こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
前受金の管理には、細かなプロセスが必要なので「効率よく正確な会計処理を行うにはどうしたらよいか」とお悩みを抱えている経理担当者も多いのではないでしょうか？
本記事では、複雑になりがちな前受金管理業務の課題を具体的に解説した上で、その課題の解決方法についてご紹介します。
目次
正確な前受金管理をするために必要な作業をピックアップ！
前受金を正しく管理するには、どのような作業が必要でしょうか。まず洗い出してみましょう。
- 顧客から受け取った現金（預金）を前受金に計上をする
- 受け取った前受金の契約案件は「都度案件」「継続案件」どちらなのか把握する
- 継続案件で複数月の前受金を受け取った場合、何ヶ月分に相当する金額なのか把握する
- 収益計上期日の到来分を売上計上し、前受金の消込をする
- 受け取った金額の範囲を越えた場合の請求には売掛金を計上する
- 契約満了になる継続案件がないか確認する
- 顧客別の前受金残高を集計し管理する
- 顧客別の毎月推移表を作成し管理をする
正確な前受金管理をするための課題とは
前受金を正確に管理するには、上記に列挙したように多くの作業工程を顧客別、案件別、期間別に管理しなければなりません。つまり前受金管理の課題は「複雑になりがちな会計処理を効率よく最適な方法」で正しく管理することです。
財務会計ソフトとエクセルを使った管理方法の特性と注意点
前受金を正確に管理するには、実際どのように管理すべきでしょうか。財務会計ソフトやエクセルを使った管理方法の特性や注意点をご紹介します。
財務会計ソフトを使った管理
財務会計ソフトでは勘定科目「前受金」に補助科目と取引先名を紐づけることができます。補助科目には細分化したい内容を登録します。さらに取引先名を顧客ごとに登録することで、補助科目や取引先ごとの残高や月別推移表などの一括集計管理が可能です。
ただし、補助科目や取引先名ごとの細分入力が必要です。入金処理時、消込処理時どちらにおいても細分入力をしなければならないので、顧客数が増えるほど作業負荷が大きくなります。
また金額の計上誤りや補助科目、取引先名の入力誤りをしてしまうと、正確な残高が把握できなくなってしまうので十分注意しなければなりません。
エクセル表を使った管理
エクセル表では顧客別や案件別、契約期間ごとに集計をしたり、企業ごとにオリジナルの要件を含めた情報を全て網羅して管理することが可能なので、経理担当者には強い味方です。しかし、自由に作表できるからこその落とし穴もあるので注意が必要です。担当者自身が管理に必要な細かな情報である顧客別や案件別、月別の入金金額、消込金額等を正しく把握したうえで作表することが必須です。必要情報を把握せずに作られた場合、管理情報が不足し、正しく管理することができない可能性もあります。このように担当者によって全く別の表ができてしまうというデメリットもあります。また顧客数が膨らんだり、対象契約期間が5年や10年など長い案件を管理する場合にはエクセル表の情報量が膨れ上がってしまい、管理がしにくい状態になることも考えられます。
業務の効率アップを目指しましょう
実質は財務会計ソフトとエクセル表の両方を使って管理している経理担当者が多いと思われます。顧客数が少ない場合には十分管理が可能でしょう。しかし前受金は契約期間が長期だったり、顧客数が増えるごとに管理が複雑になってくる科目のひとつです。顧客数が数百件、数千件にもなると上記の方法では作業工数が膨らみ、作業負荷が大きくなります。業務の効率化アップを図るには、前受金管理に特化したシステムを利用するのもひとつの方法です。複数のツールを使用することなく、正確に管理ができることが最大のメリットです。
まとめ
前受金は契約内容や期間、消込のタイミングなど、管理するにあたって複数のチェックポイントがあります。さらに顧客数が膨らむことによって複雑になり、ヒューマンエラーを起こしやすい科目のひとつです。その複雑さを一手に引き受け、解消してくれるのが「前受金管理に特化したシステム」です。効率よく正確に会計処理が行えるツールとして利用してみてはいかがでしょうか。
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