こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
複数人でプロジェクトを進める場合、共有スケジュールアプリをうまく活用すれば、それぞれのスケジュールや作業進捗を共有でき、業務の効率化につながります。
今回は、複数人での作業において効率化を図れるスケジュール管理アプリや、効率化のポイントについてご紹介します。
目次
共有スケジュール管理アプリの選び方
ひとえにスケジュール管理アプリといっても、現在はさまざまな種類のアプリが提供されており、選ぶのも一苦労です。
スケジュールを共有する人数や目的に合わせた機能を考えながら、自分達に合ったアプリを選択しましょう。
複数人での共有機能の使いやすさで選ぶ
人数が多ければ多いほど、スケジュール共有機能の使いやすさは重要です。共有機能が充実していると、設定さえ間違いなくしておけば、手軽にスケジュールの追加や共有ができるため、業務の進行状況の確認や作業の割り振りも簡単に行えます。
会社内でのコミュニケーションツールとしても使えるため、普段から社員同士の交流を深める手段としても有効です。
スケジュール管理の使いやすさで選ぶ
スケジュールの管理機能自体の使いやすさもアプリ選びの重要な要素です。多機能なアプリでも、うまく使いこなせなければ意味がありません。
タスクや作業内容が書き込めるTodoリスト機能や、スケジュール管理が楽になるカレンダー機能などがあると使い勝手が一気に上がり、他にもリマインダー機能などがあると使いやすさが増すでしょう。
自分たちの作業や目的に合った機能が搭載されているかも、アプリを選ぶポイントのひとつです。
セキュリティの強さで選ぶ
アプリを使用するうえで、セキュリティの強さはほぼ必須の要素です。業務で扱うファイルや作業は、第三者に漏洩してはいけないものも多く、アプリを使用した際に無関係の人に情報が公開されてしまうと、企業に大きな損害を与えかねません。
このようなリスクを避けるためにも、アプリ自体にロック機能があるものやセキュリティが強いアプリを選ぶことをオススメします。
その他の機能性で選ぶ
スケジュール管理アプリのなかには、基本的な機能のほかに便利機能が豊富なアプリも存在します。しかし、あまりにも機能が多いとうまく使いこなせず、アプリ本来の力を発揮できません。
扱える範囲での便利機能であれば、考える余地があります。自分達に必要な機能が搭載されたアプリを見つけたら、その他の機能性にも目を向けるのもよいでしょう。
共有できるスケジュール管理アプリのオススメ5選
なかなか理想とするアプリが見つからない人達のために、多くの企業で採用され、人気の高いオススメのスケジュール共有アプリをご紹介します。
サイボウズ Office
サイボウズ Officeは、約6万7,000社以上で使用されている中小企業向けグループウェアで、スケジュール関連の機能が充実しています。日本で開発されたため、安心感のある人気のスケジュール管理アプリです。
こちらを使用するメリットは、以下の3点です。
- 機能性の高さ
- カレンダー機能の見やすさ
- その他機能の多さ
サイボウズ Officeはスケジュールを管理するカレンダー機能が非常に見やすく、メンバーのスケジュールやタスク内容が一目瞭然です。
登録されているメンバーや施設のなかから、空いている日程を自動で検索してくれる予定調節機能や、登録者と参観者にしか表示されない非公開設定など、便利で使いやすい機能が充実しています。
ほかにも、ファイルの管理機能やスケジュールと連動して締め切りを表示するToDoリストなど、スケジュールを管理するうえで便利な機能が多いため、どのような業務スタイルでも柔軟に対応が可能です。
一方、サイボウズ Officeのデメリットとして以下の2点が挙げられます。
- 機能が多くすべて使いこなすには時間が掛かる
- 有料版しかない
サイボウズ Officeの多機能さは魅力的です。しかし、すべての機能を把握するには時間がかかるでしょう。
また、このアプリは有料版のみとなっており、スタンダードプランで月額500円かかります。導入を検討している場合は、無料のお試し期間を利用して使用感を確認してみましょう。
LINE WORKS
今やほとんどの人に利用されているであろうLINEと同じ感覚で使えるスケジュール共有アプリが、LINE WORKSです。ITツールを使うのが苦手な人でも手軽に扱えるのは、大きな利点でしょう。
LINE WORKS導入のメリットは以下の3点です。
- 操作の簡単さ
- シンプルなカレンダーの見やすさ
- プランによる対応力の高さ
LINE WORKSは普段から使い慣れているLINEと同じ操作感で使用できるため、多くの人が親しみやすく、導入も簡単です。
また、スケジュールを管理するカレンダーはシンプルなデザインで見やすく、予定やタスクの確認もしやすいでしょう。
LINE WORKSは無料プランから使えるため、手軽に導入を検討できます。プランによって機能の拡張も可能であるため、状況に合わせて最適なプランを選びましょう。プランをあげるとセキュリティ面も強化されるため、重要なファイルを扱ったり、機密性の高い業務をおこなう場合には上位プランがオススメです。
一方、LINE WORKSのデメリットは以下の3つです。
- 通信費が自己負担になる可能性がある
- 労働時間が増える
- セキュリティに不安がある
社内よりも出先などWi-Fiが使えない場所でやり取りすることが多い場合、通信費が掛かる可能性があります。
