こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
請求書は会社の売上を確定し売掛金を計上するため、経理の実務では最も大切な業務です。このように、請求書には大きな役割があり、請求書の間違いは許されません。万が一、請求書に間違いが発生した場合、取引先にお詫びするとともに、適切に対応しなければなりません。
さらに、再発防止策も社内で検討し、同じ間違いを繰り返さないことが大切です。ここでは、請求書に間違いが発生した場合のお詫びと対応方法、そしてミスをしないための方法など詳しく解説します。
目次
請求書の間違いの事例
請求書は会社のお金に関する書類やデータです。そのため、間違いがあってはならないのですが、もし間違えた場合は、その原因を調べることが大切です。請求書の間違いにはパターンがあり、どのパターンに当てはまるか確認する必要があります。ここでは、請求書の間違いのパターンを解説します。
請求書の発送漏れ
そもそも請求書を発送していないと、取引先からの入金はありません。請求書の発送漏れは、入金日に取引先から入金されないときに発覚することが多いです。取引先によっては、売買契約に基づく請求書の着期限を過ぎていると連絡が入ることがあります。しかし、取引先の規模が大きくなると、取引先の経理が個別に請求書の未着を告げるケースは少なくなるため、発送漏れには十分な注意が必要です。
送付先の間違い
請求書をメールで送信する場合、アドレスを間違えて送付することもあるでしょう。アドレスを間違えて請求書を送付した場合、相手からその旨の連絡が入ることがありますが、相手がその連絡をしない場合、本来の取引先には未着です。この場合も、請求書の発送漏れのケースと同じく、入金日に入金されずに発覚することが多いです。なお、請求書によっては、間違った送付先に知られたくない条件が記載されていることもあるでしょう。
請求書の金額間違い
請求書の間違いで多いのが、請求額を間違えるケースです。この場合、請求書を発送し取引先に未着、もしくは取引先が気づいておらず自社で間違いが発覚するケースと、取引先が金額の間違いに気づき連絡の入るケースがあります。
請求書の金額を間違えると、過入金の場合は返金しなければならず、入金が足りない場合は、正しい金額で入金してもらう必要があります。
請求書の重複発送
請求書発行システムやクラウドのサービスを利用していない場合、同じ請求書を重複して送付することもあり得ます。請求書をエクセルで作成すると、1つの請求書を何度も発行できるため注意しましょう。
請求書番号を付していれば、取引先の方で重複に気づくこともありますが、気づかない場合、過入金になります。請求書発行システムを利用すると、請求書を再発行できない仕様が多く、再発行するには別途の処理が必要です。
請求書で間違いが発生する原因
請求書の間違いを防ぐため、請求書の間違いがなぜ発生するか、その理由について認識を深めておきましょう。請求書の間違いは、ヒューマンエラーによるものがほとんどのため、担当者の確認不足や請求書を発行する経理事務の体制に不備がある場合などに起因しています。
請求書発送の確認不足
請求書の発送漏れの原因は、発送が完了したかの確認不足によるものです。発送完了の確認は、営業担当、もしくは経理担当が行う場合があります。営業担当が発送確認をする場合、事務作業に不慣れなこともあるでしょう。
営業担当が請求書を発行する際、営業と別の事務作業を並行して行うため、本来の営業業務に専念できないなどのデメリットがあり、確認不足が起きるかもしれません。経理担当の発送漏れは、請求書一覧表などを利用し、請求書1件ごとに請求完了できているか、全件確認ができていない場合に起きやすいです。
送付先の確認不足
取引先が大企業の場合、請求書の送付先が本社になり、通常の営業のやりとりをしている住所と別になることがあります。送付先の確認が不足していると取引先の別部門に請求書を送付するかもしれません。もし、本来の請求書が届くべき住所と異なる住所に届いた場合、取引先の現業部門から自社の営業担当に連絡が入り、取引先はもとより自社においても混乱を招きかねません。
請求金額の確認不足
請求書の金額は、担当者ともう1人の最低2人のダブルチェックを行うことをおすすめします。請求書を作成する担当だけに任せると、間違いに気づかないまま請求書を発行する可能性があるからです。この際、請求書ダブルチェックシートなどを作成し、ダブルチェックができているか可視化しておくと、確認漏れがないかを確認できます。
