忙しい毎日の中で、「予定通りに進まない」「やるべきことを忘れてしまう」「時間が足りない」といった悩みを抱えていませんか？
仕事でも家事でも勉強でも、スケジュール管理が上手な人は余裕を持って取り組めているのに、なぜ自分だけが時間に追われてしまうのでしょうか。
実は、スケジュール管理が苦手な人には共通する課題があります。そして、その課題を解決する具体的なコツを実践することで、誰でも抜け漏れゼロの効率的なスケジュール管理ができるようになります。
この記事では、時間に追われがちな方に向けて、今すぐ実践できるスケジュール管理のコツを10個に厳選してご紹介します。
目次
スケジュール管理が苦手な人に共通する3つの課題
まずは、スケジュール管理がうまくいかない根本的な原因を理解しましょう。多くの人に共通する3つの課題を把握することで、改善すべきポイントが明確になります。
時間を見積もらずに予定を立てている
スケジュール管理が苦手な人の最大の特徴は、各タスクにかかる時間を正確に把握していないことです。「資料作成は1時間で終わるだろう」「掃除は30分あれば十分」といった曖昧な見積もりで予定を立てていませんか？
実際には、資料作成でデータを集めるのに思いのほか時間がかかったり、掃除中に整理整頓も始めてしまったりと、予想以上に時間を要するケースが多いものです。
時間の見積もりが甘いと、後の予定がすべて後ろ倒しになり、最終的に締切に間に合わなくなってしまいます。これが「時間に追われる」感覚を生む大きな原因となっています。
やるべきことを忘れてしまう
「あの会議の資料、まだ作ってない！」「子どもの学校行事の準備を忘れていた！」といった経験はありませんか？これは、やるべきことを頭の中だけで管理しようとしているために起こる問題です。
人間の記憶は非常に曖昧で、日常的に多くの情報にさらされている現代では、重要なタスクでも簡単に忘れてしまいます。特に、普段とは違う特別な予定や、期日が遠いタスクは忘れやすい傾向があります。
また、複数のプロジェクトを同時進行している場合、「あのタスクは別のプロジェクトのものだった」と混同してしまうことも少なくありません。
チーム内でスケジュールが共有されていない
個人のスケジュール管理は完璧でも、チーム内での情報共有ができていないために問題が発生するケースもあります。
たとえば、同僚に依頼した作業の進捗がわからず、自分の後続タスクが進められなかったり、チームメンバーの予定を把握せずに会議を設定して参加者が集まらなかったりといった状況です。
現代の仕事は一人で完結することは少なく、チームでの協力が不可欠です。個人の管理能力だけでなく、チーム全体でのスケジュール共有の仕組みが整っていないと、全体の効率が大幅に低下してしまいます。
スケジュール管理がうまくいかない原因は？
苦手な人に共通する課題と改善のヒントはこちらで詳しく解説しています！
【個人向け】抜け漏れゼロ！スケジュール管理の基本コツ7選
これらの課題を解決するための具体的なコツを、個人向けとチーム向けに分けてご紹介します。まずは個人でできる基本的な7つのコツから始めましょう。
まずは自分に合ったツールを選ぼう
スケジュール管理の第一歩は、自分に合ったツールを選ぶことです。「手帳派」「アプリ派」「PC派」など、人によって使いやすいツールは異なります。
手帳の特徴：
- 手で書くことで記憶に残りやすい
- いつでもサッと確認できる
- 自由度が高く、図やメモも書き込める
スマートフォンアプリの特徴：
- 外出先でも手軽に確認・編集できる
- リマインダー機能が充実
- 他のアプリとの連携が可能
PCツールの特徴：
- 大量の情報を管理しやすい
- 検索機能が使える
- チーム間での共有が簡単
最も重要なのは、継続して使えるツールを選ぶことです。高機能なツールでも、使い方が複雑で続かなければ意味がありません。まずは身近で使いやすいツールから始めて、慣れてきたら機能を追加していくのがおすすめです。
1日の予定をタスク単位でリスト化
「会議」「資料作成」といった大まかな予定ではなく、具体的なタスクに分解してリスト化することが重要です。
悪い例：
- 9:00-12:00 資料作成
良い例：
- 9:00-9:30 資料の構成を考える
- 9:30-10:30 データ収集
- 10:30-11:30 グラフ作成
- 11:30-12:00 文章作成・校正
タスクを細かく分解することで、作業の進捗が明確になり、「何をすべきか」が明確になります。また、途中で別の作業に切り替える必要が生じた際も、どこまで進んでいるかが一目でわかります。
各タスクにかかる時間をざっくり把握する
