こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
クラウド型システムを導入すれば場所を選ばずに仕事ができます。このためコロナ禍によるリモートワーク推進の流れから導入を検討する企業が増加しています。
業務の中でも売上管理はシステム化が強く求められる分野です。売上を計上するまでの業務フローは、見積書と請求書の発行、入金の消込、前受金への振替から成ります。
売上計上に課題を抱えている企業は少なくありません。というのも、取引先企業が増えると会計処理の煩雑さが加速度的に高まるからです。
売上管理は特にミスの許されない仕事です。しかし、特定の担当者による手作業に依存していると致命的なミスが生じかねません。このため売上計上までの業務フローで課題を抱える企業は少なくないです。
本稿では売上管理に関わる企業の悩みと解決への施策を解説します。本稿が業務課題を解決するのためのヒントになれば幸いです。
取材先企業の業務上の課題
今回、インタビューさせていただいたのは設備工事会社（以下、A社）です。A社の業務内容は電気設備工事と 衛生設備工事です。具体的な業務は、電力の引き込みから配電盤の設置、証明やコンセントの設置です。他にも洗面化粧台や洗面器、便器、浴槽の設置も担当します。建物工事に付随する工事全般を請け負うのです。
現在A社で生じている業務上の問題点としては、売上管理に利用しているシステムが物理ソフトであり、社内に限られた台数しかなく不便であることです。この結果、システムに入力を行う際にはわざわざ事業所まで戻らなくてはなりません。A社の管理情報が特定の場所でしか見られないので現地に出向く担当者から不満の声があがっています。
現在の売上管理業務の流れ
A社では請求書の発行が都度請求となっています。請け負った案件ごとに請求書を出します。請求書の発行は毎月複数回にわたって行われます。
請求書の郵送先がいつも定まった住所であれば問題ないのですが、イレギュラーな処理も少なくないのです。例えば、請求書の郵送先が顧客の会社住所ではないケースなどです。
売上を計上する際、A社では販売から入金消込まで会計システムを利用しています。会計業務は外注しており、データを会計士に渡して会計処理を行っています。
この点、専門家による会計処理がなされているのは良いとしても、システムに作業履歴が残らず社内の担当者が確認するのが難しいという問題点もあります。これはシステム上の問題点として改善が必要です。
業務上の課題を解決するためのシステム面での改善策
具体的な施策としては次の2つが考えられます。
第一に、クラウド型システムを導入してどこからでもアクセスできるようにすることです。現在、A社では物理ソフトを利用しており、事業所に出向かなればなりません。クラウド型システムを導入すれば、時間・場所を選ばずにデータにアクセスできます。
第二に、複数人で利用してもそれぞれの履歴が残る売上管理システムを利用することです。システムを共有すると入力ミスも起こりがちです。正確な利用履歴が残れば請求情報と売上計上を連携して正確に管理できます。
まとめ
A社では売上管理にクラウド型システムを導入することが期待されるところです。クラウド型のシステムを使えば同時編集や変更履歴の閲覧も容易です。クラウド上での利用であれば、ソフトを用意する必要もありません。システム化によってＡ社の業務課題は解決の方向に向かうでしょう。
もっとも、現在では様々なサービスがあります。システムの選定に際しては自社の事情に照らして最適な機能を備えた製品を選びたいものです。信頼や実績を参考に自社に合った製品を選び、業務改善につなげてもらえればと思います。本稿が業務改善の一助となれば幸いです。
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