こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
売上入金の消込作業、みなさんの会社ではどのようにされていますでしょうか。
記帳してきた通帳と売上台帳との突合を手作業でやっている企業もあれば、一部電子化をしている、もしくは販売管理システムに入金情報を取り込んで、システム内で突合作業をしている企業もあるでしょう。
「システム化したい」という要望は同じでも、その企業の現状や、どこまでをシステム化したいのかによって選ぶべき入金消込システムは異なります。そのため、市場にはそれに合わせて多様なサービスが提供されています。
しかし選ぶ企業側からみると「たくさんありすぎて、いったいどれを選んでいいのかわからない」というのが本音ではないでしょうか。
そこで今回は、入金消込システムの導入を検討している方向けに、目的別にあったシステムをご紹介していきます。システム導入のメリットを充分に理解し、自社に合ったサービスを比較検討してみましょう。
システム導入はマスト？そのメリットとは？
そもそも、入金消込システムを導入することで企業にどのようなメリットがあるのでしょうか。
ひとつずつみていきましょう。
メリット1：複数部門にわたる業務効率改善
業務にかかわるすべての担当者が体感できる大きなメリットが、業務効率の改善です。
目視などの手作業で行っていた入金の消込作業が、システムで自動化されることにより、作業時間は大幅に削減されることでしょう。消込の結果を営業担当者に情報共有できるリードタイムも短くなり、その後の業務フローにも大きな時短メリットが期待できます。
システム化することによって作業自体の工数削減だけではなく、その情報が流れていく全ての部署の業務効率の改善につながるのです。
メリット2：キャッシュフローの改善
メリット1でもお伝えしたように、入金消込をシステム化することによって情報共有のリードタイムが大幅に短縮されます。
これは経理部門や営業部門にとってのメリットだけにとどまりません。企業自身にとって血液ともいえるキャッシュフローを管理する上で、非常に重要なポイントになるのです。
入金消込の工程が属人化され、実際に入金されているかどうかの確認が遅れがちになってしまったり、正確性を欠いたりしてしまうと、キャッシュフローの悪化に気付くのが遅れてしまう原因になります。
多くの入金消込システムは、ネット環境があれば常にリアルタイムで入金情報を確認することができます。入金が遅れている取引先の与信管理や、再請求など、常に会社にとって重要な血液を循環させる動きをとることは、企業にとって健全な経営を守る大切な仕事です。
この大切な仕事にシステムを導入することで、より速く正確にキャッシュフローを把握し、健全に保つことに役立つでしょう。
メリット3：ミスのない正確な作業結果が得られる
メリットの3つめは、正確な作業結果が得られることです。消込作業を手作業でやっていると、どうしても属人化してしまいます。人はどうしてもミスをするものですし、属人化してしまうことで起きてしまったミスがそのまま気付かれずに、放置されてしまうリスクに繋がります。
入金の消込を誤り、実際には入金済の取引先に督促の連絡をしてしまう危険性もあります。
これは企業間の信用問題にもつながってしまいます。ミスのない正確な作業結果が得られることはとても大きなメリットのひとつです。
入金消込システムの3つのタイプ
入金消込システムは、大きく3つのタイプに分けることができます。
タイプ1：入金消込機能に特化したシステム
入金消込作業の属人化、ミスをなくし、作業効率を上げるのが目的であれば、入金消込機能のみに特化したシステムをおすすめします。
会計や請求書発行自体はすでに他のサービスを利用していて、入金消込だけは手作業で行っている場合もこれに該当するでしょう。
また、現時点で経理業務全般に自計化を進めておらず、とりあえず入金消込作業だけシステム導入をしたい企業もこちらのタイプを選ぶといいでしょう。
このタイプのシステムは、その名の通り入金の確認と消込、債権管理に特化しています。
サービス内容や自社の取引数にもよりますが、機能が限定されている分スマートスタートができることが大きなメリットです。
タイプ2：請求書発行サービスの付属機能として入金消込ができるシステム
多くの請求書発行サービスは、付属機能として入金消込ができる機能がついています。発行した請求書に対し、未入金先を洗い出し自動で督促してくれる機能や、登録した請求情報を契約に基づいて月々の売上計上に自動按分してくれる機能などもあります。
