こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
DXとはデジタルトランスフォーメーションのことです。目的はIT技術の活用による競争力の向上にあります。2021年現在、DXは世界的なトレンドとなっており、先進的な企業の中にはDXの進展によって大きな成長を遂げるケースも少なくありません。
この流れは製造業にも波及しており、各企業にとって変化への対応が喫緊の課題です。例えば、インダストリー4.0やスマートファクトリーといった言葉は製造業におけるDXを象徴するキーワードといえます。そのような中、保守・メンテナンスサービスも大きく変化しています。とりわけ保守契約は複雑になりがちで請求書発行業務は経理担当者を悩ませるものとなっています。
本記事では製造業のDX化をテーマにして保守・メンテナンスサービスの請求書発行をシステム化するメリットについて解説します。
製造業における保守・メンテナンスサービス
保守契約には月額契約・継続契約があり、他にもスポット的に発生する追加保守も存在します。このため、請求書の発行業務は複雑になりがちでした。しかも、近年では新型コロナウイルスの影響が大きく非対面・非接触や無人化・自動化が製造業でも新たな潮流となっています。この結果、保守・メンテナンスサービスにも新たな価値提供が求められるようになり、多様なニーズに対応すべくサービスは複雑化する一方です。請求内容も毎月一定額の請求であったり、半年分や一年分をまとめて請求するなど千差万別です。
経理担当者はこれらの条件を全て把握して請求書を正確に発行しなければなりません。エクセルやワードを使っての手作業ではすぐに限界が見えてしまいます。そうだとすれば、保守・メンテナンスサービスの請求書発行業務のシステム化は多くの企業にとって対応すべき課題といえます。
請求書発行システムの導入
上記のような課題を解決するために有効なのが請求書発行システムの導入です。導入のメリットとしては次の3つがあります。
第一にフォーマットの利用による請求書作成の効率化です。あらかじめフォーマットがシステム上に多数用意されているので、必要事項を入力するだけで見栄えのよい請求書が作成されます。また、過去に入力されたデータが記録され次回以降の入力時に自動で表示されるので、入力の手間を省けます。請求内容が一定額を毎月請求する形であれば事前に設定しておくことで自動的に請求書が発行・送付されます。
第二に顧客ごとの柔軟な対応が可能となることです。例えば、請求書を月末に送ってほしい顧客もいれば、月初に送って欲しい顧客もいるでしょう。請求書も紙かデータかを選べればサービスの選択肢が広がります。
第三に請求書発送作業を簡便化できることです。請求書発行システムを利用すると郵送代行サービスを活用できます。印刷して封筒に封入する作業は非常に煩雑です。送付ミスを避けるための確認作業まで考えると、代行作業のコストがかかったとしても利用する価値はあるでしょう。手作業に頼っていると必ずミスが出ます。請求書の間違いは会社の信用にも関わるので絶対に避けなければなりません。
まとめ
請求書発行をシステム化することによって煩雑な作業を大幅に削減できます。これまでエクセルやワードで作成し、請求書を手作業で送付していた作業が大幅に効率化されるのです。顧客数が増えて請求書発行のボリュームが増加した場合には活用を検討するべきでしょう。
たしかにシステム導入に伴うコストがかかるのは事実ですが、それを補って余りある効果が期待されます。本稿が検討材料のひとつとなれば幸いです。
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