こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
昨今拡大しているオンライン上のサービスでは、そのビジネスの特性を反映した経理処理が求められます。多くのサービスが、月額固定制の料金体系、もしくは年間契約により一括での入金される仕組みを取り入れています。従量課金などのイレギュラーなケースもありますが、ユーザーが契約とほぼ同時にあらかじめ料金を支払い、契約が自動更新される形がほとんどです。
このような企業では、経理処理でその前受金の管理や売上計上などがうまくいかない事例が多く見られます。今回インタビューしたオンライン商談システムSaaS企業の経理上のお悩みも同様のものでした。こちらの記事では、その問題をシステムやツールの機能で改善する方法を検討します。
前受金の管理から生じる売上管理の課題
今回インタビューをした企業は、オンライン商談に特化したシステムを提供しています。オンライン商談システムとはオンライン（WEB上）で商談をスムーズに行うためのツールです。WEB会議システムとして一般的に利用が普及している「Zoom」や「Skype」とは異なり、名刺交換やトークスクリプトの表示、チャット機能など営業や商談に有用な機能を持っているのが特徴です。
このようなツールは移動時間やコストの削減、相手の負担軽減できる、商談数の増加が見込めることなどから利用が増えています。それらのほとんどが年間金額、月額固定の金額で契約できる体系での契約が割合を多く占めます。このような場合、入金された前受金の管理がいかにスムーズにできるかで、その後工程の処理に影響するのです。
たとえば年間の金額を前受金に一括で入金された場合に、全額をその月の売上として計算するのではなく、1ヶ月分の金額に分割して会計上の月の売上を計上する必要があります。入金のタイミングが契約やユーザーによって異なるケースも多く、管理に煩雑さを感じているというお話をお聞きします。今回のインタビュー先の企業でも、前受金管理から売上計上の処理がスムーズではないようでした。作業に時間がかかる、さらには、ヒューマンエラーによって売上計上が正確にできない可能性があるという点が課題なのです。
現在の業務の流れから解決法を検討する
ここで、今回の事例の実務の流れを確認しましょう。
こちらの企業では、顧客数は数百社にのぼり、基本は年間契約ですが月ごとの従量課金もある、というサービス体系です。請求書の発行はPDF化してメールで送信しています。顧客からは入金された前受金の管理は自社システム上で行います。年間の金額で入金された前受金は、その金額を手入力作業で割り振り、月ごとの売上計上額として分割しているとのことでした。
売上計上の管理は会計システムを利用し、先述の前受金管理とは別の作業として、会計上の月の売上額の計上処理をしています。経理担当者は手入力での手間が少しでもなくなることで、ムダが省けないかと考えていらっしゃいました。
前受金管理をラクにして売上計上を効率化する
今回の事例ではとくに、前受金の管理が改善することで売上計上がスムーズに正しく処理ができるはずです。手作業部分を減らして、前受金管理のしやすいツールを導入することでその問題の解決ができる可能性が大いにあります。
○例：前受金管理や売上計上の問題を解決するシステム機能
- 前受金の情報から会計システム等と連携するデータ（売上計上の仕訳データなど）を出力する機能
- 一括入金の前受金から月ごとの売上の振替額を自動で算出できる機能
- 前受金を月ごとに分割した定額部分と、変動の従量課金部分とを分けて売上管理・計上できる機能
- 売上計上済みの金額や前受金の残高がリアルタイムに見えるようにすぐに集計できる機能
このようなシステムやツールは、経理担当者の負荷を減らすことができるなど有効でしょう。他業種でも、同じようなお悩みがある担当者が多くいらっしゃると思います。ぜひ、この記事を参考に、ツールや業務システムの見直しを検討してみてはいかがでしょうか。
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