こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
電子帳簿保存法の改正・インボイス制度導入が始まる中で、経理部門の電子化やシステム化をなるべく避けていた企業も、半ば強制的にこれらの課題に向き合っていかなければならなくなりました。
電子化やシステム化は業務効率化に繋がり、そもそも経理部門の業務の質さえ変えていくほどの効果をもたらすでしょう。しかし、導入コストや大きな変化への不安から「なかなか進まない」「ソフトをどう選べばいいのかわからない」と悩まれている企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経理部門のメイン業務のひとつである「請求書発行」に焦点をあて、クラウド化をおすすめする具体的な理由をお伝えします。
そもそもクラウドとは何なの？そんな疑問にもお答えしていきます。
請求書の発行における業務の現状を整理し、解決方法とその理由を解説していきますので、経費削減と業務効率化のために取り組むべき点が理解できるでしょう。
目次
経理部門にとって負担業務の第一位は請求書発行？
「まだ紙で出しているんですか？」
そんなセリフが流れる中で、経理部門の社員が大量の紙に埋もれながらピリピリしている…そんなイメージのCMをみたことがありませんか？
「回ってきた申請書に押印がなく経費処理できない！」「月末に請求書を発行して郵送しなければならない！」「あー！！時間がない！」
事業規模や業務体制にもよって異なりますが、月末や締め日の前後はCMのイメージに遠からず業務に追われてピリピリしている経理部門も多いのではないでしょうか。
経理部門において、請求書発行業務に負担がかかっていると感じている人は多いようです。
「経理部門が行う業務の中で、手作業の多い業務は何ですか？」という株式会社ラクスが実施したアンケート調査において、以下の回答結果があります。
1位：請求書などの帳票発行作業（57.2％）
2位：経費精算書のチェック（52.0％）
3位：領収書原本の保管、管理（43.2％）
※複数回答可
2020年1月ラクス実施 企業の経理業務担当者250人に対するアンケート調査結果より
これにはもちろん請求書以外の帳票も含まれます。しかし請求書発行業務は、管理から発行までとても時間と手間がかかる業務です。
請求書を発行するためには、自社の納品情報から取引先からの入金情報、取引先ごとの支払い条件など、様々な情報を確認した上で作業する必要があります。
請求書のフォーマット用紙を購入して手書きで作成する場合、ワードやエクセルなどで作成し原本を印刷する場合、作成したものをPDF化しメール添付して発行する場合、いろいろな方法が企業によってとられていることでしょう。
スタートアップでまだサービスを始めたばかりの企業などは、これらの方法でも特別な負担は感じないかもしれません。
しかし取引数が増えるにつれ、管理する情報が増えると負担が増えていきます。請求書をはじめとした帳票発行の作業が経理部門の大きな負荷となってくるのです。
企業によっては請求書発行を経理の付随業務ではなく、ひとりの担当者のメイン業務として人件費を大きく使っているのではないでしょうか。
請求書発行がなぜそれほどまでに大変なのか、次でみていきましょう。
請求書発行が大変な理由
紙での請求書発行業務がそれほどに経理部門の大きな負荷になっているのは何故なのか、順番にみていきましょう。
請求書郵送における手間
紙で請求書を発行する場合、かなりの作業時間がかかるのがこの郵送業務です。作業時間だけではなく、決して送り間違いのないように、また取引先に失礼のないように、封入やラベル貼りに細心の注意を払って行う必要があります。
請求書を紙で印刷した場合の郵送作業は、以下のような流れで進んでいきます。
- 請求書の作成
- 請求書の期間や金額などの内容確認
- 請求書の印刷
- 請求書宛名のラベル印刷
- 請求書折作業・封入と宛名ラベル・切手貼り
- 郵便局への持ち込み・投函
あらためて見ると、工程が多いと感じたのではないしょうか。事業規模によっては3～4人で2日かけて行っている企業もあるようで、実際相当な人件費がかかっていることがうかがえます。
切手代・封筒代・ラベル代・郵送料などのコストも発生します。請求書発行先が少なければ耐えうる金額かもしれませんが、発行先が多くなってくると経費を圧迫する支出になるでしょう。
もちろん、工夫すれば省略される工程もあります。例えば、請求書に印字された取引先名が見えるような窓付き封筒を使えば「4.請求書宛名のラベル印刷」は必要ありません。そして、請求書の送り間違いを防ぐこともできます。郵便局と契約することで、持ち込みはせずに回収してくれるサービスもあります。
しかし、窓付き封筒にすることで封筒代のコストが高くなるでしょう。また、郵便局に回収してもらうサービスを選ぶことにより、郵送数や郵送料の計算を自社でしなければならなくなるケースもあります。
