前受金と売上計上を自動集計して分析しやすい仕組みを作るにはどうする？

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

最近では特にBtoC分野において企業の広告宣伝や顧客との関係強化のため、SNSやカスタマーサポートの重要性が高まっており、SNS運用やカスタマーサポート支援サービスを提供するSaaS企業も登場しています。

今回はSNS運用とカスタマーサポートの2種類のSaaSサービスを提供している企業へのインタビューから見えてきた売上計上のお悩みと、その改善案をお届けします。

財務会計システムを活用しきれず、リアルタイムでの売上把握や管理会計のための分析が困難に

今回インタビューした企業では、SNS及びコミュニティサイト運用支援とカスタマーサポート支援の2種類のSaaSサービスを提供しています。複数のサブスクリプションプロダクトを提供していることもあり請求形態が複雑になってしまっており、以下のお悩みを抱えています。

計上すべき月の認識が誤っていた場合、請求書と会計データの両方を直さなければならないため、非常に手間がかかっている。
年間契約で受注し、利用料金を前受しているものの、取引先ごとに3ヶ月だったり1ヶ月だったりと期間がまちまちなため、管理に手間がかかる。
前受金の売上への振替を財務会計システムの中で管理しているが、自動計算できないため手計算しなければならず、時間がかかるだけでなくミスが起こりやすい。
入金消込システムと財務会計システムが連動していないため、両方のシステムに入力しなければならず、補助科目を覚えておかなければならないなど非効率かつ入力ミスが起きやすい。
売上計上の際に単発案件と継続案件を区別していないため、MRR（Monthly Recurring Revenue）の算出に時間がかかる。
サービスごとの収益性を把握するためにも品目名ごとに売上を分析したいが、品目名の表記ゆれがあるため、その調整に時間がかかっている。

現在は取引先からの入金をいったん前受計上し、それを営業支援システムに入力された役務提供時期の情報と照合しながら、月ごとの売上高に振り替えています。

営業支援、入金消込、財務会計のそれぞれのシステムが独立しており、売上計上まで自動的に計算されないため、入金件数が多いとその月の売上高の入力を終えるまでに膨大な時間がかかってしまっています。

また、営業担当者が面倒がって営業支援システムに取引先の役務提供時期などの情報を登録していない場合も多く、状況を都度確認しなければならないため、経理担当者の負担が大きいのが現状です。

それだけでなく、入金消込システムと財務会計システムで使っている品目名が統一されていない、単発案件と継続案件が区別して計上されていないなど、管理会計に応用しやすい計上方法になっておらず、MRRの算出にも時間がかかっており、タイムリーに売上分析できる仕組みが整っていない状況です。

前受金を正確に管理するために、財務会計システムに頼るのではなく、管理しやすい売上計上システムの導入をオススメします。

単発案件か継続案件か、何か月分の入金かなどの情報を登録しておけば、毎月の売上高が自動で計算されます。

また、情報登録の際に、どのサービスに対する入金か、どの商品に対するものかなども入力しておけば、部門ごと、商品ごとの売上数値も把握しやすくなります。

さらに前受金管理システムと財務会計システムを連携させれば、前受金管理システムで計算された数値を目視で確認しながら入力するといった手間を省くことも可能になります。

その際、両システム同士で商品マスターを統一し、品目名の表記ゆらぎを防ぐことで、財務会計システムへの数値の取り込みも簡単になります。

そしてサービスごとのタグ付けも統一して管理できるようにしておけば、管理会計のための売上分析もタイムリーかつ正確に行えるようになるでしょう。

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