こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
中小企業の経理担当者が行う業務は多岐にわたりますが、特に重要な業務の1つに入金の消し込み業務があります。消し込み業務というのは、自社が発行した請求書と実際の入金額を突き合わせして消し込みしていく業務です。
この業務は毎月行われる定型業務ですが、万一、消し込み漏れがあった場合には、入金済のお客様に対して支払いの督促をしてしまう等、お客様に迷惑をかけてしまう可能性があります。
また、逆に未入金であるお客様を入金済としてしまった場合には、売掛金の回収対応が遅れてしまうことにもなります。
このように重要な業務である消し込み業務ですが、中小企業では経理部門に十分な人員が確保されていないことも多く、消し込み業務に十分な時間を充てることができないという方もいらっしゃると思います。
中小企業の限られた人員で経理業務をこなしていくためには、業務を効率化するしかありません。以下では、システムを利用して入金の消し込み業務を効率化する方法について解説していきます。
消し込み業務を自動化する
皆さんは入金の消し込み業務をどのように行っているでしょうか。
定期的に通帳を記帳して入金を確認し、ファイリングしてある請求書の控えと突き合わせしながら、消し込みを行っているという方が多いのではないかと思います。
このように手作業で消し込みを行う場合には、様々な手間がかかります。
まず、毎月、銀行へ記帳に行く手間があります。しかも、お客様や営業部門から入金の確認依頼があった場合には、その都度記帳に行かなければなりません。
また、請求書の控えの束から、入金に対応するものを探す作業もかなり時間がかかる仕事です。特に、売上が増加傾向にある場合には請求書の枚数が膨大となりますし、同時に振込件数も増えることとなりますので、消し込み業務にかかる負担は急激に増えていくこととなります。
このような消し込み業務を効率化するために最も良い方法は、システムを利用して入金消し込みを自動化することです。
例えば現在では多くのシステムにおいて、銀行から入金データをオンラインで取得し、そのデータを取り込んで消し込みに利用することができます。そのため、システムを導入すれば、わざわざ銀行に記帳に行かなくても入金情報を確認することができるようになります。
また、入金データをそのまま消し込み業務に使用することができますので、手作業で入金額を転記する手間を省くことができ、転記ミス防止にもつながります。
さらに、請求業務を行うシステムと連携することにより、請求書と入金データの突き合わせを自動化することができます。このことにより、請求書の控えを印刷して消し込みする必要もなくなります。
取引先が口座を複数もっていても対応できる
消し込み業務をシステム化する際に、どこまでシステムで対応できるものなのか、心配される方もいらっしゃると思います。確かに消し込み業務にはイレギュラーな要素が数多くあり担当の経験に頼る部分が大きいことも事実です。
例えば、取引先が自社の口座に振込みする際に、複数の口座名義で振込みしてくる場合があります。
同じ会社に請求書を送付しても取扱う部署によって異なる口座名義で振込みされてくるというケースです。
手作業で消し込みしている場合には、同一の会社であると認識できても、システムではどうでしょうか。
結論から申し上げれば、システムでも問題なく対応してくれます。
システムが自動消し込みする仕組みは、システム内で取引先と口座名義をあらかじめ紐づけしておき、同じ口座名義で入金があった場合にその取引先の請求書を消し込むというものです。
現在のシステムは1つの取引先に対して複数の口座名義を記憶することができるようになっているため、異なる口座名義で振込みがあったとしても、問題なく消し込み処理をすることができます。
入金の過不足へも対応できる
請求額と入金額が一致しないことがあることも消し込み業務を難しくしている一因です。
例えば、請求額よりも入金額の方が大きいケースには次のようなものがあります。
- 取引先の部署別に請求書を発行しているが、振込みは請求書の合計額で一括入金される場合
- 翌月以降の請求分を前払いしてくる場合
また、請求額よりも入金額が小さいケースとして考えられるのは次のようなものです。
- 振込手数料が自社負担となっていることにより差引きされて振込みされる場合
- 請求額を分割して振込みされる場合
このような複雑な振込みに対してもシステムで対応することができます。
例えば、1件の振込みデータで複数の請求データを消し込みすることが可能ですし、前受金が発生した場合にもシステムで管理することが可能です。
また、請求額より入金額が小さい場合には、請求データと入金データの突き合わせは行いますが、消し込みまでは行わず、差額の内容を確認しながら消し込みを行う仕組みとなっています。
様々な支払手段に対応できる
また、支払手段に様々な種類があることも、消し込み業務を難しくしている要因の1つです。
具体的には、以下のようなものがありますが、システムで対応可能となっています。
- 銀行振込みに加えて、小切手や約束手形等による入金がある場合
- 自社の買掛金等の債務と相殺して振込みされてくる場合
支払期日を超過している請求の確認ができる
請求額の消し込みを行うということは、同時に未回収の売掛金を確定することでもあります。
消し込み業務をシステム化することで、売掛金の回収業務も効率化することができます。
具体的には、取引先の支払期日を予めシステムに登録しておくことにより、支払期日を過ぎても入金されていない請求を簡単に把握することができるようになります。
また、消し込み業務は経理担当者が行うことが多いですが、実際に売掛金の回収を行う業務は取引先と接点がある営業担当者が行うことが多いと思います。
この場合、経理担当者と営業担当者が取引先との対応状況や入金情報を適時やりとりすることが求められます。
このような部門間の情報共有もシステムにより、スムーズに行うことが可能となっています。
まとめ
以上、システム化により入金消し込み業務を見直して効率化する方法について解説しました。
特に会社の事業拡大により売上が増加傾向にある場合には、消し込み業務の負担が急激に大きくなりますので、システム化の検討は必須であると思われます。
また、入金消し込み業務には、その前の工程として請求業務や売上計上業務があり、後ろの工程には売掛金の回収業務や次月の請求業務があります。これらの業務はお互いに密接に連携していることから、消し込み業務の効率化を考える際には、これらの関連業務の効率化についても併せて検討されると良いでしょう。
システムにはパッケージソフトとしての提供もありますが、継続して使用することを考えると様々な環境の変化にも柔軟に対応してくれるクラウドサービスの利用がおすすめです。
クラウドサービスには様々なものがあり、自社の業務にあったシステムを選ぶことが重要であることはもちろんですが、導入にあたって親身にサポートしてくれるかどうかも1つのポイントとなるでしょう。
また、システムによっては、一定期間、無料で利用できるものもありますので、事前に使い勝手を試してみると良いでしょう。
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