工程ごとに費用対効果をみながら様々な工夫をすることが可能ではあっても、紙で送るという作業自体が人手と経費という企業にとって大切なリソースを奪うものであることに変わりはありません。
本当の意味での業務効率化を図るなら、紙での発行業務を見直す必要があると、おわかりいただけたのではないでしょうか。請求書発行・郵送業務においては手作業をやめ、負荷を減らすことができれば、コスト削減はもちろん、人的リソース不足の解決にもつながります。また担当者本人が実感でき、効果も客観的に目に見えやすく上層部へのアピールにもつながるため、優先的に改善すべき業務でしょう。
ヒューマンエラーはゼロにはならない
人間は必ずミスをします。経理の仕事には、確実な正確性を求められるものが他の職種に比べて格段に多くあります。特に数字に関しては「99％合っている」ことは「100％間違っている」とほぼ同じ意味になるくらい、シビアな職種といっても過言ではありません。
1億円と10億円、0をひとつ多く入力してしまっただけの小さなミスでも、結果には重大な違いが出てしまうからです。
また、請求書はお客様である取引先に送るものであるため、そこに重大なミスがあると企業間の信頼関係に問題を生んでしまう可能性もでてきます。
こういったことから、請求書を作成・発行する際に手作業が発生する場合、経理部門の担当者はセルフチェックはもちろん、ダブルチェックやトリプルチェックなどをしながら時間をかけて作業していく必要があるのです。
上述した請求書郵送業務の「5. 請求書折作業・封入と宛名ラベル・切手貼り」の工程の場合を例にとってみましょう。
何百、何千という請求書を、請求書の印字先と封筒の宛名ラベルを確認しながら封入していくところをイメージしてみてください。「封筒はあるのに請求書がない」、そんなミスが起こりがちです。
すでに封入済の他の取引先に、誤って一緒にいれてしまったのかもしれません。そもそも作成をし忘れているのかもしれません。
こうなってしまったら、すでに封入済の封筒を全て開封して確認するしかありません。そもそも請求書が作られていたのか、確実に作成したのなら紛失してしまったのか、ひとつずつ作業を振り返って徹底的に原因を追究する必要があるでしょう。
そんなことにならないようにひとつひとつの工程で確認を怠らず、単純な作業でも何度も何度もセルフチェックやダブルチェックを繰り返すことが、経理部門の手作業には求められるのです。
この手作業が多く発生する業務だからこそ、請求書発行業務は経理部門にとって大きな負荷となっているのです。
場所と時間が固定される業務
請求書発行業務は時期が決められている業務です。例えば、月末締めで翌月1日請求書発行の企業であれば、毎月の営業日初日に請求書発行の業務が固定されていることでしょう。
これはクラウドシステムで請求書発行業務をするようになっても、締め日や発行日の時期がそれによって変わることはありません。
しかし、手作業の場合はクラウドシステムで管理する場合とその意味合いが違ってきます。
例えば先ほどの例にもあげた「3～4人体制で2日かけて請求書発行業務にあたっている」企業で考えてみます。
少なくとも「3人×8時間×2日＝48時間」はこの経理部門で時期と時間が固定されてしまうことになります。
ダブルチェックや作業の都合上、3人が同じ時間に同じ場所で業務にあたることが一般的でしょう。
「月末は何があっても休めない」「締めの前後は這ってでも会社にいかなければならない」
請求書発行をはじめとした経理業務の手作業は、場所と時間が固定され、締め日が決められた業務が多く、これが経理部門の大きな縛りとなっているのです。
クラウドシステム導入により、同時作業の必要性がなくなって作業時間の大幅な効率化が実現すれば、担当者は場所と時間を縛られずに業務を行うことができるようになるでしょう。
サブスクリプション型ビジネスの場合
請求書発行業務はどのビジネスモデルにおいても経理部門の大きな負荷になりますが、サブスクリプション型のビジネスモデルの企業においてはさらに負荷になる要素が多い傾向にあります。
一般企業と重複する内容もありますが、どんな点が特徴的なのか見ていきましょう。
毎月請求書を発行する必要がある
サブスクリプションでは従来の受注1回につき請求1回という方法ではなく、受注1件に対し、契約が続く限り毎月請求書を発行します。基本的にはユーザーが解約しない限り、毎月請求書を発行する業務が発生し続けるわけです。また、締め日も異なる場合もあるため、締め日の確認にも気を配らないといけません。
料金体系が複雑
サブスクリプションの料金体系の多くは「月額基本使用料＋オプション（月額またはスポット）」です。オプション料金は利用料に応じた従量課金や、サービスをさらに便利に利用するために追加した機能の料金が該当します。月額だけでなく特定の月に発生する（スポット）ものがあるため、金額計算が複雑になります。さらに、月中から契約をした場合は日割り計算もしないといけないので、金額算出作業にも多くの時間を割いてしまうのでしょう。
