- SaaSビジネスでも広告制作ビジネスでも契約毎に計上期間や計上額が異なり、前受金管理のために手作業でエクセルの補助科目残高一覧表を調整することが大変になっている。
現行の前受金管理の流れ
この企業では、SaaSビジネスと広告制作ビジネスとで前受金の受領フローが異なります。
SaaSビジネスは、利用金額を事前入金で受領していますので、前受金として管理します。1ヶ月分の前受金以外に、年額で受領した12ヶ月分の前受金もあります。追加オプションやプラン変更があった場合には、その分の前受金を追加で管理する必要があります。
一方で、広告制作ビジネスは役務提供後の入金が基本となりますが、売掛金の回収リスクヘッジのために、事前入金や、着手金として一部入金を依頼する場合があります。
そのため、この企業では、SaaSビジネスと広告制作ビジネスのどちらも前受金を管理する必要があります。財務会計で前受金を仕訳した上で、毎月の役務提供が完了した分の売上のみを計上していくため、前受金の取り崩しに手間と時間がかかっています。また、SaaSビジネスと広告制作ビジネスでは契約毎に計上期間や計上額が異なり、エクセルで契約毎の前受金を管理しているため、財務会計とエクセルの2重管理となっています。
前受金管理の改善案
この企業の前受金管理では、手作業による前受金の取り崩しが課題となっていましたので、つぎのような方法で業務を改善していくことが大事であると思います。
- 請求先毎に前受金を仕訳するために表計算を利用
- 前受金管理を自動化して抜本的に解決
請求先毎に前受金を仕訳するために表計算を利用
財務会計に請求先毎に仕訳をいれていくと、毎月の前受金の取り崩しが大変になります。そのため、前受金の2重管理をしなくても済むように財務会計に請求先毎に仕訳を入れない方法を検討してみましょう。
- 請求先毎の前受金をエクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算で管理し、財務会計には月毎に伝票1枚を起票して前受金を仕訳する
前受金管理を自動化して抜本的に解決
売上の数が増えていくと、手作業による前受金の管理が追いつかなくなります。そうなる前に、前受金管理を自動化できる売上計上のシステムを検討してみましょう。
- 契約毎の計上期間や計上額をもとに自動で売上を分割して前受金を管理できるシステムを検討する。財務会計には月毎に伝票1枚を起票して前受金を仕訳する。
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