こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
作業の効率化を図る上で、ToDoリストやタスク管理アプリは非常に便利なツールとなっています。現在は多くのアプリが公開されており、業務に合ったアプリを見つけるのも大変です。
そこで今回は、オススメのToDoタスク管理アプリや選び方、効率的に使用するコツをご紹介します。
ToDoタスク管理アプリの選び方
作業の効率化を図るためにも、業務に適したToDoタスク管理アプリを選ぶことが重要です。しかし、アプリもかなりの数があるので、適したアプリを見つけるのも大変です。
そこでアプリを探す上で重要な選び方をご紹介します。
使いやすさで選ぶ
機能面でいくら優れていても、複雑で難しい操作が必要だと使いにくさを感じてしまいます。
また、ビジネス業務で共有する場合には複数の人が使用することになります。自分だけが扱えても、他の人がうまく使えなければ意味がありません。一目でわかる見やすさも、アプリを選ぶ上で重要な部分になります。
それらを確かめるためにも、まずは無料版や試用期間があるもので実際に試して確認することが重要です。
機能性で選ぶ
業務の効率化を図るのにアプリの機能性は重要です。とくにタスクの整理やスケジュールの管理をする機能は必要不可欠です。
タスクが溜まってきた時に、重要なものから順番に整理できると、次に取り組む作業が明確になり、仕事の振り分けも楽になります。
さらにスケージュールも管理出来れば、納期から逆算してタスクの進捗を把握できるようにもなります。
今後の予定やタスクの割り振りもスムーズに行えるようになるので、アプリ機能の吟味が重要です。
お知らせや同期で選ぶ
ビジネスで、ToDoタスク管理アプリを使う場合には、業務に関わる多くの人とタスクの共有が不可欠です。
アプリの中にはPCとスマホで同期ができるものや、タスクに直接コメントができたりURLを発行して共有できるものがあります。これらの機能を活用すると、様々な状況で柔軟なタスク共有が可能です。
また、リマインダーやお知らせ機能があると、タスクが割り振られた場合や予定が近づいた時に通知で知らせてくれます。この機能で、タスクの通知漏れや作業忘れの防止が可能です。
そういった共有しやすいアプリを選ぶことも大切でしょう。
ToDoタスクオススメ管理アプリ4選
方向性が決まっても、アプリを絞り込むのは大変です。そこでToDoタスク管理アプリの中でもとくに使い勝手がよく人気なものを4つご紹介します。
Google ToDoリスト
Googleのアカウントさえあれば、誰でも手軽に使えるGoogleの純正ToDo管理アプリです。
Google ToDoリストのメリットは、下記の3つです。
- アカウントがあれば使える手軽さ
- Googleカレンダーとの同期機能
- 操作が簡単で分かりやすい
Google ToDoリストの1番のメリットはアカウントを作るだけで使える手軽さです。
ToDoタスク管理アプリを使い慣れていない人など、試しに使ってみる入門用としてオススメできます。
操作も簡単で視覚的に分かりやすいので、直感的な操作が可能です。
更にGoogleカレンダーと同期することで、日付に連携してタスクを管理できるようになります。
メリットがある一方で、デメリットもあります。デメリットは下記の3つが挙げられます。
- タスクの終了を指定できない
- タスクの検索機能がない
- Google ToDoリストだけでは共有ができない
タスクの終了日時を指定できないので、納期などの期限があるタスクの管理には不向きです。
またタスクの検索機能がないので、ひとつずつタスクを探す必要があり、タスクが増えてくると、非常に大変な作業になってしまいます。
Googleカレンダーと同期した状態でGoogleカレンダーを共有すると、複数人での共有が疑似的に可能になりますが、Google ToDoリスト単体では共有ができません。
総合的に見ると手軽さは魅力的ですが、個人での使用が望ましいアプリといえます。ビジネス用としては細かい部分に手が届かず、不便な点が多いですが、お試し用として使ってみて、欲しい機能を検討できます。
Jooto
Jootoは実際に付箋を張り付けているかのような、直感的な操作が可能なToDoタスク管理アプリです。
Jootoのメリットとしては、下記の3つが挙げられます。
- 直感的で分かりやすい
- タスクの共有が可能
- 他のツールと連携が可能
先ほども紹介したように、Jootoは直感的で分かりやすい操作性が魅力的です。
タスクの共有もできるので、作業メンバーとのタスクの共有も容易に行う事ができます。
また、Slack・Chatwork・Googleカレンダーといったツールとの連携も可能なので、幅広い運用が可能になります。
有料版は機能も充実していますが無料版から使用できるので、まずは無料版で試してみるといいでしょう。
一方でデメリットとしては、下記の3つが挙げられます。
- 5人以上は有料
- 機能が物足りなってくる可能性も
- PCとスマホで操作感が異なる
共有人数4人までは無料で使えるJootoですが、5人以降は有料になっていきます。プロジェクトが大きくなって人数が増えてきた場合は、有料版の検討も必要です。
