こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
クラウド型のサービスを提供するSaaS企業の中でも、サブスクリプションビジネスを展開する企業が増えてきています。以前からSaaSサービスを提供している企業では特に、「既存のサービス」に「SaaSサービス」を組み合わせて様々なタイプのビジネスを展開しはじめています。
しかし既存の売り切りモデルのサービスと、サブスクリプションモデルのSaaSサービスを組み合わることで、請求書を発行するバックオフィスでは新たなお悩みも増えています。
この記事では、実際にサブスクリプションモデルのSaaSサービスと売り切りモデルのサービスを提供している企業へのインタビューでみえてきた、請求書発行の際のお悩みと、どのようなシステムを利用することで改善できるのかをお届けします。
目次
SaaSと広告制作における請求書発行のお悩み
今回インタビューした企業は、SaaSと広告制作による2本柱でビジネスを展開しています。広告業界のプロジェクト管理SaaSを毎月定額の課金体系で提供し（Vertical SaaSモデル）、また、制作物に応じて都度見積りする受託サービスも提供しています。経理担当者1人で、約100社の顧客に請求書の発行をしています。
この企業では請求書発行フローについて以下のお悩みがありました。
- SaaSと広告制作で請求書の発行タイミングが異なり、広告制作では請求書とともに検収書を同封しているため、請求書発行業務が複雑になっている。
- 請求書の発行枚数が増えたときに、請求書の郵送やメール添付に、いまよりも時間がかかってしまう。
現行の請求書発行業務の流れ
SaaSビジネスと広告制作ビジネスとでは請求書発行タイミングが異なり、請求書の発行フローに違いがあります。
SaaSビジネスでは、毎月定額の利用金額を前払いで受領しているため、次回の契約自動更新日までに請求書を発行するフローになっています。追加オプション受注やプラン変更があった際は、その都度、個別に請求書を発行しています。
一方で、広告制作ビジネスに関しては、制作が完了し、制作物の納品後に請求書を発行する流れになりますので、SaaSビジネスと比べるとフローが複雑です。具体的には、制作→納品→請求書発行（検収書同封）→検収書受領→売上計上という流れに沿って、請求書を送付します。検収書には、取引先コードなどの自社独自の情報を印字しているため、帳票システムをカスタマイズして検収書を作成しています。また、郵送コストを削減するため、請求書と検収書を同封して送付するフローを構築しています。
SasSビジネスと広告制作ビジネスのどちらも請求書は、顧客の要望に合わせて、以下のどちらかで発行しています。
- 紙の請求書を郵送
- PDFファイルをメール添付
現在は、請求書の発行枚数が、毎月100通を超え始めているので、経理担当者が毎月1営業日ほどかけて、請求書の金額を確認し、郵送業務（印刷、封入、投函）またはメール送付業務を行っている状況です。
請求書発行業務の改善案
この企業の請求業務では、主に、請求書発行フローの複雑さ、社内業務の属人化、手作業の量が課題となっていました。そのため、次のような方法で請求書発行業務を変えて改善していくことが大事であると思います。
- 請求書発行フローを単純化して作業効率アップ
- 請求書発行フローを明文化して属人化を解消
- 請求書発行を自動化して抜本的に解決
請求書発行フローを単純化して作業効率アップ
請求書発行のフローが複雑になればなるほど作業効率が悪くなっていきます。そのため、次のような方法で、フローを単純化することで作業効率を改善していきましょう。
- 請求書や検収書には自社独自の取引コードなどを表示せずに、必要最低限の書式にする
- SaaSビジネスの追加オプションやプラン変更の請求は締日を決めて、その締日に請求書をまとめて作成するフローにする
- 広告制作ビジネスの請求もキャッシュフローに問題なければ、請求書作成日を設けて、まとめて作成する
請求書発行フローを明文化して属人化を解消
請求書発行を1人で行っているときには問題になりづらいですが、請求書の発行枚数が増えて複数人で行うようになった場合に、突然、引き継ぎなどの問題が顕在化します。以下のような方法で、請求書発行フローを明文化することで属人化をなくしていきましょう。
- SaaSビジネスと広告制作ビジネスの請求書発行タイミングなどの請求書発行フローを明文化して、社内の複数人で対応できるようにする
- 社外に請求書発行業務をアウトソースする
請求書発行を自動化して抜本的に解決
請求書の数が増えていくと、手作業による請求書の発行が追いつかなくなります。そうなる前に、自動化できる請求書発行のシステムを検討してみましょう。
- 紙の請求書の郵送業務は、印刷や封入に時間がかかるため、印刷・封入・郵送を自動化できるシステムを検討する
- 請求書のメール添付による送付は、1社ずつメールしていると時間がかかるため、一括してメール送付できるシステムを検討する
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