顧客別の請求額を比較することで定期的な請求書発行のミスを防ぐ

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

企業で利用されるオンラインストレージのSaaSはファイル共有として利用されるため、1回利用したら終わりではなく毎月継続的に利用されることになります。その結果、毎月売上が積み上がるため、経営的には安定したビジネスモデルです。

その一方、顧客が増えるほど請求書の発行量が増加したり請求内容の複雑性が増したりと、担当者の負担がどんどん重くなっていってしまいます。

この記事では、ファイル共有のためのオンラインストレージを提供するSaaS企業へのインタビューから見えてきた請求書発行業務のお悩みと、その解決策をお届けします。

営業管理システムに登録されたサブスクリプションの請求額の確認が大変

今回インタビューした企業は、企業で利用されているオンラインストレージのSaaSを提供しています。

この企業では、営業管理システムから請求情報を拾いながら請求書を作成しており、以下のお悩みを抱えていました。

• 営業管理システムに正しい請求情報が入っていない場合があり、追加の契約を結んで請求額が変わる際に確認漏れによるミスが出てしまう。
• 経理担当者2名だけで月に数百枚のサブスクリプションの請求書を作成するため、膨大な労力と時間がかかる。
• 昔ながらの業界など、紙での請求書発行を望んでいる取引先が多くいるため、なかなかメール送付移行ができず、郵送担当の1名への負担が大きい。

営業管理システムによる請求書発行が限界に

それでは、今回インタビューした企業はどのような流れで請求書発行を行っているのか、具体的にみていきましょう。

現在は経理担当者2名で、月に数百枚の請求書を作成し、ほとんどの請求書を紙で郵送しています。昔ながらの業界は紙での請求書発行を望むことが多く、メール送付に切り替えにくいのが現状です。郵送業務は経理担当者のうち1名が行っており、大きな負担になっています。

顧客の情報や見積書、注文情報などは、営業担当者が営業管理システムに登録しています。経理担当者は、営業管理システムの情報を拾って金額の誤りがないか、既存の請求額と変更がないかをチェックしながら請求書を作成しています。しかし、情報登録が不十分な場合があり、新しい請求書を発行するときは金額の誤りがないかなど、営業担当者に都度確認しなければならず、非常に面倒に感じています。

基本的には請求額は毎月定額ですが、顧客の利用ユーザー数の増加や利用容量の増加などにより、請求額が変わる場合があります。この場合、新しい契約を結ぶことになるため既存の請求書に上書きをするのですが、毎月定額の請求が多いだけに、見落としてしまうことも多々あります。そのためチェック漏れを起こさないように、経理担当者は十分注意しなければなりません。

また、営業管理システムに入力された情報が不十分なときは正しい請求額を営業担当者に確認しなければならず、両部署とも負担に感じています。

そのため、大量かつ正確な請求書を、少人数で月初数営業日で発行するのは非常に難しくなってきていました。

顧客別に請求額を比較して請求ミスを減らそう

利用利用容量に応じたプランで毎月定額で請求するオンラインストレージのSaaSでは、プラン変更などで請求額に変更があった場合にミスが起こりやすくなっています。

そこで、顧客別に前月の請求額と今月発行予定の請求書の金額や項目の違いを比較することで、請求ミスを防止しましょう。

そうすることで、請求情報の変更漏れや、誤った金額を請求してしまうミスを防ぎやすくなります。

請求書の一括送付で郵送の手間を軽減しよう

今回インタビューした企業のように、昔ながらの業界の取引先が多い場合、郵送すべき紙の請求書の枚数は月を追うごとに増えていきます。

それに伴い、請求書を郵送する手間も増し続ける一方です。こうした企業では、請求書を一括郵送できる請求書発行システムを活用することで、業務への負担を軽減することができます。

請求書の送付先を登録しておくことで、請求書を封入作業も含めて一括送付できるため、紙ベースでも郵送の手間を大幅に減らすことが可能になります。

また、請求書ごとに送付方法を選択できるため、メールでのPDF送付も一括で行うことが可能になります。

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