2024年1月から対応が必要なことは？改正電子帳簿保存法をわかりやすく解説

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

2024年1月から施行される改正電子帳簿保存法への準備は進んでいるでしょうか？

従来の紙ベースの帳簿をデジタル化し、経済活動の効率化を図る電子帳簿保存法は、あらゆる規模の日本国内企業に影響を及ぼします。

この記事では、改正電子帳簿保存法についてわかりやすく解説します。経理業務の効率化と透明性向上のために、今、知っておくべきことを確認しておきましょう。

電子帳簿保存法とは？

はじめに、電子帳簿保存法の基本的な定義と目的について解説します。

電子帳簿保存法の目的と意義

電子帳簿保存法は、企業の経理書類のデジタル化を推進し、経済活動の効率化を図る法律です。

この法律は、従来の紙ベースの帳簿や関連書類を電子形式で保存することを認め、管理の簡素化やコスト削減を可能にします。

また、リアルタイムでのデータへのアクセスや、リモートワークの容易化にも寄与し、企業の柔軟な業務運営を支援します。

電子帳簿保存法の適用対象者と対象書類

電子帳簿保存法の適用対象は、日本国内で事業を運営する全ての企業です。これには個人事業主から大企業まで幅広い範囲の事業体が含まれます。

法律の対象となる書類は、財務諸表、契約書、請求書、領収書など、事業に関連するほぼ全ての帳簿や文書です。

これらの書類は、紙形式での保存に代わり、電子形式での保存が許可されています。また、法人税法や消費税法など、税法上の保存が義務付けられている帳簿書類が主な対象です。

電子帳簿保存法改正の歴史

電子帳簿保存法の改正の歴史は、下表のとおりです。

電子帳簿保存法の3つの主要区分

電子帳簿保存法は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データの保存」の3つの区分に分かれています。ここでは、3つの区分の特徴を詳しく見ていきます。

電子帳簿等保存

「電子帳簿等保存」とは、元から電子形式で生成される帳簿や書類（会計ソフトによって作成される仕訳帳や決算書など）を電子形式のまま保存する方法です。

この保存方法は、データの迅速な取得、分析、処理が可能となり、時間とコストの節約に大きく寄与します。

また、電子形式での保存により、データの検索性や整理が容易となり、効率的なデータ管理が実現されます。

スキャナ保存

「スキャナ保存」とは、紙文書をスキャナ等でデジタル化し、その電子データを保存する方法です。ここで重要なのは、スキャンされる書類が読みやすく、情報が正確に反映されていることです。

また、スキャナ保存された文書は、改ざんから守られ、必要に応じて容易にアクセスできるように管理されなければなりません。

この方法は、物理的な書類の保存スペースを減らし、書類の保管と取り扱いの効率化を実現します。

電子取引データの保存

「電子取引データの保存」とは、電子メールやオンラインシステムを通じて行われる取引に関連するデータ（注文書、契約書、請求書など）を電子形式で保存することです。

この方法は、特にビジネス取引がデジタル化されている現代において、取引記録の透明性と整合性を保ちながら、効率的なデータ管理を可能にします。

この保存方法は、データの正確性を確保し、必要な場合に迅速にアクセスできるようなシステムが求められます。

電子帳簿保存法の適用条件と要件

ここでは、法律に準拠したデータ保存を実現するための適用条件と要件について説明します。

真実性と可視性の確保

電子帳簿保存法では、保存されたデータの真実性と可視性の確保が最も重要な要件です。これは、データが正確であり、いつでもアクセスして閲覧できる状態に保たれることを意味します。

企業は、電子データが元の文書の内容と完全に一致すること、および改ざんや破損から守られていることを確実にする必要があります。

電子データの保存方法と要件

電子データの保存方法は、複数の要件を満たす必要があります。これには、データの検索性、整合性、長期間の保存、および必要に応じたアクセスの可能性が含まれます。

電子データは、適切なフォーマットで保存され、障害やデータ損失から保護される必要があります。

書類のスキャン保存における基準

スキャン保存においては、原則として原文書の忠実な複製が求められます。これは、スキャンされた文書が原文書の詳細を正確に反映していることを意味します。

解像度や色調、サイズなどの特性は、原文書の内容を正確に表示できるレベルでなければなりません。また、スキャンされたデータには適切なタイムスタンプを付け、改ざんがされていないことを保証する必要があります。

改正電子帳簿保存法とは

2022年の改正により電子帳簿保存法にはいくつかの重要な変更が加えられました。ここからは、改正による制度の変更点について解説します。

2022年の改正内容（2024年1月施行）

2022年に改正され、2024年1月から施行される電子帳簿保存法の変更内容は、以下のとおりです。

事前承認制度の廃止

電子帳簿保存制度を利用するためには税務署への事前承認が必要でしたが、これが廃止され、企業はより柔軟に電子帳簿保存制度を導入できるようになります。

タイムスタンプ要件の緩和

スキャナ保存された文書には、スキャン時にタイムスタンプを付ける必要がありましたが、この要件が緩和され、以下の条件下でタイムスタンプが不要になります。

• 通常の事務処理期間（最長2カ月と7日）以内に保存した場合
• 訂正や修正した場合に履歴が残るシステム、もしくは修正や訂正が行えないシステムを利用してスキャンした場合

