こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
請求書を発行しても、入金期日内に入金がなされないことがあります。
請求額と入金額との差額を繰越金と呼び、入金がなされるまで管理しなければなりません。繰越金が生じると、会社にさまざまな影響を与えます。経理の実務で繰越金が生じると、その対処法に悩むこともあるでしょう。
そもそも、繰越金には生じる理由があり、対処法もルーティン化できるので、ここで詳しく解説します。さらに、2023年10月から開始したインボイス制度における繰越金の対処法もお伝えします。
なお、法的な解釈が必要な場面も想定されるため、判断に迷ったら専門家への相談も必要です。
目次
繰越金が生じる理由
繰越金は経理の実務において生じることがあり、請求事務をするうえで、できれば避けて通りたい事象です。しかし、繰越金の定義付けや生じる理由、そして会社に与えるデメリットなどを理解しておけば、繰越金が生じた後の対処も適切に行うことができます。
そもそも繰越金とは
繰越金とは、請求書に記載された金額どおりに入金が行われず、期日内に回収できなかった売掛金の金額のことです。
会社が商品やサービスなどを提供する場合、取引の回数は相当数になるため、一定の期日を設け、その期間内の代金をまとめて取引先に請求します。請求書を受領してもらうには、取引先が確実に受け取り、検品などの条件を終えている必要があり、取引先がその条件を満たしているとの判断が必要です。
取引先は請求書を受け取ると、お互いに取り決めた期日内に指定口座に入金をします。それらの条件や請求し入金する事務処理は、売買契約を締結し明確にしておきましょう。もし、請求書を送付しても入金がなされなかった場合、繰越金が生じた場合の対処法は、売買契約書にも記載が必要です。
会社は取引先とその記載に基づき、マナーよく対処することが求められます。
繰越金はなぜ生じるのか
繰越金が生じる理由は、おおむねパターン化できるため、繰越金が生じた場合、どのパターンに当てはまるのか判断しなければなりません。繰越金が生じた理由によっては、請求事務はもとより、会社としての対処も必要となります。
繰越金が生じる理由には、自社に原因があるものと取引先に原因があるものに大きく分けることができます。
自社に原因がある場合
自社に原因がある場合として考えられる理由として、売上が正しく計上されていないことが挙げられます。営業担当が経理担当に売上を伝えていない、経理担当が売上を正しく計上していない、などが当てはまります。これらは、売上の品目、単価や数量、期日の間違いなどの確認不足により生じえます。
また、請求書の発行漏れや送付の期日遅れ、送付先の間違いなども繰越金が生じる理由です。請求書を発行する際は、ダブルチェックを行い、送付漏れがないか十分に注意しましょう。
取引先に原因がある場合
請求書を送付しても、取引先が間違いなく受け取り、支払の処理をしなければ入金されません。この場合も、繰越金が生じますが、自社でコントロールが難しい場面も発生します。取引先の営業担当が請求書を受け取ったものの紛失をした、経理担当に請求書を渡していない、などが原因として考えられます。
また、取引先の売上額が請求書の金額と異なっており、取引先の売上データで支払処理をすることもあるでしょう。特に注意が必要なのは、取引先の経営が悪化し、請求額を支払う資金が不足している場合です。
繰越金の額が大きく、支払うことも難しいと判断できれば、すぐに出荷やサービスの提供を中止し、法的な措置も検討のうえ、会社として対処しなければなりません。
繰越金の処理方法
繰越金が生じた場合、そのままにせず、取引先から入金がなされるまで請求しなければなりません。会社によっては、自社に責任がある場合、繰越金の数割を差し引いて再請求することもあります。しかし、正規の金額で入金されることが望ましいため、繰越金は減額や取り消しをしないことが原則です。
繰越金は債権
売買契約を締結すると、売掛金が生じた場合、取引先に請求できます。
売掛金が正常に入金されなければ、繰越金となります。繰越金も売掛金と同様、債権として認識しましょう。
ここで、自社は債権者、取引先は債務者と位置づけます。法律には債権者、債務者の権利や義務について取り決めがあり、通常の商慣習とともに、そのルールを遵守しなければばりません。経理実務において、法律の基本的な考え方は大切であり、個人的な判断ではなく客観的な知識のもと、望ましい処理を心がけましょう。