請求金額が固定ではない
ユーザーが契約するプランや期間の変更など、サービスの利用状況によって料金が変わるものが多く、毎月の請求金額が固定とは限りません。当月の請求金額を調べるためには契約の変更履歴をチェックし、請求金額を計算する必要があります。利用ユーザー数が多いほど、数あるリストの中から契約の変更履歴を確認していく作業は大変ではないでしょうか。
サブスクリプションの料金体系の特徴から、利用ユーザーごとに請求内容が異なることが請求書発行作業において負担がかかっている主な原因と言えます。特に上記作業をエクセルなどの手作業で管理しているとなれば、時間が膨大にかかる上、計算ミスや請求漏れが発生し、お客様に迷惑をかけてしまう恐れもあることでしょう。
おすすめはクラウド型の請求書発行システム
経理部門の大きな負荷をどのようにすれば改善できるのか、それはクラウド型の請求書発行システムの導入です。おすすめする理由が次の3点です。
この章では、そもそもクラウドとは何かを解説した後で、この3点のおすすめする理由について解説していきます。
クラウドとは？
クラウド型とは、インターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用する形態を指します。
ユーザーの端末にソフトがダウンロードされるわけではなく、ユーザーがインターネット経由でログインしサービス提供を受ける形式になっています。
ひとつ例をあげると、業務でもよく使うワード（365を除く）。ワード2019を購入し、パソコンにダウンロードして端末内で作業をします。ワード2019はクラウド型ではなく購入型のソフトであるため、インターネットに接続していなくてもオフラインで作業することができます。
しかし、使用するには端末ごとにインストールが必要であり、端末の性能もそれに対応したものを準備する必要があります。
対して、グーグルのスプレッドシートはどうでしょうか。インストールする必要がなく、ログインさえすればどの端末からでも作業することができます。
使用していた端末が壊れても、作業中のデータが消えることはありません。
クラウド型のソフトウェアは、購入型のソフトウェアに比べ初期費用や導入費用を低く抑えるメリットがあります。また、データはクラウド上のシステム内で保存されるため、紛失のリスクや端末故障による消失を防げることが大きな特徴です。
クラウド型をおすすめする理由その1 ：圧倒的なコスト削減
請求書が自動作成されるシステムを使えば、入力や内容確認に費やしていた時間が不要になります。さらに一括郵送ができる機能を備えたものもありますので、封入や投函作業などの手間がなくなります。大幅に業務工数がカットされ、残業代や光熱費などの経費削減につながります。
請求書発行の時期は、部署総出で発送準備に当たっている企業も多いのではないでしょうか。この業務工数が大幅にカットされることで、管理会計や会計分析など他の業務に人手を回すことが出来るようになるでしょう。
社内全体に効果があり、大きく貢献できるのではないでしょうか。
クラウド型をおすすめする理由その2 ：請求漏れや誤請求の防止
手作業での管理だと、どうしても人為的なミスが生じます。とくに請求書郵送業務はお客様にかかわることですので、何としても間違いは避けなければなりません。実際、人の目による確認不足、台帳の更新不足、ラベルの貼り間違いなど、どんなに気を付けて作業していたとしても人の手作業に「絶対」はありえません。ミスは必ずどこかで起きてしまうものです。
請求書の自動発行・一括郵送機能を利用すれば、毎月の請求業務における送付漏れや誤請求の防止強化につながります。
クラウド型をおすすめする理由その3 ：多様な働き方が可能
SaaS事業（クラウド）型を利用することで、在宅ワークやコワーキングスペースでも業務が可能になります。さらにデータ中心の運用になるため、ペーパーレス化の推進にもつながるでしょう。とくに経理部門は紙媒体が多く、リモートワークが浸透しにくい部門でもあります。SaaS事業型のシステムを利用することで、社員ひとりひとりにあった働き方が実現できるのではないでしょうか。
また、情報を社内で共有しやすく、管理がしやすいというメリットもあります。緊急事態における対応や社内の働き方改革の推進にも一役担うでしょう。
まとめ
企業にとって、請求書発行業務に膨大なコストを費やしてしまっていることがおわかりいただけたのではないでしょうか。
今までなかなか電子化が進まずにいた経理部門も、近年の感染症拡大や電子帳簿保存法の改正により、急速に取り組みが進みつつあります。様々なサービスが展開されるようになりましたので、自社の事業規模や、経理部門の体制に合わせ、自社にあったクラウドシステムを選んでみてはいかがでしょうか。
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