こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
毎月、売上の締め日に応じて取引先ごとに請求書を発行します。取引先が増えると作業に要する時間と労力も増えていき、月末月初はどの会社も繁忙となります。エクセルで請求書を作成すると、手作業によるヒューマンエラーも生じることでしょう。
請求書は期日内に取引先に届けなければならず、遅延や請求ミスは会社の信用問題につながります。そこで、請求書発行業務をアウトソーシングする会社も増えています。
ここでは、請求書発行業務のアウトソーシングについて、その方法や導入のメリットおよびデメリット、さらにアウトソーシングをする際の注意点などを詳しく解説します。
請求書発行業務の流れと課題
請求書発行業務は、経理業務のなかでも煩雑な業務です。しかし、必ず行う定型業務のため、仕事には一定のフローがあります。請求書発行業務をアウトソーシングするにあたり、まず請求書とは何かを解説し、請求書発行の業務の流れや課題など基本的な知識をお伝えします。
そもそも請求書とは
企業にとって売上は収益の源泉であり、正しい売上の金額を計上して取引先に請求しなければなりません。請求書の内容に間違いがある、期日内に届けることができない等のトラブルがあると、正しい金額を取引先に伝えることができなくなります。
また、請求書には、取引先から売上の金額を入金を促す機能を持っています。売上が多くあっても、間違いのない請求書を期日内に取引先に届けなければ、入金はないと認識を持つことが大切です。このように、請求書には取引先に売上の金額を伝えることと、売上の金額を入金を促す機能があります。
請求書発行業務の流れ
請求書を発行するには取引の契約が成立している必要があります。特に製造業や卸売業では取引先も多くなる傾向にあり、それぞれの取引先と合意のうえで売買契約を締結します。売買契約書には取引の条件が記載してあり、その契約書どおりに請求書を発行します。
その際、一定期間の売上を請求先ごとに確定し、請求書を作成し、会社の承認を得た後、取引先に送付するのが請求書発行業務の大きな流れです。会社の属する業界によって請求書発行業務の細かな部分は異なりますが、請求書発行の大きな流れは業界を問わず変わらないといえるでしょう。
請求書発行業務に関する課題
請求書を発行する際、取引先ごとの条件を正しく記載しなければなりません。請求書発行業務は短期間で行う必要があり、その期間は残業が続くことも多いでしょう。また、エクセルを利用し手作業で請求書を作成するとミスを生じる可能性が高くなり、請求書に間違いがないかのダブルチェックや上長の確認など、作業の工数や人手を要するため煩雑になってしまうことが多くなります。
さらに、請求書を相手に届けるため、紙の請求書を封筒に入れ郵送する際の手間や費用も多くなりがちです。もし、請求書をメールで送付するにしても、送付先に間違いがないか、送付漏れがないかなどの確認に手間がかかります。
請求書発行のアウトソーシングとは
そもそもアウトソーシングとは、社外のサービスに自社の業務を委託することを意味します。例えば、請求書発行業務を自社で業務を完結する人手がない場合に利用することで、円滑に請求書発行業務を進めることが可能です。
請求書発行業務を社外に委託する
請求書発行業務は、短期間で正確に進める必要があり、人手を多く要して繁忙になる特徴があります。取引先や取引の件数などが多くなると、経理担当の労力の負担は大きく、ミスも生じがちです。
また、状況によっては期限内に取引先に届けることができなくなってしまいます。請求書は取引先に期限内に届けなければ、取引先との取り決めを守っていないとみなされ、設定している入金の期限内に入金されない可能性もあります。その結果、会社の資金繰りにも悪影響を及ぼすこともあるため、請求書発行業務は正しく行うことが重要となります。このようなトラブルを防ぐため、請求書発行業務を社外に外注化するのがアウトソーシングの機能です。
請求書発行のアウトソーシングの方法
請求書発行業務をアウトソーシングする際、大きく分けて2つの方法があります。まず1つめの方法は、税理士事務所や請求書代行サービスに請求書発行を依頼することです。この方法は、依頼先に必要なデータを送り請求書発行業務を行う昔ながらの方法といえ、料金体系はさまざまです。
