こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
近年、さまざまな業界でAI（人口知能）の活用が見いだされる中、コールセンター業務においても、自動応答や音声認識、顧客管理や分析などにAIの活用が進んでいます。
サブスクリプションで提供されるAIサービスでは、サービスの多様化や、顧客ごとに契約内容や請求金額が異なるという実情から、特に売上計上や前受金管理に悩まされることになります。
今回は、このAIサービスをコールセンター向けに提供する企業の経理担当者に話をお聞きしました。
内部統制を意識したシステム化という視点から、こちらの企業が抱えるお悩みをいかに解決していけるかを検証していきたいと思います。
目次
請求が複雑なサブスクリプションビジネスの売上計上の課題
今回、インタビューをさせていただいたコールセンター向けAIサービスの提供企業では、主にサービスや金額体系での問題、業務で使用するツールの状況において課題を感じているようです。
サービスや金額体系の個別性と正確な売上計上の処理
営業時の見積りは個別対応が多く、またその月額利用料が従量課金制であったり、その一方で年間分で入金されるケースが一部あるなど、変則的です。
そのため、売上計上する数値の確認や前受金管理に手間のかかる業務フローとなっています。
社内ではプロジェクトごとの管理会計のニーズがあり、正確な売上計上とその管理が課題です。
内部統制の品質が担保される仕組みとシステム
契約から請求、入金後の経理処理までの過程で、複数のツールやシステムを介在させているため、適正に情報が経理まで流れているか、また、その中で承認フローや情報改ざんなどのリスクがないかなど、内部統制の視点での課題もあります。
経理担当者への業務量とスケジュール管理
通常業務に加え、複数のシステムから情報が流れてくるために経理側では確認作業が発生します。
売掛金の回収状況、請求額と会計上の売上の照合、前受金の振替額の管理など、その多くは経理担当者がシステム外でデータを二次加工して照合します。
これらの負荷軽減や業務管理も改善したいと考えています。
現行の契約・請求から売上計上までの流れ
今回インタビューした企業では、契約の時点での注文管理は営業支援システムで行い、その後、請求書発行システムから請求書を発行しています。
その後、経理担当者が発生ベースで売上を分割計上します。
入金情報や売掛金・前受金管理のエクセルの情報をもとに必要な振替えの仕訳処理を行い、最終的にその数値の照合作業もエクセルなどのツールで実施しています。
これらの確認作業にもやはり、かなりの時間を費やしている状況です。
サブスクリプションにおける売上計上をシステムで解決しよう
これらの課題に解決には、既存の業務フローや各システムを見直すことがまず第一です。
特に、内部統制を実現するには、システムの活用がキーになります。
内部統制しやすい会計システムの利用
会計システムには承認機能やロック機能（改ざん防止）に強いものや、プロジェクト管理とその原価管理や顧客別管理、予算実績対比の機能を併せ持つものがあります。
自社のニーズに応じた機能をもつ会計システムへの移行も選択肢のひとつです。
既存の各システム間の連携や照合作業をシステム化
各システムから後工程のシステムに流れる情報をシステムやRPAなどの連携ツールなどを用いて人の手が入らないようにすることで、情報が適正に流れるような仕組みづくりを行う方策もあります。
照合作業でも手作業の工程を極力減らすことで、ミス防止にもつながります。
現行の各システムの機能がまとまったシステムへ一本化
他部署も巻き込んでの業務改善が可能であれば、現行の目的別のシステムのすべての機能を備えたシステムの導入を検討するのはいかがでしょうか。
最近では業界特化型の契約・注文管理・請求書発行の機能、会計用データの生成などの自動化機能を兼ね備えたシステムもあり、情報を包括的に管理できます。
タスクや業務管理ツールの活用で負荷を軽減
大きなシステムの導入ではなくても、定型業務のタスク優先度や期限の近い順ものなど、アラート通知されるようなシステムを利用するのも、経理担当者の助けになります。
内部統制も意識して売上計上の品質を改善しよう！
このように、内部統制を意識して売上計上の品質を向上させるためには、システム化の検討が必須です。
既存の業務フローや細分化されたシステムを見直し、今までは時間を費やすのが普通になっていた業務の負荷の課題にもシステム活用は役立ちます。
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