こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
政府が掲げるIT化推進の一環により、電子請求書が普及し始めています。
本記事では、電子請求書とはどのようなものであるかに加え、電子請求書を導入することによるメリットの概況について詳しく説明いたします。
電子請求書とは?
「電子請求書」とは、従来の紙媒体に印刷していた請求書をPDFなどにデータ化したものであり、企業においては業務効率化を促し、コストの削減につながる効果があります。また、請求書のPDFデータをEメールに添付して送ることが可能です。これにより、取引先は自社で管理できるため、取引先にとっても、紛失や破損のリスクが減るというメリットがあります。
加えて、取引先が所定のオンラインサービスにアクセスして、いつでも目的の電子請求書をダウンロードすることが可能になります。
請求書の電子化の種類
ここからは請求書の電子化の種類について紹介していきます。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法には、大きく3つに分けられる制度があります。
「電子帳簿保存制度」、「スキャナ保存制度」、「電子取引制度」です。それぞれの制度は、異なる保存対象を持っています。
「電子帳簿保存制度」は、自社でパソコンにより作成された帳簿を電子保存する場合に適用されます。例えば、仕訳帳や総勘定元帳を含む、固定資産台帳や売上帳等の帳簿を電子データで保存する場合に適用されます。
それに対して、「スキャナ保存制度」と「電子取引制度」は、商取引において作成する請求書、契約書、見積書等の書類を電子データで保存する場合に適用されます。この場合、自社で作成する書類だけでなく取引先から受領する書類も対象となります。
なお、「スキャナ保存制度」と「電子取引制度」は、自社で作成されたものと取引先から受領するものの両方が対象となるため、「電子帳簿保存制度」と比べると、対象となる書類が多いといえます。
「スキャナ保存制度」と「電子取引制度」
「スキャナ保存制度」と「電子取引制度」、2つの制度には違いがあります。保存する電子データが元々紙で作成されたものなのか、それとも電子データで作成されたものなのかによって区別されます。
「スキャナ保存制度」は、紙で受領した書類をスキャナで電子データに変換して保存する制度です。
一方「電子取引制度」は、書類を最初から電子データでやりとりしている場合に適用されます。
請求書の電子化
請求書の電子化において、保存方法によって適用される制度が異なることは、多くの人がご存知かもしれません。しかし、その制度が任意選択可能なものと義務的に適用されるものに分かれることが、業務上の負担や問題点につながるということを意識する必要があります。
例えば、「スキャナ保存制度」を利用している場合、紙の請求書をそのまま保存することもできますし、スキャンしてデータ化することもできます。しかし、電子的に請求書が送信された場合、電子取引制度に則った保存が義務的に課せられます。そのため、電子的請求書を紙に印刷して保存することはできません。このように区分があるため、適切な方法で保存することが大切です。
電子化した請求書を保存するには？
「電子取引制度」の内容
では、さらに詳しく「電子取引制度」について説明していきます。この制度では、所得税や法人税に関する書類の保存義務者が、書類のやり取りを電子データで行う場合、一定の要件を満たす必要があります。要件を満たした場合、取引情報に関するデータは必ず電子形式で保存しなければなりません。
ここでいう電子取引とは、請求書や注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などの文書を電子データでやり取りすることを指します。例えば、EDIやインターネット、電子メールを使って請求書を送受信する場合などが、電子取引制度の適用範囲となります。
電子化した請求書の保存
請求書や領収書に限らず、電子データのやりとりが普及した現代においては、一定の要件を満たした形でそのデータを保存することが必要不可欠です。例えば、電子メールに添付された請求書を保存する場合、その添付ファイルを保存しておく必要があります。また、Web上で購入した商品にの領収書がWebサイト上でのみ表示される場合には、PDFやスクリーンショットによる保存が必要となります。
このような電子データの保存場所については、最近ではクラウドサービスを利用している企業が増えてきており、クラウド上で保存することも認められています。
請求書の電子化の要件
改ざん防止のための措置をとる
取引先から送付された請求書の保存時に改ざんされることがあるため、改ざん防止の対策を行わなければならないとされています。取引先が提供する請求書は、重要なビジネス文書であり、誤った情報が記載されたり、改ざんされることは避けたいところです。
請求書の改ざんを防止する方法としては、以下のいずれかの対策が挙げられます。
- タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
- 取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
- 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
- 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う
請求書のタイムスタンプを付ける方法は、上記の①と②は請求書にタイムスタンプを付ける方法です。また、履歴が残る方法として③がありますが、これらのシステム的な取扱いは手間がかかるためハードルが高いと言えます。しかし、これらの方法は改ざんされることがないため信頼性が高いというメリットがあります。
一方、④は改ざん防止のために事務処理規程を定め、そのルールに沿って処理を行うことで請求書を守るという方法です。この方法は手間がかからず取り組みやすい点があります。
「日付・金額・取引先」で検索できるようにする
電子取引データは、日付・金額・取引先の3つの項目で検索できる必要があります。また、日付や金額による範囲指定や、2つ以上の項目で複合的に検索できることが望ましいとされています。ただし、このような専用のシステムを準備できる企業はまだ多くありません。
そのため、専用システムを導入していない企業でも、索引簿を作成することや規則的なファイル名を付けることで、簡易的な対応が可能となっています。たとえば、エクセルの表計算ソフトを利用して索引簿を作成し、エクセルの検索機能を用いることで検索を行うことができます。また、ファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能を利用することもできます。