基本的な機能は備わっているJootoですが、大きな機能の更新は少ないので業務によっては、物足りなくなってくる可能性があります。業務内容と機能がマッチしているか、無料版で試してみるといいでしょう。
JootoはPCとスマホでの同期も可能ですが、操作感が少し異なる点が扱いにくく感じます。
それでもビジネス用のToDoタスク管理アプリに必要な機能は備わっており、手軽さと直感的な操作感は他にはない利点です。
Microsoft To Do
マイクロソフトが提供する、純正のToDoタスク管理アプリです。Microsoft To Doのメリットとして、3つ挙げられます。
- 分かりやすくシンプルなデザイン
- タスクの通知機能
- アカウントだけで同期が可能
シンプルで分かりやすいデザインなので、全体的に見やすく、タスクの管理がしやすい設計になっています。
タスクのカテゴライズやTo Doリストで毎日のやるべきことを表示してくれるので、タスク忘れの防止になります。リマインダーによる通知機能もあるので、期限が近いタスクでも安心です。
Microsoftのアカウントさえ持っていれば、PC以外のスマホやタブレットとも簡単に同期ができるので、いつでもタスクの管理ができます。
Microsoft To Doのデメリットは、以下の2つです。
- 共有機能がない
- 操作に分かりにくい部分がある
大きなデメリットは他人との共有機能がない所です。
プロジェクトに参加している人との共有ができないので、ビジネスグループでの使用には向きません。
しかし、通知機能やリマインダー機能は優れているので、どうしても忘れられない重要なタスクを、個人的に設定して防止する方法は有効です。
シンプルで使いやすいデザインなのですが、機能の説明が不十分で分かりにくい部分もあります。
分からない場合は、使い方を調べる必要もあるので、手間に感じるかもしれません。
Chatwork
大企業を含め、多くの企業で使われているビジネス用チャットツールです。
チャットツールですが、タスク管理やファイルの共有といった、ビジネス用の機能も充実しています。
Chatworkのメリットは、以下の3つが挙げられます。
- 多くの企業が使っている信頼性
- タスク管理のしやすさ
- データの共有も簡単
数多くの企業で採用されている信頼の高さがあるので、初めての方でも安心感があります。
チャット上でデータのやり取りやタスクの割り振り・報告ができるので管理がしやすく、スムーズな対応ができます。
グループ毎にチャットルームを作れるので、プロジェクトメンバーのみでの情報交換も可能です。無料で使えるのでまずは無料版で試してみましょう。
Chatworkのデメリットとしては、次の3つになります。
- 無料版では制限がある
- スマホ版は動作が遅い時もある
- PCとスマホの操作感の違う
無料版には制限があり、過去のチャット履歴が見られなくなります。重要な内容は他でバックアップをとっておくか、有料版にアップグレードする必要があります。
ChatworkにはPCとスマホ版がありますが、スマホ版は稀に動作が遅くなります。同期の関係や電波の状況が関係しているようで、徐々に改善されていますが完全になくなってはいません。
また、PCとスマホでは操作感に違いがあるので、はじめのうちは戸惑うかもしれません。
タスク管理のコツ
ただ、ToDoタスク管理アプリを使うだけでは、タスク管理の効率化は図れません。管理する上で重要なポイントを抑える事で、より管理の効率化が望めます。
そこでタスク管理の効率化を図る上で、重要な点をご紹介します。
優先順位の基準を決めておく
タスクが増えるに連れて、進行の優先順位が重要になってきます。そこであらかじめ、タスクの優先順位を決める基準を決めておきましょう。
基準があればタスクが増えても、効率的にタスク消化が出来るだけでなく、「重要なタスクが後回しになってしまう」などのミスがなくなります。
優先順位の基準は、納期までの期限やタスクの難易度など、明確に重要度が分かるものが最適です。
必要なデータはひとつの場所に
効率化には必要なデータの集約は必須事項になります。チャットやメールなど通信手段は多様化しているので、やり取りするデータも分散しやすいです。
いざという時にデータの場所がバラけていると探すのに時間がかかり、作業の進みが悪くなります。
そのような状態にならないように、必要なデータ類は一か所に集めて管理しておきましょう。
どのようなデータか一目で分かるように、カテゴリー別に分けておくと効率的です。
状況によって管理を見直す
プロジェクトやタスクの内容によっては、管理方法を見直す場面も出てきます。また依頼者のニーズや好みによっても、状況の変化は起こりえます。こういった状況の変化にも柔軟に対応できるように管理していきましょう。
場合によっては、使用しているツールを変更する必要も出てくるかもしれません。その時は、無料版や試用期間で試してみて検討しましょう。
まとめ｜ToDo管理をアプリで行い、業務を効率化しよう！
今回は、ToDoタスク管理アプリの選び方、効率的に使用するコツについてご紹介しました。
効率的な業務運営において、タスク管理や情報の共有方法は非常に重要な要素になります。
この記事を参考に、しっかりとしたタスク管理アプリの運用と管理方法で、作業を効率化していきましょう。
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