請求書の発行体制の不備
先に、請求書の確認漏れなどを解説しましたが、それらの確認体制が万全でないと請求書発行業務で間違いが起きやすくなります。請求書を発行する体制は、文書化することが理想的で、WEBを利用する場合、掲示板などを利用し情報を共有することが大切です。
例えば、請求書発行の際、リマインドが関係者に届くように設定し、実際に関係者が業務を完了したかまで確認できる体制を作ることをおすすめします。
請求書で間違いが発生した場合の対処法
請求書を発行し、間違いが発生した場合、早急に対応しなければなりません。請求書は売上や売掛金などを決定する書類のため、正しい金額に訂正し、取引先の了承を得る必要があります。
請求書の間違いの対処法の流れは概ね決まっているので、ここで解説します。ただし、お金に関するデリケートな業務になるため、取引先への対応は慎重に行いましょう。
請求書を再発行する
請求書の間違いを修正する場合、取引先の担当と連絡して済ませるのではなく、必ず再発行をします。請求書を訂正印で修正すると、原本が分かりにくくなり、担当者が変わった場合などに正しい金額で請求されているのか把握できないこともあるでしょう。
なお、請求書を再発行する際は、日付と入金日は変更せず、再発行であることが分かる請求書にすると、取引先との連絡や入金確認の際に役立ちます。
詫び状を作成し送付する
請求書に間違いがあった場合、担当者個人の謝罪でなく、会社からの謝罪の意を込めて、詫び状を作成します。詫び状については、インターネットで検索すると、様々なひな形を目にします。いずれのひな形も基本的な記載事項は同じです。
記載事項は、日付や宛名を正確に記載し、詫び状の差出人もひと目で分かり、取引先と自社で齟齬が生じないようにします。詫び状と再発行した請求書をセットにし、取引先の担当に早急に送付します。詫び状の作成方法については、後項で詳しく解説します。
可能であれば請求書を回収する
再発行した請求書を送付する際、取引先の合意があれば、なるべく間違えた請求書を回収します。自社の売上や、取引先からの入金額が正しくなるように、正しい請求書のみが取引先の手元に残るようにしましょう。
もし、回収が難しい状況であれば、取引先で廃棄するよう依頼します。いずれにしても、入金日に正しい金額が振り込まれているかを確認する作業が、翌月の請求書を発行する際の業務として積み残しになります。
請求書を再発行する際の注意点
請求書を再発行する際、取引先からの要望をそのまま受け入れるのではなく、経理の実務のルールに沿って進めるべきです。
まず、詫び状により請求書の間違いを謝罪し、自社の売掛金が正しく入金されるうように請求処理を進めます。ここでは、請求書を再発行する際の注意点を解説します。
請求書の再発行は早急に行う
取引先の信用を失わないよう、間違えた請求書は早急に再発行します。請求書担当のタスクの中で、再発行業務はもっとも優先すべきで、他の業務があっても、再発行の業務を繰り上げることが大切です。
取引先からの信用を失わないようにすることは元より、入金が後回しになることを防ぎ、資金の回転に影響を与えないようにしましょう。
請求書の発行日を変えない
請求書を再発行しても、再発行日にせず、当初発行した日付のままにしておきます。仮に、再発行日を記載すると、重複計上になる恐れがあるからです。取引先から重複して入金があったり、自社でも重複した入金処理をするかもしれません。
請求書と入金消込が連動していると、二重の入金処理には気づきやすいですが、エクセルで請求書を作成している場合、入金消込が十分に機能せず、二重の入金処理をする可能性があります。
請求書を再発行する際のお詫びと実務
請求書に間違いがあり再発行する際、必ず詫び状を作成します。詫び状には定型的なフォーマットがあり、インターネットで検索すると無料のものもあるので、自社に合ったフォーマットを利用すると便利です。
請求書を再発行する場合、取引先が気づいていない場合と、取引先からクレームがあった場合の2つがあります。いずれの場合も詫び状を添えて早急に再発行の手続きをします。また、状況によっては、上司による謝罪も検討する必要があります。
取引先が気づいていない場合
自社で請求書の間違いが発覚し、取引先が気づいていない場合、早急に請求書を再発行します。取引先に請求書が未着である場合、取引先の入金業務の期日に間に合うかもしれません。