債権の意味合い
債権は、売買契約により取引先が問題なく商品を受け取った場合、取引先に代金を請求できる権利です。自社は債権者になり、取引先は債務者になります。
債務者は、債権者に対し代金を支払う義務が生じ、これを債務といいます。
実際の取引では、取引先に債権者であることを強く示すことはなく、お金に関するデリケートな部分として対処することが多いでしょう。
しかし、取引先（債務者）が正当な理由がなく請求代金を支払わない場合、法律では債務不履行という扱いをし、債務者は法的な義務を負います。もし、債務者が債権者に損害を与えた場合、債権者は状況によって損害賠償ができることも知識として持つとよいでしょう。
繰越金は請求できる
繰越金は、先にお伝えしたとおり債権のため、取引先に請求できます。
取引先は債務を負うため、請求額を支払わなければなりません。請求書は相手に対して金額を明らかにし支払処理をスムーズにするツールのため、繰越金が生じないように送付することが大切です。
まず、商品を販売する以前に、売買契約書を締結し、取引先と認識の相違がないか十分に確認しましょう。もし、認識に相違があると、債権である売掛金が入金されず、繰越金が発生する原因にもなります。
また、繰越金が生じた場合、回収の可能性があるか、それとも回収できない可能性があるかを分類し、単なる未収金でなく債権として適切な処置ができるように判断することをおすすめします。
インボイス制度で繰越金を請求する方法
2023年10月からインボイス制度が開始しました。インボイスとは適格請求書をいい、この請求書がないと消費税の仕入税額控除を受けることができません。インボイスには、登録者番号を記載しなければならず、請求書の記載事項にも規定があります。
インボイス制度が開始されたとはいえ、繰越金について基本的な考え方は変わらず、インボイスに記載し請求漏れのないようにすることが大切です。
繰越金を請求する方法
繰越金を請求する場合、取引先が分かりやすいように記載をするのが基本です。以下に繰越金の請求方法を解説します。
前回請求額（税込）、入金額、繰越額、今回請求額の順で、請求書の上部（今回請求項目とは別の欄を設ける）に繰越金を見やすく表示します。この際、今回売上額（税別）、消費税と消費税額を明確にすると取引先の経理も確認がしやすくなります。
繰越金は、インボイスの項目の中に記載するのではなく、インボイスの項目欄とは別に記載箇所を設けて記載することが大切です。インボイスの項目を記載する欄に繰越額を記載すると、今回の売上と前回の売上が混在しますし、消費税法に抵触することも考えられます。
繰越金の請求書について悩んだ場合、税理士などの専門家に一度相談することをおすすめします。
繰越金を請求する際はビジネスマナーを踏まえたうえで
自社に非があり繰越金が生じた場合、取引先には丁寧に謝罪したうえで繰越金を記載し、請求書を送付します。なお、繰越金があることを特に伝えず請求書を送付することもありますが、会社の上司にその旨を伝え、上司の判断を得たうえで実施するとよいでしょう。
いずれにしても、取引先に失礼のないようビジネスマナーを守り、円滑に請求業務を進めていきましょう。
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繰越金が生じた場合のデメリット
繰越金が生じると、その理由を特定しなければならず、自社で原因がわからない場合、取引先にも協力を得なければならない状況にもなるでしょう。経理業務のなかで、請求書発行業務はとても重要ですが、繰越金が生じると、他のタスクより優先度を高くし、特別な対応をする必要があります。
繰越金の処理には、さまざまなデメリットがあるので、ここで解説します。
事務処理が煩雑になる
請求書を発行する際、まず、取引先からの入金処理をします。請求書の金額と入金額が一致しているか確認しながら入金消込をしますが、もし金額が不一致の場合、消込できないため未収金としてリスト化し、原因を特定しなければなりません。
先に、繰越金が生じる理由をお伝えしましたが、未収金の原因がどの理由にあてはまるのか、経理担当は1つずつ該当するパターンから探します。入金確認後、請求書を発行するまでの時間は十分でないことが多く、短時間で繰越金の原因を探す必要があるため、事務処理はとても煩雑となります。