時間の見積もりを正確に行うためには、過去の実績を参考にすることが大切です。最初は難しいかもしれませんが、以下のような方法で徐々に精度を上げていきましょう。
時間見積もりの改善方法：
- 実際にかかった時間を記録する
- 見積もり時間と実際の時間を比較する
- 傾向を分析して次回に活かす
一般的に、慣れないタスクは見積もり時間の1.5〜2倍かかることが多いです。「バッファ（余裕時間）」を設けることで、予定通りに進められる確率が大幅に向上します。
スキマ時間を活かして作業効率を上げる
電車での移動時間、会議の合間、昼休みの一部など、1日の中には多くのスキマ時間があります。これらの時間を有効活用することで、メインの作業時間をより集中して使えるようになります。
スキマ時間に適したタスク：
- メールの返信
- 軽微な調べ物
- 翌日の予定確認
- 簡単な報告書作成
- 学習や読書
スキマ時間用のタスクリストを作成しておくと、急に時間が空いた時にも無駄なく活用できます。5分、10分、20分といった時間別にタスクを分類しておくとさらに効果的です。
予定は完了ごとに見直し・調整を
スケジュールは一度作成したら終わりではありません。タスクが完了するたびに、その後の予定を見直し、必要に応じて調整することが重要です。
予定より早く終了した場合は、後続のタスクを前倒しするか、休憩時間を作るかを判断します。逆に遅れた場合は、どのタスクを短縮するか、別の日に移すかを検討します。
この「こまめな調整」により、1日の終わりに「予定通りに進まなかった」という失敗感を避けることができます。
1日の終わりに翌日の予定を組む習慣をつける
その日の業務を終える前に、翌日の予定を確認・調整する習慣をつけましょう。これにより、翌朝から迷うことなく作業を開始できます。
翌日準備のチェックポイント：
- 明日の予定に変更はないか？
- 準備が必要な資料はあるか？
- 優先度の高いタスクは明確か？
- 移動時間や休憩時間は確保できているか？
この習慣により、朝一番から効率的にスタートでき、1日を通して余裕を持って過ごせるようになります。
リマインダーや通知機能を活用する
どんなに完璧なスケジュールを作成しても、それを確認し忘れては意味がありません。リマインダーや通知機能を積極的に活用しましょう。
効果的なリマインダー設定：
- 会議の10〜30分前に通知
- タスクの開始時刻に通知
- 1日の終わりに翌日の予定を通知
- 週の始めに週間予定を通知
ただし、通知が多すぎると逆効果になるため、本当に必要なもののみに限定することが大切です。
【チーム向け】スケジュール共有をスムーズにする3つのコツ
個人のスケジュール管理が身についたら、次はチーム全体での効率化を図りましょう。
週1回のチーム共有ミーティングを設ける
チーム全体のスケジュールを共有するために、週1回の定期ミーティングを設けることをおすすめします。毎週同じ曜日・時間に設定し、メンバー全員が参加できるようにします。
共有ミーティングの内容：
- 各メンバーの今週の重要なタスク
- 来週の予定と依頼事項
- 進捗が遅れているプロジェクトの確認
- チーム全体のスケジュール調整
短時間（15-30分程度）で効率的に行うことで、メンバーの負担を最小限に抑えながら、チーム全体の生産性を向上させることができます。
タスク依頼時には「納期バッファ」を設定
チームメンバーにタスクを依頼する際は、自分が本当に必要な日程よりも数日早めの納期を設定しましょう。これにより、予期せぬ遅れが発生しても、全体のスケジュールに影響を与えることを防げます。
納期バッファの設定例：
- 簡単なタスク：1-2日のバッファ
- 複雑なタスク：3-5日のバッファ
- 重要なプロジェクト：1週間のバッファ
バッファがあることで、依頼された側も余裕を持って作業に取り組めるため、結果的に作業の質も向上します。
進捗報告のタイミングをルール化する
プロジェクトの進捗を定期的に報告するタイミングを事前に決めておくことで、チーム全体の状況把握がスムーズになります。
進捗報告のルール例：
- 毎週金曜日の17時までに週報を提出
- 重要なマイルストーンの3日前に中間報告
- 問題が発生した場合は24時間以内に報告
ルールを明確にすることで、「いつ報告すべきか」という迷いがなくなり、チーム全体の情報共有がスムーズになります。
よくある質問（FAQ）
スケジュール管理に関してよく寄せられる質問にお答えします。
スケジュール管理が続かないのはなぜ？
スケジュール管理が続かない主な理由は以下の通りです：
1. 完璧を求めすぎている