また、取引先に請求書が届いたものの、その内容の確認が行われていない場合、再発行した請求書の金額通りの入金になる可能性が高くなります。いずれにしても、再発行した請求書が取引先の入金処理の期日に間に合うよう、早急な対応が必要です。
取引先からのクレームがあった場合
請求書の間違いが、取引先からのクレームにより発覚した場合、会社としての謝罪と事実確認を最優先で行います。請求書の間違いは、取引先が継続するかにも影響を及ぼすため、クレームは真摯に受け止め、まず事実確認を最優先事項にします。事実確認をし、請求書に間違いがあることを確認した場合、取引先に謝罪の連絡をします。
請求機能にメモ機能を備えたサービスを利用しよう
請求機能にメモ機能を備えたサービスを利用するのも一つの方法です。
今は月額利用料金も安価なSaaSサービス（インターネット経由で利用できるソフトウェア）もあるので、利用を検討してみましょう。
請求管理システムは、請求書の発行状況を瞬時に把握できます。請求書ごとにメモを追記することにより、請求書発行担当者のみ知る情報が、関係者の複数人数で管理できますので、情報を一元的に管理できます。
請求書の再発行時にはチェック体制を強化
請求書を再発行する場合、再発行した請求書に誤りがあると、さらに大きな損害を受ける可能性があります。そのため、再発行した請求書の確認には、自部門の上司を交えて、普段よりチェック体制を強化し間違いがないことを確認することが大切です。
請求書間違いの再発防止策を伝える
請求書の間違いがあった場合、間違いのあった理由と再発防止策を取引先に文書もしくはメールで必ず伝えます。再発防止策は継続して実施しなければならず、請求書を再発行した後も、正しく実施されているか確認しましょう。
請求書発行業務でミスをしない方法
請求書の間違いはヒューマンエラーに起因することが多く、その間違いを無くすには、ヒューマンエラーを防ぐようにしなければなりません。さらに、人手を介さずに済む方法として、請求書発行業務の自動化があります。
ここでは、請求書のヒューマンエラーの防止策として、複数人のチェック体制やチェックリストの共有、さらに請求書のアプリを導入し、請求書の発行業務を自動化する方法をお伝えします。
複数の担当者でチェックする
前述しましたが、請求書の発行業務は複数の担当者でチェックするよう体制を整えましょう。
月初の請求書発行業務では、誰が最初に請求書を作成し、次に誰がその請求書をチェックするのか、事前に打ち合わせをして共有します。この場合、最終チェックを完了した旨を、請求書の送付者に伝えることが定説です。最終チェックをした人からの連絡がなければ、請求書は送付しないように仕組み作りをするとよいでしょう。
チェックリストを作成し共有する
月初の請求書発行業務では、その業務に関わる担当者全員で1つのチェックリストを作成し、共有することをおすすめします。
チェックリストには、請求書を送付する取引先が全件記載され、請求書の送付者が誰で、いくらの金額になるかが明示してあると万全です。また、そのチェックリストは、関係者全員が参照でき、誰が記載しても最新の情報になるようツールの選択も慎重にしましょう。
請求書サービスを導入し自動化する
人手による間違いを無くすには、請求書サービスを導入し自動化する方法があります。請求書発行サービスは、請求書発行に伴う間違いを防ぐ機能を持たせたものもあり、作業効率の大幅にアップが見込めます。
ただし、それらのサービスは出費を伴うため費用対効果を検討する必要があり、自社の業務とマッチしているか確認をすることが大切です。自社の請求書発行業務の改善が進まず、請求書の間違いにより取引先への影響が懸念される場合は、クラウドを利用した請求書サービスの導入も選択肢の1つとすることをおすすめします。
まとめ
ここでは、請求書に間違いの事例や、間違いが発生する原因、そしてその対処法を解説しました。そもそも請求書に間違いは許されません。万が一、請求書に間違いがあった場合、早急に対応し正しい金額で入金されるように取引先に連絡します。その際、詫び状を添えることが、ビジネスマナーとして大切です。
また、請求書発行業務において、同じミスを繰り返さないようチェック体制をさらに強化することや、状況によっては、請求書アプリを導入し作業効率化を図ることをおすすめします。
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