例えば、2022年8月1日にA社から10,000円の請求があった場合、ファイル名を20220801_10000_A社」として保存しておくことができます。このようにすることで、日付や金額、取引先名などの情報を含むファイルを簡単に検索できるようになります。
請求書を電子化するメリット
ここからは請求書を電子化するメリットについて紹介していきます。
事務業務の省略化ができる
請求書発行業務は、一つ一つ手作業で行う必要がありましたが、最近では電子化によって業務の効率化が進んでいます。紙媒体を用いた印刷、封入、発送作業は時間とコストがかかるだけでなく、環境にとっても負荷が大きいため、クラウドサービスを利用することが増えています。
クラウドサービスによる請求書発行システムを利用すれば、会計システムとAPIで連携することで請求データを自動で取り込めます。また、指定した発行日に自動的に請求書を作成し、登録した取引先にデータを送信することもできます。これによって、請求書発行業務にかかる手間や時間を大幅に削減することができます。
内部統制の強化ができる
営業部門からの請求データを経理側で請求書として発行する際に起こり得る記載間違いを防止するため、システムによる管理が推奨されます。これにより、適切な請求書の発行が保証されます。また、過去の請求書発行の傾向を分析することができるため、架空請求書の発行を防止する統制上の効果があることが判明しています。
さらに、データの発行先を事前に登録することで、電子請求書が誤って他の取引先に渡ることを回避できます。
請求書の照会や再発行などの対応が速くなる
上場企業や規模の大きい会社との取引においては、月次決算早期化のために請求書の提出期限が数日以内に迫ることがあります。このような場合には、電子請求書が効果的です。電子請求書であれば、取引先に速やかに送信できるため、郵送よりも速い対応が可能になります。
また、請求書の訂正・再発行の際にも、債権データを修正すれば素早く電子請求書を発行することができます。これらの手続きは、システムでログ（経緯）として記録されますので、請求書の発行履歴を容易に追うことができます。
過去の請求書データをいつでも確認できる
ご依頼いただいたシステムには、請求書の電子化機能が備わっており、取引先や営業担当からの請求書の照会にも迅速に対応できます。
このシステムを利用することで、管理者はすべての請求書の内容を一括で確認でき、閲覧権限を持つ営業担当は直接システムにアクセスして必要な請求書をスムーズに取得することができます。
請求書を電子化するための準備
請求書の電子化には、発行者側に多くのメリットがあります。電子化によって、印刷、郵送、保存などの作業時間とコストが大幅に削減されるため、事務作業にかかる手間や費用が最小限に抑えられるでしょう。しかし、重要なことは、電子請求書を受領する側での負担を減らすことです。
請求書は紙でも郵送できる状態を維持する
「電子帳簿保存法」に適用されていない場合、電子請求書の受領者側でPDFデータを印刷して紙媒体の状態で保存することが求められます。しかし、全ての取引先がこの法律の適用を受けることは困難であり、紙媒体の請求書を必要とする取引先には紙媒体での請求書の郵送が必要です。
電子帳簿保存法に則った電子請求書を用意する
法的観点から見ると、取引先が電子帳簿保存法の適用を受ける可能性がある場合は、適用要件を満たす電子請求書の様式で発行する必要があります。例えば、電子メールに請求書のPDFファイルを添付して取引先に送信する場合は、電子請求書にタイムスタンプを付して発行することで、請求書を受領する側でタイムスタンプを取得する手間が省けます。
また、一定の要件を満たすクラウドサービスを利用して電子請求書を発行することで、電子データを改変できないシステムやクラウドサービスを利用していることが担保されます。そのため、受領した電子請求書をそのまま電子データとして保存することが認められます。
取引先に対して適切な周知活動を行う
請求書を紙から電子化することは、多くのビジネスにとって一般的な方法になっています。 しかし、当然ながらこれは発行者の利益のみになるわけではありません。事前に取引先に周知をしておくことで、信頼関係を維持しながら双方向の利益を生み出すことができます。
請求書電子化における発行者側と受領者側の注意点
ここでは請求書電子化における発行者側と受領者側の注意点について詳しく解説していきます。
発行者側の注意点
請求書を電子化する際に、取引先の了解を得ることは非常に重要です。というのも、受け入れ側の準備が必要だからです。例えば、システム環境を整えることや、ルールを整備することが必要になります。そのため、取引先との協調が必要となります。
実際には、電子請求書を受け入れる企業が増えてきています。しかし、中にはまだ紙請求書しか受け入れていない取引先も存在します。そのような場合、取引先の意思に反して無理やり電子請求書を送信することは問題があります。そのため、取引先からの許可を得ることが必要です。
万が一、取引先の了解が得られない場合には、引き続き紙によって発行せざるを得ないでしょう。
受領者側の注意点
受領者側としては、請求書の保存方法を考える上で、電子化された請求書と紙ベースの請求書が混在している状況を前提とする必要があります。しかしながら、全ての請求書を電子データとして一元的に管理することができれば、効率的であることは間違いありません。そのため、「スキャナ保存制度」を検討する余地が生まれます。
「スキャナ保存制度」を利用すると、請求書を紙で受領しても、電子データとして保存できるため、業務の効率化につながります。ただし、受領者は、電子保存の方法について、どの程度まで対応するかを検討する必要があります。
まとめ
新型コロナウイルス感染症の影響を受け、テレワークや時短勤務が推進され、オフィスにいる人の数が減少している今、多くの企業が自宅でも業務を遂行できる環境の整備に注力しています。このような状況の中、政府は「デジタル強靱化」を積極的に進め、2023年10月のインボイス制度導入も見据え、請求書や領収書のデジタル化、キャッシュレス化、税・社会保険手続きの電子化・自動化を促進しています。
今後も、デジタル化の推進は社会全体で加速していくことが予想されます。企業は、できる限り業務の定型化を積極的に合理化・効率化し、貴重な経営資源をより重要な業務に集中させることが求められています。
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