こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
企業にとって継続した売上を確保し持続的な向上をさせるためにも、売上管理は怠ってはいけない大切な業務です。これまでの製造業などの売上管理業務では、日々収集される売上情報を基に、販売管理システムやエクセル等の表計算ソフトなどへ顧客名や商品名、数量、単価などを入力し、売上情報を管理し売掛金として後払いで債権回収する仕組みでした。
しかしながら制作や管理を行うSaaS（Software as a Service）企業では、これまでのような納品ごとの売上計上や後払いでの債権回収の仕組みではなく、月額や年額の定額サービスとなり、事前にサービス代金をまとめて受け取る方法も多く存在します。今回はこのような企業に取材をさせていただきました。
現在の前受金管理業務
今回、お話をお聞きしたのは制作管理SaaSサービスを運営する企業です。こちらの企業では制作を管理するシステムをSaaS形式で提供しており、前受金管理業務にお悩みとのことでした。
こちらの企業では現在以下のような役割分担で業務を行っています。また、可能な限り会計業務を内省化されたいとのお気持ちで、可能な限り社員で毎月の会計業務を進めています。
ただし毎月の会計監査や年次決算業務時の法人税や消費税などの納税業務は会計士や税理士に依頼しています。
役割分担状況
- 見積書発行：営業担当者
- 請求書発行：営業事務担当者
- 入金消込：経理担当者
- 会計処理：経理担当者
また社内では、財務諸表を作成するための会計システムと得意先への債権債務管理をするための営業管理システムと請求管理システムを併用しています。経理担当者は営業事務担当者が発行した請求データをもとに売掛金の入金処理や売上の計上を行っています。また年額サービスの入金の場合には、そのサービスの期間を把握し、必要に応じて月額に按分し翌月以降分は前受金として処理しているとのことでした。
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前受金管理のエクセル管理が大変
こちらの企業のお話をお伺いしたところ、「前受金の按分をエクセルで管理しているが毎回の作業がとにかく大変」ということが1番のお悩みでした。
月額と年額のサービスを提供しているこちらの企業。年額のときは契約開始月の翌月に前受金として一括で受け取っているとのこと。この料金システムが月次決算集計時の毎月の売上金額としての金額を算出することに時間がかかってしまい、どうしても月次財務諸表の作成が遅くなってしまうことでした。特にエクセル管理でどうしても手作業が入り、ヒューマンエラーが生まれやすくなってしまうとのこと。結果としてダブルチェックが必要になってしまい、月次売上集計表の完成に時間や人手が取られてしまうとのことでした。
可能な限り早く月次決算を終え経営判断に繋げたいと考えているこちらの企業ですが、現在導入しているシステムではこの前受金管理のシステムがなく、どうしてもこの前受金管理業務がボトルネックとなってしまっていることでした。
煩雑な前受金管理を効率的に
これまでの請求管理ツールや売上管理ツールなどでは、SaaS企業向けのシステムとはなりきっておらず、なかなか前受金管理まで自動化することができませんでした。しかしながら近年ではSaaS企業向けの請求書発行・入金消込・売上計上を自動化するサブスクリプション請求管理ツールが登場してきています。これによりこれまで面倒であったエクセル管理から脱却し、請求書の一括郵送から入金の自動消し込み、売上高の分割計算などを自動的に行うことができるようになっています。
今回取材させていただいたこちらの企業にも売上の前受金管理が可能なシステムに変更したところ、ボトルネックとなっていた前受金の管理業務も、契約毎の計上期間や計上額をもとに自動で売上を分割できるため、これまで煩雑となっていたエクセル管理から脱却することができました。
またより早い段階で次期更新のタイミングが分かるようになり、営業担当者も安心して次期更新に向けた営業活動を行うことができるようになりました。
まとめ
売上管理や得意先への請求管理は企業運営に必要不可欠であり、得意先との信頼関係の維持や構築にとても重要です。自動化されたシステムの中で迅速かつ効率的に業務を行い、日々の業務をストレスフリーにしてみてはいかがでしょうか？
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