こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
企業間の取引で、商品やサービスが提供された後に代金の支払いが後日行われる場合、売掛金（未収の債権）が発生します。これは信用取引の一環として、企業の資金管理において重要です。
ただし、取引先が経営困難に陥り、支払いが行われない場合に貸倒れが発生します。これにより企業の利益が減少し、資金繰りが悪化するリスクがあります。
貸し倒れた債権回収については 様々な方法がありますが、本記事では内容証明ついての効果をみていきましょう。
目次
売掛金と貸倒れが発生するメカニズム
企業間の取引が拡大してくると、現金決済より掛売取引をする場合が多くなってきます。
掛売とは、商品やサービスの販売において、代金の支払いを後日に回収することを見越して、取引先に商品やサービスを提供した際に発生する債権のことです。このような企業の持つ未収金の債権のことを「売掛金」といいます。
一方で、取引先は商品やサービスの提供を受けた時点で企業に対して支払う債務としての支払義務が発生します。
売掛金は未収の債権であり、商品やサービスの提供と代金支払いの期間のずれから発生するものです。信用取引の一環として、企業の資金管理において重要な要素となっています。
売掛金は、入金期日に取引先からの入金がないと企業の資金繰りが窮することになりますので、売掛債権の未回収リスクがないように事前に注意しなければなりません。新規取引先との営業取引を始める前に、信用調査を実施せずに取引を開始した場合、売掛金が回収することができなければ、経営に大きな影響を与えます。
取引先の経営状況に応じて、売掛金の回収期日の設定をすべきであり、定期的に見直す必要があります。取引先の信用情報が悪い場合は、後払いの売掛金取引でなく先払いの前払金による取引などを条件としましょう。
貸倒れがなぜ発生するのか
売掛金の貸倒れとは、企業が取引先に商品等の代金の後払いなどの信用取引を行った場合に、その相手方の経営が行き詰まり、倒産したりして代金の支払いを受けることができなくなる事態のことをいいます。
具体的には、
- 売掛金の支払期日が来ても相手方が支払わない場合
- 相手方が倒産・失踪して代金の回収が不可能になった場合
- 相手方との取引条件の変更などにより、当初の条件で代金回収ができなくなった場合
など、売上は計上されているのに代金の回収ができない場合です。
貸倒れが発生すると、売上高の取消しを強いられることから、企業の利益が減少する原因となります。このため、貸倒れリスクの管理は企業にとって重要な経営課題とされています。
また、入金がないにも関わらず、債務の支払は発生しますので、企業の資金繰りが悪化します。最悪の場合は倒産のリスクがありますので、貸倒れが発生しないように注意しなければなりません。
債権回収とは
債権回収とは、期限までに支払われなかった売掛債権を回収するために債権者が行う一連の行動のことをいいます。
そのプロセスと具体的なアクションは、以下のようになっています。
- 債権回収を試みる
取引先の経営状態悪化などにより、売掛金が期限までに支払われない場合、債権者は交渉や催促などの法的な手段を通じて回収を試みます。 - 消滅時効を確認する
債権には消滅時効があり、一定期間内に行動を起こさなければ権利が消滅します。この期間は債権者が権利を行使できることを知ったときから5年、または権利を行使できるときから10年です。 - 契約内容と消滅時効に注意し、時効成立を阻止する
債権回収を進める際には、契約内容や消滅時効に注意し、時効成立を阻止する措置が必要です。例えば、訴訟提起や支払督促の申し立て、債務の承認や一部弁済などです。
債権回収の方法
債権回収にはいくつかの方法があります。
その他の解決方法として、ファクタリングによる売掛債権の保証や回収を代行するサービスなどもあります。
記した方法が下になるほど、解決までに時間と費用がかかりますので、できるだけ早い段階での解決を目指しましょう。
さて、このような場合によく耳にするものに、内容証明郵便というものがあります。では、内容証明郵便は債権回収の手段となりうるのでしょうか。
内容証明郵便とは
内容証明は、一般書留郵便物の内容文書について証明するサービスで、「差出人が受取人に送付する文書の存在とその内容、さらにその文書がいつ、どのような内容で、誰から誰宛に差し出されたかを証明する制度」です。
このサービスでは、郵便局が差出人によって作成された文書のコピー（謄本）を保管し、その送付の事実を証明します。
ただし、このサービスは文書の内容が真実かどうかを証明するものではなく、あくまで文書が存在し、その内容が変更されていないことを証明するものです。