もう1つの方法は、インターネットの普及に伴い、クラウドサービスを利用し請求書発行業務を電子データ化して行うことです。クラウドサービスは料金体系が明確で、通信やパソコンなどのツールがあれば手軽に利用できます。
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請求書発行のアウトソーシングでできること
請求書発行業務のアウトソーシングでは、請求書の作成はもとより、請求書の発行と送付などにも対応しているのが特徴です。請求書を紙で発送する場合、請求書の封入や郵送にも対応するサービスがあります。
さらに、売掛金の入金処理や入金確認、債権管理などにも対応するサービスがあります。そのため、アウトソーシングにより、請求書の作成や送付、さらに入金処理まで、請求書業務の一連の流れをカバーできるといえるでしょう。
請求書発行のアウトソーシングのメリット
請求書発行業務は定型業務のため、アウトソーシングが可能です。経理業務のなかで、煩雑になりがちな請求書発行業務は、なるべく自社でなく外注化し、経理担当者の負担や、それにかかる経費を削減したいものです。ここでは、請求書発行業務をアウトソーシングする5つのメリットを解説します。
請求書発行業務の効率化
請求書を作成する際、経理の人手が足りないと営業担当も人員として加わることがあります。しかし、営業担当の本業は請求書発行業務ではないため、それに費やす時間により営業活動の効率が低下することもあるでしょう。
また、営業担当と経理担当とのやりとりに時間がかかり、部門をまたがって効率の低下をまねきます。経理担当においても、請求書発行の単純作業に追われ、経営や企画に必要な時間や労力を奪われかねません。アウトソーシングにより、このような作業効率の低下をまねく業務を社内に持たないため、業務の効率化を図るメリットがあります。
請求書発行業務のミスの防止
請求書をエクセルで作成すると、ヒューマンエラーによるミスが起きがちです。請求書を作成する担当者によっては、エクセルの操作に慣れていないケースも見受けられ、計算式の間違いに気づかないこともあります。
また、記載する項目が多くなるにつれ、ミスを見つけることが難しくなることもあるでしょう。請求書発行業務のアウトソーシング先は、独自のノウハウを持つ計算システムを使うため、ヒューマンエラーの生じる可能性は低く抑えられています。
請求書未着による未収金発生の予防
請求書発行業務をアウトソーシングすると、正確な内容の請求書を期日内に取引先に届けることが可能です。売掛金が正しく入金されない原因として、請求書が期日内に届かないケースがあります。
例えば、請求書の送付先が取引先と別の住所にある場合、誤って取引先に送付すると、請求書が正しい送付先に期日内に届かないこともあるでしょう。その結果、取引先の支払処理が遅れ、自社で未収金になる可能性があります。アウトソーシング先は、請求書を期日内に届けるため、請求書未着による未収金の予防が可能です。
請求書発行業務に関するコスト削減
請求書を発行する際、請求書作成に必要な人件費と、発行に必要なコストがかかります。人件費として、短期間に集中して業務をするため、残業代やダブルチェックのリソース分などが必要となります。特に、請求書を紙ベースで発行・送付すれば、封入に人手が必要になり、さらに封筒や発送に必要なコストがかかります。アウトソーシング先は、人件費の削減に加え、封筒や発送に必要なコストを削減するのがメリットです。また、請求書を発行する紙が不要になるため、ペーパーレスにもつながることでしょう。
経理担当者のリモートワーク推進
社内業務のなかで、経理業務はリモートワークを進めにくい業務のひとつといわれています。請求書発行を行い、経理部門でダブルチェックなどの後に上長の承認を得て、社印を押印する流れのため会社に出社し対応する必要があるからです。
しかし、アウトソーシングにより、経理担当は在宅で請求書を発行できるため、リモートワークの推進につながります。例えば、感染症の拡大や何らかのトラブルにより出社できない状況でも、経理担当は在宅で請求書を発行できるのがアウトソーシングのメリットです。
請求書発行のアウトソーシングのデメリット
請求書の発行をアウトソーシングすると、そのサービスの特徴によるデメリットが生じます。アウトソーシングを導入する際は、デメリットも把握したうえで検討することが必要です。ここでは、アウトソーシングによるデメリットをお伝えします。
