こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
今回ご紹介するインターネット広告代理店企業は、顧客から前受で代金を受領し、収益認識基準で売上を計上するという処理を行っています。このような企業では、前受金管理業務の効率向上がバックオフィスにおける最優先課題となります。
前受金の管理は、企業の業績において最も重要な売上の計上に直結するため、適切で正確またスピーディーな処理が求められます。しかし、案件や媒体ごとに異なる前受の期間を管理し、また毎月変動する収益を計上するのは手間のかかる業務です。案件数が増えれば増えるほど、負荷も増えていくため、前受金管理業務がボトルネックとなってしまうかもしれません。
この記事では、インターネット広告代理店企業へのインタビューで見えてきた前受金管理業務の課題と、改善策についてご紹介してまいります。
目次
前受金管理業務の現状
今回インタビューした企業では、顧客から前受で入金を受け、預り金として計上します。その後、収益認識基準で売上を計上し、預り金を取り崩すという処理が行われています。顧客数は数百社あり、案件数も数百件にのぼります。
また、運用代行費の請求も行っているため、毎月計上する売上の費用は変動します。例えば、7月分の広告費と5月の運用代行費を6月末までに請求する、というような処理になります。
この企業ではこのデータを販売管理ソフトと会計システム、スプレッドシートの3つのツールを組み合わせることによって管理しています。
前受金管理業務の課題
情報の一元管理
この企業では案件ごとの情報は案件管理システムで管理され、請求書発行・入金消込は会計管理システムで管理されています。異なるシステムの情報とスプレッドシートを組み合わせて管理しているため、前受金の管理業務が煩雑なものになっています。
また現在、数百件の案件がありますが、さらに案件が増えれば、前受金管理はより大きな負荷となります。
リアルタイムで案件ごと・顧客ごとの収支管理をすることは、経営戦略や営業方針の策定のためにも重要です。
毎月の請求書発行業務
こちらの企業では、請求書の変更が多いため、一括で請求書データを変更したいと考えています。
案件情報と請求情報を紐づけた上で、毎月変動する請求額を請求書に反映するという業務が負担となっているからです。
また、案件管理システム・会計システム・スプレッドシートという3つのツールを横断して前受金管理を行うことは、ミスやエラーが発生するリスクを高めてしまいます。案件情報がうまく反映されなかったり、スプレッドシートの操作の際にヒューマンエラーが発生してしまうかもしれません。一度、ミスが発生すれば、手戻り・修正の作業が発生します。場合によっては顧客の信用を失うことにもなりかねません。
前受金管理業務の課題を解決するには
前受金管理システムを利用する
上記の課題を解決するには、前受金の管理を自動化できる前受金管理システムを利用するという方法があります。前受金を請求情報と同時に管理できるシステムを用いることで、前受金管理業務の負荷を軽減します。
このようなシステムを活用すると、請求項目ごとに計上月や分割期間を設定し、毎月の前受金や売掛金を自動的に集計できます。そのため、別途スプレッドシートで前受金を管理したり、複数のシステムの情報を手作業で集約するという手間を削減できます。
案件ごとの前受金残高がリアルタイムにわかるシステムを利用する
前受金管理システムを使うことで顧客ごと・サービスごとの集計や分析も可能になります。
こういったシステムを利用すると、顧客別の前受金残高・売掛金残高などの資料を自動で作成できるので、決算の際、監査対応や税務申告資料作成にも活用できます。決算業務の効率化、早期化にも有効です。
また、案件ごとの数値をいつでも明確に示すことができるので、売上予測や資金繰り、経営戦略の策定にも役立てることができるでしょう。
請求書を間違いなく一括で変更できる請求書発行システムを利用する
サブスクリプション型ビジネスに対応した請求自動化システムを利用することで、定期的な請求書を自動作成し、一括でデータを変更できます。請求業務を自動化できるシステムを導入しておけば、将来的に事業が成長し請求書の枚数が大幅に増えても、請求書発行にかかる時間や手間を抑えられます。
またシステムを導入することで、スプレッドシートを手作業で更新することによるミスや請求漏れを防ぐことができます。データベースを活用することで過去の請求内容を参照することも容易になります。
請求管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。 請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
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