その手軽さから、休日や休憩中にも返事をしたり、作業をしてしまうかもしれません。導入にあたって、どちらも会社で事前にルールや使い方を定めておく必要があります。
また、無料版ではセキュリティ面に不安も残るため、機密性の低い案件でのみの使用が望ましいでしょう。
クロジカスケジュール管理
クロジカスケジュール管理は、企業の規模に合わせて導入できるスケジュール共有アプリです。
使いやすい機能が豊富に搭載されていても、使わなければ無駄になってしまいます。まずが使える機能だけを導入し、企業規模が大きくなり欲しい機能が出たらプランをアップグレードすると、効率的に運用できるでしょう。
クロジカスケジュール管理導入のメリットは以下の2点です。
- 操作が簡単にできる
- 無料で試せる
クロジカスケジュール管理は、操作がわかりやすくなっているため、はじめて使う人でも直感的に操作できます。導入に不安がある場合は、14日間の無料のお試し期間を利用して、あらかじめ使用感や欲しい機能を吟味するとよいでしょう。また、外部ツールとの連携にも対応しています。
一方、クロジカスケジュール管理のデメリットは以下の2点です。
- ネットの障害などで使えなくなる可能性がある
- 継続的な使用は有料になる
クラウドサービスすべてにいえることですが、ネット上で障害などの不具合が起きた場合、一時的に使用できなくなる可能性があるため注意が必要です。お試し期間は14日間限定で、本格的な運用は有料版のみになります。
Asana
Asanaは、Googleカレンダーに近い使用感で扱えるスケジュール管理アプリです。タスクの管理やプロジェクト管理機能も組み込まれており、Googleカレンダーよりもよりビジネス向けになっています。
Asana導入のメリットは以下の3点です。
- カレンダー機能が使いやすい
- 無料で使用可能
- Googleカレンダーとの同期機能
基本的なスケジュール管理機能は無料で利用できるうえ、使いやすさを重視したカレンダーで情報の共有や管理が可能です。Googleカレンダーと同じ使用感で扱えるだけでなく、同期も可能であるため移行もスムーズにおこなえます。
一方、Asanaのデメリットは以下の3点です。
- 人数が多いと有料になる
- 情報が少ない
- 古いツールに慣れていると合わない
グループの人数が15人を超えると、有料プランに切り替える必要があります。
Asanaは新しいアプリであるため、インターネットや書籍などでも情報が少ないのが現状です。頼れる情報源が少ないため、試行錯誤しながら使う必要があります。
そのため、古いツールに慣れている人にとっては、扱いにくい部分が多い可能性があります。導入前に使用する人達で意見を交わしながら、利用を検討していきましょう。
TimeTree
TimeTreeはスケジュール管理アプリでありながら、コミュニケーション機能が充実しているのが特徴的です。スケジュールを確認しながら、アプリ内で細かい相談や調整を進められます。
TimeTree導入のメリットは以下の3点です。
- カレンダー内でのコミュニケーション
- 無料で使用可能
- 便利な機能もある
カレンダー内の予定ごとにチャットのようなやり取りができるため、ちょっとした確認や相談がカレンダー内で完結できます。また、メモ帳やToDoリスト機能の共有もでき、より細かな情報の共有が可能で、これらの機能を無料で手軽に試せる点も魅力のひとつです。
一方、TimeTreeのデメリットは以下の3点です。
- 入力が面倒に感じる場合がある
- 招待リンクの取り扱いに注意
- セキュリティ面に不安
予定の入力がすべて手入力であるため、面倒に感じてしまう可能性があります。
また、スケジュールの共有には招待リンクを使用するため、共有メンバー以外にリンクのURLが流出しないよう注意しましょう。招待リンクが分かれば簡単に情報確認が出来てしまうため、機密性の高い業務には向きません。
共有スケジュール管理アプリを使った業務効率化
単純に共有スケジュール管理アプリを使うだけでは、なかなか業務効率化につながりません。この項目では、業務効率化に直結するポイントをご紹介します。
複数人のスケジュール管理で効率化
複数人で業務を進行したり、グループでプロジェクトを開始する場合、全員でスケジュールを共有し管理する必要があります。スケジュールを管理することで、作業の進捗や待ち時間などそれぞれの時間配分が明確になり、より効率的な作業配分を把握できるでしょう。
作業時間だけでなく、移動時間や休憩時間などのデッドタイムまで把握しておくと、納期までの時間配分にも気を配れます。
スケジュールの時間を管理して効率化
スケジュール管理は、通常業務はもちろんですが、デッドタイムや緊急事態も想定した時間配分で管理することが大切です。ギリギリの作業時間で予定を立ててしまうと、想定外のトラブルが起こっても対応が難しいでしょう。
そのような事態に陥ってしまうと、業務全体に大きな影響を与え、予定が大きく狂いかねません。作業時間はあらかじめ多めに配分し、不測の事態にも対応できるようにしておきましょう。
まとめ｜スケジュール管理アプリで業務効率化
今回は、複数人での作業効率化を図れるスケジュール管理アプリや、効率化のポイントについてご紹介しました。人数が増えれば増えるほど、複数人のスケジュール管理は難しくなります。
管理を少しでも楽にするためにも、業務内容に合ったスケジュール管理アプリを導入して作業の効率化を図りましょう。ご紹介した効率化のポイントも参考にしてみてください。
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