請求書の発行から売上計上、入金管理と未収管理までを一元管理できることが大きな特徴です。
タイプ3：販売管理まで一元的に管理できるシステム
請求書発行・入金消込も含めた販売管理全体を一元管理したいなら、販売管理システムを選びましょう。販売管理システムとは、見積・受注・出荷・納品・請求・入金といった、企業の一連の活動の情報を一元管理できるシステムです。
企業のビジネスモデルによってもシステム構成は様々ですが、原価管理や管理会計の資料もこの販売管理システムを使って集計することができます。
入金消込機能は販売管理システムの膨大な機能のたった一つにすぎませんが、一連の流れを含めて一元管理したいなら販売管理システムの導入をおすすめします。
入金消込システムを選ぶ3つのポイント
ターゲット業務、すなわちシステムを導入する目的を明確にすることが大切です。上述した通り、入金消込システムは大きく3つのタイプに分かれています。目的を明確にすることなく選んでしまうと、使わない機能ばかりの高額な使いにくいシステムだと感じてしまうかもしれません。逆に、多少の業務効率化になったものの、結局は手間のかかる作業も増えて費用対効果が見合っていないシステムを導入してしまうかもしれません。
どの業務をどのように効率化させるために導入したいのか、その目的を具体的にイメージしてシステムを比較検討することが大切です。
入金消込の業務のみをターゲットとするなら、その機能に特化したシステムがおすすめです。請求書を発行して入金確認をする一連の流れをまとめて自動化したいのであれば、請求書発行サービスに付属機能として入金消込機能がついたシステムがいいでしょう。
売上管理から請求書発行、入金消込まで、販売管理業務全体の流れを体系的に効率化する目的であれば、販売管理システムを導入しましょう。
ポイント2：自社で導入済のシステムとの連携性
ターゲット業務が明確になったら、その業務に対応した機能に沿ったサービスを検討してみましょう。必要な機能を満たしていないサービスでは目的が達成されませんし、満たしていても必要以上の機能が多くあるサービスだと費用対効果が悪くなってしまいます。
すでに自社で導入済のシステムがある場合、そのシステムと連携できるかどうか、機能が重複していないかどうかなど、総合的にみていきましょう。
入金消込システムに組み込まれる機能は、必須の入金消込機能の他に以下のようなものが挙げられます。
- 請求書発行機能・・・請求書を作成・発行できる機能
- 売掛金計上機能・・・売上を債権データとして計上できる機能
- API連携・・・会計ソフトやネットバンキングなどの他のシステムと連携させる機能
- マスタ管理機能・・・取引先の情報を管理する機能
- 売上レポート機能・・・請求データから売上レポートを作成する機能
連携させずに入金消込の部分だけをターゲットにする場合は、これらの機能は必要ありません。しかし、すでに導入済のシステムと連携させたい場合は、API連携のあるものを、販売管理までシステムとして導入したい場合は、マスタ管理や売上レポート機能のついたものを選ぶとよいでしょう。
ポイント3：将来的なシステム構成も視野にいれる
ポイント2では現状で導入済のシステムとの連携性と機能の必要性を考えましたが、将来的なシステム構成をどうするかも考えておきましょう。
今は必要のない機能でも、将来的なシステム構成には必須な機能かもしれません。
電子帳簿保存法の改正やインボイス制度が施行されることで、経理を含む管理部門にはシステム化の波が押し寄せています。
自社の管理部門の将来的なシステム構成を視野にいれシステム選びをすることで、今後の企業活動がスムーズになるでしょう。
おすすめシステム徹底比較5選！
選び方のポイントを確認したら、実際にどんなサービスがあるのかを確認していきましょう。
今回は5つのサービスを厳選して比較してみました。
| サービス名 | タイプ | 主要機能 | 備考 | 問い合わせ先 |
| ①Payma | 入金消込特化 | 入金消込 | AI活用・簡単操作 | NTTコムウェア |
| ②V-ONEクラウド | 入金消込特化 | 入金消込・CSVデータ取込・債権残高管理・仕訳出力 | 入金・債権管理業務に特化、残高や回収状況を自動配信 | 株式会社アール・アンド・エー・シー |
| ③請求管理ロボ | 請求書発行サービス | 請求書発行・送付・入金消込・未入金督促 | 外部ソフトとの連携に強く、導入時のサポートが手厚い | 株式会社ROBOT PAYMENT |
| ④クロジカ請求管理 | 請求書発行サービス | 請求書発行・送付、入金消込・管理会計数字出力 | サブスクリプション型のビジネスに強い | TOWN株式会社 |