経理担当で原因を見つけれらない場合、営業担当に売上の内容を確認することもあるでしょう。このように、事務処理が煩雑になるデメリットがあります。
資金繰りに影響を与える
会社の運転資金を回すには、借入金により入金と支払のバランスをとることが一般的です。そのため、資金繰り表を作成し、借入金がどれくらい必要か、年間で入出金の予定をもとに資金繰りをします。
請求書どおりに入金がないと、資金繰り表の入出金バランスが崩れるため、借入金の額も変更する可能性があります。このように、繰越金は資金繰りにも悪影響を及ぼします。
繰越金は不良債権につながりかねない
繰越金が生じた場合、経理部門で売掛金年齢表を作成し、通常の入金とは別の債権管理をします。売掛金年齢表にもとづき滞留債権と判断すれば、滞留債権管理表を作成し回収の可能性があるか検討します。
さらに、滞留債権を貸倒が懸念されるか、また、会社更生の債権になるのかも分類します。繰越金が入金されない期間が長くなるほど、回収可能性が下がり不良債権化し、その管理に労力や費用がかかってしまうでしょう。繰越金が回収されないと、金額によっては黒字倒産にもつながり、さらに関連会社の連鎖倒産を招くかもしれません。
繰越金の発生を防ぐ方法
繰越金は発生すると、その対応に追われ経理事務に大きな負担を与えます。入金処理と請求書発行処理は短時間で済ます必要があるので、入金に差額があると、その原因調査と請求書への記載や確認などが必要となり、とても煩雑となってしまいます。
そのため、繰越金が発生しない仕組みや請求書に特化したツールを使い、繰越金の予防が大切です。ここでは、繰越金の発生を防ぐ方法をお伝えします。
請求業務をマニュアル化する
まず、請求業務を洗い出し、マニュアル化しましょう。請求業務はパターン化できますが、会社によって業務の流れが異なるかもしれません。しかし、会社の請求業務フローを確認しマニュアルを作成すると、チェックする項目が見えてくるため、請求業務に間違いを防ぐきっかけになるでしょう。
また、経理業務は属人化しやすく、経理担当者が突然退職しても、そのマニュアルを確認すれば、経理の混乱を防ぐことができます。
請求処理を簡略化する
請求業務をマニュアルした後、無駄な業務がないか、省いても大きな影響がないか確認します。
もし、請求書業務のなかで、省略できる作業があれば簡略化を検討しましょう。上司を含む経理の関係者の複数人で意見を交わせば、経理担当者だけでは気づきにくい項目を見いだせるかもしれません。
ただし、社内のルールや法令に反することのないように、関係者で十分な話し合いが必要です。
請求管理システムを利用する
請求書業務を人手に頼ると、マニュアルやチェック体制を作りあげても間違いをなくすことは難しいでしょう。人手によるミスや煩雑さを防ぐ方法として、請求管理システムの利用があります。
請求管理システムの機能には、請求書の作成に加え、請求書の自動送信などの機能もあり、送付漏れの防止にも対応しています。なお、請求管理システムは価格帯の幅があるため、会社の予算に応じて選ぶことが大切です。また、会社で既に利用している会計システムとのデータ連携ができるかも確認する必要があります。
請求書業務を代行サービスに依頼する
請求書業務自体を、専門の代行サービスに依頼し外注化する方法もあります。代行サービスは、入金消込、繰越金の記載、債権管理に対応しており、経理の請求書業務をまるごと依頼できます。
代行サービスを選ぶ際は、信用できる業者であるか、セキュリティは万全か、予算に見合っているかなどから総合的に判断することが大切です。
まとめ
ここでは、請求業務において繰越金が生じる原因や、その対処法などを詳しく解説しました。また、インボイスに繰越金を記載する方法もお伝えしました。
繰越金は債権のため、入金がなされるまで、ビジネスマナーを守ったうえで請求することが大切です。繰越金が生じると、請求事務が煩雑になり、会社の資金繰りにも影響を与えます。
そのため、繰越金を予防するため、請求業務のマニュアル化や簡略化により効率よく業務を進めることが大切です。
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