最初から完璧なスケジュールを作ろうとすると、プレッシャーが大きくなり続かなくなります。まずは大まかな予定から始めて、徐々に詳細度を上げていきましょう。
2. 自分に合わないツールを使っている
高機能なツールでも、使い方が複雑だと続きません。シンプルで使いやすいツールから始めることが大切です。
3. 時間の見積もりが甘い
実際にかかる時間よりも短く見積もっていると、常に予定が遅れてしまい、挫折の原因になります。余裕を持った時間設定を心がけましょう。
Excelでも十分にスケジュール管理できますか？
Excelでもスケジュール管理は十分可能です。特に以下のような方におすすめです：
- PCでの作業が多い
- 自分でカスタマイズしたい
- 費用をかけたくない
- 複雑な計算や分析をしたい
ただし、外出先での確認・編集や、リマインダー機能については専用ツールの方が優れています。自分の働き方に合わせて選択しましょう。
無料で使えるおすすめのスケジュール管理ツールは？
無料で使える代表的なツールをご紹介します。
最も定番のスケジュール管理ツールです。シンプルで使いやすいため、初心者の方にもおすすめです。
- Googleアカウントがあれば無料で利用可能
- スマートフォンアプリとの同期も簡単
- 複数人でのスケジュール共有機能が充実
家族やチームでの予定共有に特化したスケジュール管理アプリです。プライベートと仕事を分けて管理したい人にも最適です。
- 複数人で1つのカレンダーを共有・共同編集できる
- コメント機能でスケジュールにメモや連絡事項を残せる
- カレンダーを複数作成し、用途別に使い分け可能
スケジュール管理以外にも多機能なツールです。一つのツールで様々な業務を管理したい方におすすめです。
- メモ、タスク管理、データベースなど多機能
- 自由度が高いカスタマイズが可能
- 個人利用なら無料で十分な機能
それぞれに特徴があるので、まずは試してみて自分に合うものを選びましょう。
スケジュール管理を効率化するなら「クロジカ」がおすすめ
クロジカスケジュール管理とは？
クロジカは、数名のチームから企業まで幅広く利用できるスケジュール管理ツールです。直感的な操作性と充実した機能により、多くの企業で導入されています。
主な機能と他ツールとの違い
クロジカには、スケジュール管理の効率化を支援する機能が搭載されています。
・見やすいカレンダー表示
月・週・日表示をワンクリックで切り替えられ、シンプルで見やすいインターフェースを実現。
・チーム全体の予定を一画面で管理
全メンバーの予定をまとめて確認でき、調整にかかる手間を大幅に削減します。
・視覚的なタスク進捗管理
プログレスバーで進捗状況を直感的に把握できます。
・多段階リマインダー
スマホプッシュ通知・メール・デスクトップ通知で予定の見落としを防止。
・会議調整・設備予約の重複防止
空き時間の自動抽出や会議室のリアルタイム予約状況確認により、ダブルブッキングを未然に防ぎます。
他のツールとの大きな違いは、日本企業のワークスタイルに最適化されている点です。初心者でも直感的に操作できる見やすいインターフェースを採用しており、複雑な設定を必要とせず、導入初日からスムーズに利用できます。
導入メリットと活用事例
クロジカを導入することで、チーム全体の生産性向上、スケジュール調整の時間短縮、抜け漏れの大幅減少、働き方改革の推進といったメリットが得られます。
活用事例
清水建設株式会社では、複数企業が参加するプロジェクトでのスケジュール共有がスムーズになり、調整時間が大幅に削減。操作しやすいUIも高く評価され、プロジェクト進行の円滑化に貢献しています。
▶︎導入事例を読む
まとめ｜自分に合った管理術とツールで、仕事の抜け漏れゼロに
スケジュール管理は、ビジネスパーソンにとって必須のスキルです。しかし、適切なコツを知らずに闇雲に取り組んでも、なかなか改善されません。
今回ご紹介した10のコツを実践することで、タスクの抜け漏れがゼロになり、時間に余裕が生まれるでしょう。さらに、チーム全体の生産性向上やストレス軽減、仕事の質向上といった効果も期待できます。
重要なのは、すべてを一度に実践しようとせず、まずは自分に合ったツールを選び、基本的なコツから始めることです。継続することで、必ず効果を実感できるはずです。
忙しい毎日を過ごす中で、「時間がない」「やることが多すぎる」と感じている方は、ぜひ今日から実践してみてください。適切なスケジュール管理により、もっと余裕のある充実した生活を送ることができるようになります。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
