請求管理を自動化して長期間契約時の請求漏れとミスを防ぐ方法とは？

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

サブスクリプションビジネスに関わらず請求管理業務は企業間取引において極めて重要でありながらも、できれば省きたい業務の一つです。
契約が継続し続けるサブスクリプションビジネスにおいて、増え続ける請求書の管理や発行は悩みのタネでもあります。

この記事では採用支援のSaaSを提供する企業へのインタビューで見えてきた請求管理業務のお悩みと解決方法の提案をお届けします。

サブスクリプションの毎月の請求書送付作業と管理が大変

今回インタビューを行った企業は、数ヶ月以上〜年間単位の長期間での契約で、継続課金型の採用支援サービスを提供しています。

採用支援系のサービスは応募やスカウトからはじまり複数回の面接、内定、採用と結果が出るまでに長い期間がかかるため、こちらの企業の契約期間もそれに即した形となっています。

契約の期間が長い場合、次の請求書送付を忘れてしまいがちになるため、請求漏れに注意が必要です。

また、こちらの企業では、請求書が届いたか不明な紛失状態のものが毎月全体の3％ほど発生してしまうことにお悩みでした。

請求書の電子化も検討しているとのことでしたが、顧客が税務調査で紙の請求書の提出を求められるとのことで、なかなか請求書電子化には移行できないのが実情のようです。

それでは、実際にこちらの企業がどのように毎月請求書を送付しているかについて確認していきたいと思います。

こちらの企業では、現在、業務管理システムを利用して顧客と案件を管理しています。

業務管理システムから請求書を印刷して、手作業で封入と郵送を行っていますが、毎月数百社が継続契約しているため、請求書も毎月数百枚郵送しています。結構な枚数のためこの請求書発行作業には毎月1〜2人日の時間がかかっています。

また、契約期間が長期に渡るため、請求漏れ防止に売上台帳エクセルと請求書の番号を照らし合わせて色付けしながら確認しています。この作業にも時間がかかっています。

では、どのようにすればこの企業のお悩みを改善していけるか考えていきます。

請求書は電子メールで送付するのではなく郵送するのがメインのこちらの企業では、毎月3％ほどの請求書紛失が起こっています。郵便事故が発生しているのか、宛先の記述ミスなのかが分かりにくく、送付先企業からの問い合わせ等で判明することが多いです。

郵便事故は防ぎようがないですが、宛先の転記ミスはシステムを利用することで防ぐことが可能です。

現在利用中の業務管理システムと、請求書を郵送できるシステムとを連携させることで、請求先の顧客情報管理と請求書郵送を、ボタン一つで行うことができます。

印刷・封入・郵送を手作業で行うということはその分作業が増え、ヒューマンエラーが起こる可能性が高くなるということです。

すべてをシステム管理して郵送を自動化することで、単純ミスをぐっと減らすことが可能です。

また、契約の期間が長いことによる請求漏れ防止は、リカーリング対応の請求管理システムの利用がおすすめです。

どのような契約期間かをあらかじめスケジューリングしておくことで、次の請求書発行の時期を記憶しておかなくても、自動的に請求書が作成されます。

システム連携を上手に行うことで、ミスや漏れは最大限防止することができます。

私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

「クロジカ請求管理」の詳しい内容がわかる資料をご用意しました。