こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
サブスクリプション企業において、毎月発生する入金業務は面倒なことも多く、場合によっては経理担当者の負担が大きくなってしまうこともあります。
しかし、面倒な入金業務を本社に集約することで、事務作業を効率化することができます。
本記事では、入金業務集約にあたり、進めるべき導入手順を解説します。
入金業務の対応方法
支店や営業所の重要な事務業務の一つに現金・預金の入金業務があります。現在多くの会社では支店や営業所の総務担当者が毎日夕刻に小口現金を締めたり日々預金合わせを行っております。これらの業務は昔からある程度経理知識のある人若しくは業務を通じて経理知識を学んだ人がシステムに勘定科目等を入力し対応していました。
但し、この方法は支店や営業所に経理の知識のある人を配置して小口現金を管理させることが必要です。特にサブスクリプション企業では、毎月入金が発生する為、事務量も多くなりがちです。
この問題を解決すべく考えられて一部導入されている方法が、入金業務の本社集約化です。基本的に支店では現金の取り扱いは無くし、振込で入金された明細を本社にて一括集約し記帳します。この方法であれば支店や営業所に人員を配置する必要がなく、事務の効率化を図れます。
入金業務本社集約のハードル
入金業務を本社集約するにあたり、ハードルになりうるのがデータの共有です。具体的には本社に一括入金した場合、どの売掛金に該当する明細かを特定する作業等があります。このハードルを解消する為に拠点と本社にてクラウドやデータを共有できるサービスを導入する必要があります。クラウド等を全社で活用すればメールや電話にて行っていた確認が省略でき、コミュニケーションが迅速化します。
本社集約のメリット
入金業務の本社集約は、導入に際していくつかのハードルがありますが、得られるメリットも大きいです。ここではいくつかのメリットを紹介します。
毎月発生する定額の入金を自動化できる
サブスクリプション企業では、毎月定額の入金が発生します。定額の入金に関してはシステムやRPAを導入すれば入金の事務作業を省力化できます。一般企業では都度金額が異なる為、自動化が難しい面もありますが、サブスクリプション企業では、毎月決まった取引先から決まった金額が入金になりますので自動化するのに適しています。
キャッシュの流れを正確に把握できる
サブスクリプション企業において命とも言えるのがキャッシュフローです。取引先毎の入金のペースを本社で把握できればキャッシュの流れを正確に把握することができます。
不正が起きにくい
お金を支店や営業所に管理させると不正が起こりがちです。本社に管理されていないということがわかれば、売掛金の付け替えや横領等も起きる可能性があります。また、お客様から要望を断れず勝手な値引きをするなど会社にとって不利益なことが起きる可能性が高いです。これらの原因となる入金業務をそもそも本社で行うことによって社内の危険の目を摘むことができます。
入金業務の今後
入金業務は今まで人が取引先毎に売掛金を消込、管理していくのが一般的でしたが、今後はAIの普及により入金名、日付、入金額から予測して自動で入金処理を行ってくれる時代が待っていると考えられています。このような時代の流れを受け、今後は入金業務はますます効率化が求められることでしょう。
まとめ
現在さまざまな業務で効率化が求められ、不要な業務や職種が削減されています。入金業務に関しても例外ではなく、本社に集約することで人件費等の不要なコストを削減することが期待されます。社内にて属人的に行っていた入金業務を本社に集約し、社内の無駄を見つけることでその他付随する支払業務等の無駄に関しても見直しを行うきっかけになることでしょう。一度社内の無駄を洗い出し、事務効率化を進めましょう。
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