検索機能要件の緩和

設定すべき検索機能要件が、電子帳簿・電子書類の種類によって異なるほか、範囲指定検索や組み合わせ検索への対応など厳格な要件でした。

改正後は要件が緩和され、検索機能要件は「取引年月日・取引金額・取引先」の3点のみになります。また、税務調査時ダウンロード要求に応じられる場合は、範囲指定検索や組み合わせ検索の機能が不要です。

スキャナ保存要件の緩和

国税関係書類に係るスキャナ保存要件については、下表のとおり緩和されます。

スキャナ保存する場合の要件は、書類の性格により異なります。

• 重要書類：請求書や納品書といった資金やモノの流れの証拠となる書類
• 一般書類：見積書や注文書といったまだ取引が確定していない書類

上表の改正点は以下のとおりです。

• 解像度、階調情報の保存が廃止
• 大きさ情報の保存が廃止
• 入力者等情報の確認が廃止
• スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持が重要書類に限定

電子取引データの保存義務化

企業は電子取引に関する全てのデータを電子形式で保存し、必要に応じて提供できるようにしなければなりません。これは、取引の透明性と追跡可能性を高め、データの整合性を保つための重要なポイントです。

罰則の強化

改正後は、電子帳簿保存法に違反した場合の罰則が強化されます。企業は法律に準拠した文書管理をより真剣に捉えることが求められ、コンプライアンスの重要性が高まります。

宥恕措置と2024年1月からの新たな猶予措置

改正電子帳簿保存法では、注目すべき二つの措置が設けられています。一つは2023年末までの宥恕措置、もう一つは2024年1月から始まる新たな猶予措置です。

宥恕措置（2023年末まで）

2023年末までの期間中、企業は従来の方法で電子取引データを保存することが許可されています。これには紙媒体での保存や、既存の電子的保存方法が含まれます。

この宥恕措置の目的は、企業が新しい要件に準拠するためのシステムを導入し、適切な社内プロセスを確立するための時間を確保することです。ただし、この宥恕措置は税務署が「電子保存が困難である」と認めた場合に限られています。

新たな猶予措置（2024年1月から）

2024年1月からは以下の要件を満たす場合に、書面保存を認める新たな猶予措置が実施されます。

• 税務署長に「相当の理由」があると認められること
• 税務調査時に要求されたデータのダウンロードが提示できること
• 税務調査時に要求された書面の提示または提出ができること

税務署が認める「相当の理由」の内容は、現時点で明示されていないため、今後情報を確認していく必要があります。

電子帳簿保存法に準じたシステムの導入

電子帳簿保存法に準拠するために必要なシステムの導入と、メリットや考慮すべきポイントについて解説します。

システム導入のメリット

電子帳簿保存法に準じたシステムを導入することには、多くのメリットがあります。最も顕著なのは、データの整理、アクセス、および管理の効率化です。

電子化されたデータは容易に検索でき、物理的な保管スペースを必要としません。また、データのバックアップと復元が容易になるため、災害やデータ損失のリスクを軽減できます。さらに、ペーパーレス化により環境への影響が減少し、SDGsへの貢献にも繋がります。

システム導入における注意点

システム導入には、いくつかの重要な注意点があります。まず、導入するシステムが電子帳簿保存法の要件を満たしていることを確認する必要があります。

これには、データのセキュリティ、真実性、整合性、および検索機能が含まれます。また、システム導入は初期コストがかかるため、費用対効果を考慮することが重要です。

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電子帳簿保存法に対応する際の具体的なステップ

電子帳簿保存法の要件に対応するための具体的なステップと、それぞれのステップにおけるチェックポイントを提示します。

社内ルールの整備と周知

電子帳簿保存法に準拠したシステムを導入する際、まず重要なのは社内ルールの整備です。社内ルールには、電子保存に関するポリシー、データの取り扱い規定、および関連するプロセスの明確化が必要です。

ルールを作成したら、それを従業員に周知し、理解を深めるためのトレーニングを実施することが重要です。

電子化する書類の整理と管理

電子化する書類を選定し、法律で定められた要件に準拠しているか確認する必要があります。これには、書類の種類、保存期間、およびアクセス権限の確立が含まれます。

電子化された書類は適切に分類され、必要に応じて簡単にアクセスできるように管理しなければなりません。

電子データ管理のセキュリティ対策

電子帳簿のデータは、不正アクセスやデータ漏洩から保護するために適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。これには、アクセス管理、暗号化、バックアップ戦略、および定期的なセキュリティチェックが含まれます。

また、万が一のデータ漏洩やシステム障害に備えた対応計画も策定することが重要です。

まとめ

電子帳簿保存法の改正は、企業にとって負担になるかもしれませんが、業務の効率化と透明性の向上を実現する大きな機会です。

企業は適切なシステムの導入と社内ルールの整備を通じて、法的要件に準拠すると同時に、経営の効率性を高めることができます。

デジタル時代の進展に伴い、企業は常に進化する技術と法規制に適応し続ける必要があり、今後の企業経営には必ずプラス方向に進んでいくでしょう。

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