こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
前受金の管理は煩雑で、その管理水準次第で契約・債権および会計処理へと、多岐に渡る業務に影響を及ぼします。
もし顧客から多数の前受金を預かる事業を展開されているのであれば、できるかぎりシステムを利用して業務の非効率化を防ぐことが大切です。
取材対象企業の前受金管理業務の悩み
取材をさせていただいた企業は、IoTの導入コンサルティングサービス、Webメディアの運営、そして格安モバイルツールを提供しています。
同社の悩みは、かねてより顧客から収受する前受金の管理をエクセルで行っていることです。様々な契約体系を持つ顧客からの前受金を正しく管理することが難しくなってきており、正確に管理していきたいと考えています。
また、前受金の管理が十分にできていないことから、売上の計上も正確ではなくなってきていました。
現在の前受金管理業務の流れ
同社の前受金管理業務は、複雑な契約体系を持つ顧客と数百社に及ぶ法人顧客に始まり、自社の複数のシステムを経て、最終的にはエクセルで前受金を管理しています。
現在の前受金の状況
- 前受金を収受する顧客は個人および法人で、法人の顧客は数百社に及びます
- サービス内容によっては、何百件の契約を行っている大口顧客もあります
- 法人との契約では、サービス対価の1年分を前受することが多いです
- 前受金の残高管理、前受金の取り崩しはエクセルで管理しています
現在の管理業務の流れ
- 前受金にかかる契約管理は、自社システムを利用しています
- 顧客請求業務は、まず、自社の契約管理システムから、CSVデータをエクスポート（出力）して、これを別の請求書発行システムに登録しています。口座引落を選択する顧客もいます
- 入金消込はエクセルとシステムで行っています
改善案
同社が適切に前受金を管理するためには、システム面での改善と、業務運用の両面からの改善が検討されます。
まず、顧客の増加・契約変更に柔軟に対応できる前受金管理システムを利用することが大切です。
また、請求書発行から前受金管理、入金消込までを首尾一貫してまとめられるよう、一つのシステムに集約し、業務を効率的に運営する手順を構築しましょう。
システム面での改善を検討しよう
同社の課題は、契約管理システム、請求書発行システム、そして前受金を管理しているエクセルファイルのすべてが連携しておらず、CSVファイル等の中継によってデータを受け渡ししています。
顧客の契約は常に更新・変更あるいは解約によりステータスが常時変動していますので、契約情報もリアルタイムに連携していくことが必要です。
特に、会計処理にも関わる前受金の残高および取り崩しの管理は、エクセルファイルによっているため、データの喪失、改変等のリスクが高いことも問題でしょう。
会計に関わるデータは、システム化によりデータを安全に保持し、正確な計算ができる仕組み（API接続等）を早期に構築すべきです。
業務フロー面の改善を検討しよう
現状は、複数のシステムを利用しているため、これらの業務にかかる習熟度の維持の他、データを確実に次のシステムに連携させるためのタイミング、データが確実に移行したことをチェックする等の工数がかかっています。
これらの工数は、システム間を連携することでおおきく改善できるようになりますが、前受金のステータスそのものが正しく管理されているかどうかは、契約をしっかりと精査できていることが極めて重要です。
契約情報は営業担当者から債権管理担当者および経理担当者まで共有されているか、契約の変更等があった場合には、リアルタイムで契約情報がシステムで変更になっているか、関係者間で業務が雑然としていないかを、内部統制の観点から再設計することが望まれます。
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