もうエクセルでは限界！面倒な年払い契約の前受金管理を解決するためには？

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

サブスクリブションモデルとは、顧客が利用した期間に応じて支払いをするビジネスモデルです。「月額制」や「年額制」などの料金設定がこのモデルです。

安定したビジネスモデルではありますが、継続課金に特有の年払い契約などは、契約から会計業務までの業務負荷が増え、ミスなども発生しがちになります。特に売上計上や前受金管理の経理処理には注意が必要です。

この記事では、リハビリを支援するSaaSを提供する企業へのインタビューをもとに、前受金管理など会計業務のお悩みのポイントと、システムを活用した解決策をご紹介します。

年払い契約での会計業務は前受金管理が悩みの種！

今回インタビューした企業は、介護施設などにリハビリを支援するSaaSを提供するサブスクリプション事業を展開しています。
営業担当者が契約管理（新規・解約・変更）と請求書発行を行い、経理担当者1人が入金処理や売上計上などの会計処理を行っています。

継続課金に特有の期間契約（年払いなど）は、資金回収が早くなるなどメリットはありますが、デメリットもあります。
特に、売上計上や前受金管理など会計処理の仕組みをきちんと設計しないと業務負荷がとても大きなものになります。

年払い契約は、資金回収を安全に早くできる大きなメリットがあり、この企業は、今後も年払いを優先して、顧客に提案する方針です。
そのため、年払い契約の会計処理を正確に効率的に行える仕組みを導入することが重要になります。

この企業では、年払いを含め、売上計上や前受金消化などの経理処理は、経理担当者1名で業務をこなしています。
営業担当者から契約書や請求書の控えをもらうことで経理処理を行っています。

月額払いは、基本的に請求月＝売上計上月ですので、営業担当者から請求書の控えをもらうと売上計上などの経理処理は比較的にシンプルです。前払いや後払いの場合には、それぞれ売上計上月が1ヶ月前後します。

しかし、年払い場合は、営業担当者から受け取った請求書と契約書の控えをもとに、契約毎に契約期間、月額、年額、請求月、支払い条件などをエクセルで台帳管理しています。

現状は、請求書の控えとエクセルの管理台帳を税理士に送付し、売上計上漏れなど税務上の問題が無いか確認をお願いしています。

しかし、営業担当者からの契約書の送付が漏れて、売上計上の遅延や漏れが発生する可能性などを指摘されています。

また、売上計上月の間違いを防ぐため、契約開始日を翌月1日にしていますが、実質的に無料期間が発生していることで、収益認識のズレが発生する可能性があります。

この企業のような課題を抱えている場合は、まず、年払い契約の請求は、契約期間の最初の月に行うことを徹底することが一番重要です。最初の月に請求することで、今後の定期的な請求書送付を自動化できるサブスクリプション請求書発行ツールをより有効に活用することができます。

請求書の作成時に、売上計上月や支払期日を設定することで、売上計上を自動化し、毎月の前受金や売掛金を自動的に集計することができます。実際の請求額が支払期日まに着金しなかった場合、未入金の一覧から素早く督促することで、支払期日を過ぎた売掛金を早期回収が可能となります。

継続課金は、基本的に毎月同じ金額で売上計上されます。計上月と計上額を一覧で表示することで、計上月のズレや計上漏れを発見しやすくなります。計上月のズレは、前受金消化の金額にも影響しますので、ズレや漏れの早期発見が大切です。

私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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