| ⑤Ally（アライ） | 販売管理システム | 入金消込・FB作成・請求書作成・契約管理・マスタ管理他 | サブスクリプション型のビジネスに強い | 株式会社ディータイド |
Payma（NTTコムウェア）
最初におすすめするPaymaは、NTTコムウェアが提供する入金消込に特化したクラウドサービスです。
NTTグループであるNTTコムウェアが提供するサービスですので、信頼性と技術力も安心です。
このサービスの特徴は、AIによる入金消込業務の効率化が図れることです。使用すればするほど、AIが最適な組み合わせを学習してくれるので、消込作業にかかる時間を大幅に削減することができます。
またSaaS型サービスですので、安価に利用が可能なのも大きな魅力です。
現時点でシステム化をしておらず、まずは入金消込の部分からシステムを導入してみたい企業にもおすすめです。
V-ONEクラウド（株式会社アール・アンド・エー・シー）
V-ONEクラウドは、入金消込に特化したクラウドシステムです。勘定奉行や楽々明細、会計freeeなどといった多くの会計システムや基幹系・販売系システムとの連携が可能であるため、既にシステムを導入している企業でも安心して始めることが出来ます。
振込手数料や消費税差異などは自動で判定してくれますし、ワンクリックで債権残高や滞留情報のレポートを作成することもできます。支払い遅延の情報を経理部門と営業部門で効率的に共有できるでしょう。
現状の請求フローや他のシステムを一切変えずに、ピンポイントで導入できること点が、入金消込に特化したシステムの大きなメリットです。
請求管理ロボ（株式会社ROBOT PAYMENT）
請求管理ロボは請求書作成サービスです。取引先毎に合わせた請求書作成を自動化し、郵送やメール送付などでの発行もシステム内で管理することができます。
複数の決済手段をクラウド上で管理できる決済連携機能など、発行したあとの入金確認・消込・未入金の督促機能が秀逸で、中小企業から大企業まで多くの企業に導入されています。
導入から3か月間、徹底的にサポートしてくれるので初めてシステムを導入する企業でも安心です。
クロジカ請求管理（TOWN 株式会社）
クロジカ請求管理は請求書作成サービスです。請求書発行・送付・入金消込などの基本機能はもとより、サブスクリプション型のビジネス向けの付帯機能がついているのが特徴です。
契約ごとの売上計上額、計上期間をもとに自動で当月の売上を分割集計してくれるので、管理会計に役立ちます。顧客ごとの売掛金残高や前受金残高を月ごとに自動集計してくれますので、サブスクリプション型の契約が多い企業に特におすすめです。
また、取引規模に合わせて無料プラン・スタンダードプラン・プレミアムプランの用意があるので、料金体系もわかりやすく安心して導入することができます。
Ally / アライ（株式会社ディータイド）
アライは「契約」に基づいた請求書発行タイミングの管理と、「実現主義の原則」の売上計上基準の両方を、同時に満たした販売管理システムです。
見積管理・契約管理・請求管理・債権・債務管理まで一元管理することができ、仕訳データ作成⇒会計システムにデータ連動することも可能です。これにより、手作業を削減して会計計上までを流れる様にシステム化することができます。
販売管理システムをまるごとシステム化したい企業におすすめです。帳票により異なりますが、CSVやPDF、Excelのデータで各種帳票出力が可能なため、管理会計にも大きく役立ってくれるでしょう。
まとめ
入金消込、というとどんなイメージを持つでしょうか。
手作業で行っている場合、実はヒューマンエラーの宝庫と言っても過言ではありません。
取引先や取引数が多いほど、似たような会社の名前や同じ取引金額、送金人不明の入金など、経理担当者を悩ませます。ひとつ突合を間違えれば、他の入金確認も芋ずる式にずれていってしまう、かなり神経を使う業務のひとつなのです。
販売先と入金先の名称が違う、手数料相殺が都度で違う、なども突合作業を職人技にし、属人化せざる得ない理由になっています。
システムを導入し、誰でも同じようにリアルタイムで入金の消込作業を行えるようにすることで、属人化を解消し作業工数を大幅に減らすことができます。また、入金消込、未収金確認、督促までのリードタイムを大幅に短縮することで、企業のキャッシュフローを安定させる、とても大きなメリットがあります。
是非、自社の現状と将来に合わせたシステム検討をしてみてください。
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