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内容証明郵便で債権は回収できるか
前述の通り、内容証明郵便は文書の内容が真実であるという証明にはならないため、内容証明郵便だけでは債権を回収することはできません。
但し、債権回収プロセスの一環として重要な役割を果たすことがあります。内容証明郵便の利用による影響は以下の通りです。
- 督促記録
内容証明郵便を使って債務者に支払いを求める正式な督促状を送ることができます。これは、債務者に対する債務の回収意向を明確にし、法的な手段が取られていることを表します。 - 法的証拠の提供
裁判になった場合に内容証明郵便は、債権者が督促を行ったという証拠として提出できます。 - 消滅時効中断の督促
内容証明郵便を使って督促を行うことで、時効期間を6ヶ月延長することができるようになります。 - 債務者の意識への訴求
正式な文書が届くことで、債務者は債務返済の必要性をより強く意識する可能性があります。また、裁判の可能性など社会的信用を失うリスクを発生させることでより効果的となります。
しかし、内容証明郵便自体には強制力はなく、債務者がこれに応じて支払いを行うことは法的に保証されていません。債務者が支払いに応じない場合、裁判所を通じた法的措置（訴訟、支払督促、強制執行など）を検討する必要があります。
内容証明郵便は、これらの措置に至るまでの過程において、重要な手段となりうると認識しましょう。
内容証明郵便の出し方
郵便窓口に下記のものを用意し、提出します。
- 内容文書（受取人へ送付するもの）
- （1.）の謄本2通（差出人および郵便局が各1通ずつ保存するもの）
- 差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒
- 内容証明の加算料金を含む郵便料金
差し出しができる郵便局は集配郵便局及び支社が指定した郵便局ですが、すべての郵便局で差し出すことのできるものでは無いため、あらかじめ問い合わせて確認するようにしましょう。
債権の早期回収をするために、請求管理システム導入を検討
請求管理システムは、請求書の発行、入金管理、督促などの債権管理業務を効率化するためのシステムです。債権管理業務の効率化と回収率の向上に効果的です。また、債権の早期回収を実現するためには、請求管理システムの導入は効果的です。
具体的には、以下のメリットがあります。
- 支払期日を自動で管理できるため、督促漏れがなくなる
- 未入金のアラート機能で、早期の債権回収が可能となる
- 督促履歴を管理できるため、次の督促へのステップを効果的に設定できる
- 債権データを一元管理することで、回収リスクの見える化ができる
特に未入金の売上がある場合のアラート機能を使用すると、人手では管理が難しい早期の債権回収を実現できます。
ただし、システム導入コストや運用コストが発生する点にも注意が必要です。債権回収額と比較検討した上で、導入の可否を判断しましょう。
その他の導入のメリットは以下の通りです。
電子帳簿保存法に対応できる
電子メールやインターネットを通じて請求書を送信・受信する機能があるため、相手先との紙や郵送で授受がなくなり、2024年1月からの電子帳簿保存法に対応しやくなります。
請求書発行や入金消込などの業務の効率化
従来はエクセル等で請求発行などを処理していましたが、請求発行システムを導入することにより正確性が期待できます。エクセル等での手作業の削減により、他の生産性の高い業務への転換が可能となります。
インボイス制度に対応できる
2023年10月よりインボイス制度が始まりました。
事業者が消費税の仕入税額控除を受けるための制度がインボイス制度です。事業者が、この仕入税額控除を受けるためには適格請求書の発行と保存が必要となるため、要件を満たした請求書の作成に対応しなければならなくなりましたが、請求管理システムなら自動で対応してくれます。
まとめ
内容証明郵便は、文書の送付事実や内容を法的に証明できるもので、債権回収において効果を発揮する場合もあります。
督促状や催告書を内容証明で送付することで、強い意思表示となり回収が期待できたり、消滅時効の延長を行うことができます。
一方で、未収金など債権が発生するリスクを発生させないようにしていくことも大事となります。請求管理システムを利用することで、督促業務の効率化や回収リスクの可視化など、債権管理業務の改善につながります。
債権回収に課題を感じているならば、請求管理システムの導入も検討してみましょう。
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