自社独自の請求ノウハウを構築できない
アウトソーシングは、社外のリソースを利用するため、自社のノウハウを構築できないデメリットがあります。社内で請求書発行業務を完結すると、人員のスキルが高まり起業ノウハウも蓄積できます。
しかし、請求書発行業務に必要な人員を確保する余裕が会社になければ、アウトソーシングに頼ることになるでしょう。さらに、アウトソーシングは、一度開始すると継続することが多く、会社に新たな人材を育成する風土を失いかねません。
柔軟な対応がしにくい
商取引では、請求書発行後に金額や記載事項の修正を求められることがあります。取引先との契約を確認し、請求書の修正が必要と認めれば、当該箇所を速やかに訂正し取引先に再送しなければなりません。
その場合、アウトソーシング先との契約によっては、修正の対応が難しかったり、修正できても期日内に送付できなかったりし、柔軟に対応がしにくいデメリットがあります。また、修正を依頼すると割高な修正料金を請求されることも考えられます。
コストがかかり過ぎることがある
アウトソーシングの利用金額は、請求書の1件数当たりの単価のほか、1月当たりの発行回数により料金設定しているのが一般的です。取引先が増えると、利用回数も増えるため、当初予定していた利用料金を上回り、かえってコストが高くなるデメリットがあります。
また、利用途中で自社の様式に合わせて修正を依頼すると、その分の料金も追加で加算されることでしょう。取引を継続するうえで必要なコストといえますが、予定していた料金より上回るコストも時には必要と認識しましょう。
請求書をアウトソーシングする際の注意点
請求書発行業務のアウトソーシングにはメリットとデメリットがあり、いずれも検討のうえ導入することをおすすめします。ここでは、アウトソーシングする際に、前持って確認しておくべきことを、アウトソーシングの注意点として解説します。
アウトソーシングする内容を確認
請求書発行業務のなかで、どの業務をアウトソーシングするのか明確にします。アウトソーシングは、契約する料金に応じて、さまざまなサービスを利用できます。自社で補えない項目を社外に依頼するのがソーシングの基本です。全ての項目を利用するのも方法ですが、社外に依頼する内容を確認し無駄のないアウトソーシングをするとよいでしょう。
アウトソーシングの機能が請求条件を再現できるか確認
まず、アウトソーシング先の機能が自社の取引の様態に合っているかを確認します。会社によっては、複雑な計算をして請求書を作成するケースがあります。例えば、手数料の計算が複雑であったり、割戻金を該当額から一定の割合で控除したりする場合、アウトソーシング先によっては、その計算に対応できないことも考えられます。
費用対効果の検証
アウトソーシングにはさまざまなプランがあり、利用する項目により料金が変わります。プランの金額が高くなるにつれ、利便性も向上するのが特徴です。しかし、あまり利用する必要のないプランを契約すると、コストが割高になります。先に解説したとおり、アウトソーシングする内容を確認したら、その内容に合ったプランがコスト削減につながるか、費用対効果を十分検証することをおすすめします。
情報漏えい対策は万全か
請求書の情報は社外秘のため、情報漏えい対策が万全でなければなりません。アウトソーシング先の情報漏えい対策が脆弱であると、重要な情報が競合他社に知れ渡り、取引先からの信用をなくすことになるでしょう。アウトソーシング先の情報漏えいは自社の情報漏えいと同じ損失です。そのため、情報漏えい対策などセキュリティ面に不備がないか調査も必要となります。
まとめ
請求書発行業務は定型業務のため、アウトソーシングが可能です。請求書発行業務をアウトソーシングする際は、取引先との契約を確認し、請求書発行業務の流れを整理しておくことが大切です。
特に、アウトソーシングにはメリットとデメリットがあるため、それらを把握したうえで慎重に導入することをおすすめします。また、アウトソーシングする際には、自社の請求書発行業務を実施できるか確認し、費用対効果を確認することが大切となります。
さらに、情報漏えい対策がなされているかも調査しておきましょう。
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