介護施設のスケジュール管理とは？ツールによる介護業務の効率化を徹底解説

こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。

介護業界全体の人手不足が社会問題になる一方で、バックオフィス業務に人手と時間を費やしているのではないでしょうか。とはいえ介護施設では、日々の業務の中でさまざまな帳票作成等のバックオフィス業務が必要になります。

この介護業界全体が抱える課題を解決するのがITツールのスケジュール管理機能です。バックオフィス業務のミスや無駄を削減し、業務効率化が期待できます。本記事では、介護施設・介護業界全体が抱える課題をIＴツールの導入でどう変わるかを具体的にご紹介しています。

介護業務全体の見直し・業務効率化を目指す企業はぜひ参考にしてみてください。

介護施設の1日のスケジュール

はじめに介護施設の1日の流れについて、具体例を用いて簡単にご紹介しています。

・ＡＭ7:00 起床
介護スタッフが施設利用者のモーニングケアをするために起床します。排泄や着替えから体を拭くまで、施設利用者にストレスを与えないように起きる時間を調節しながら管理しなければなりません。

・ＡＭ7:30 朝食
朝食は施設利用者それぞれにあわせた主食が提供されるため、施設利用者個々の嗜好管理が非常に重要になります。介護施設職員は、メモや日報等でそれらをまとめて管理しなければなりません。

・AM9:30 体調チェック
朝食を済ませた後は、施設利用者の体調チェックの時間です。血圧・体温計・脈拍などの数値を図り、体調が悪くないかを確認して一人一人を記録します。

・AM10:00 入浴
体調に問題がなければ入浴の時間です。浴室の空き時間を調節しながらブッキングしないように調整が必要です。
・AM12:00 昼食
朝食同様に施設利用者に合わせた食事管理が必要となります。ただし、減塩食や糖質制限などのバランスを考えた食事になるため、より細かい食事管理と食事調整が求められます。

・PM13:30 リハビリ等
昼食を終え休憩した後は、リハビリ等の時間です。施設利用者それぞれのプログラムに沿ったリハビリやレクリエーションを行います。

・PM15:00 おやつ
おやつの時間です。出来上がったおやつを配るだけではなく、介護施設職員と一緒におやつを作るなどして楽しませる介護施設も存在します。

・PM18:00 夕食
朝食・昼食と同様に夕食の食事管理も重要です。

・PM21:00 就寝
就寝前に、ナイトケアをして排泄介助や体位交換などを介護施設職員が行います。

各介護施設によって1日のルーティーンは異なりますが、1日のスケジュールは基本的に上記の流れになります。施設利用者一人一人の嗜好品から食事管理、体調管理など記録しなければいけない事項が山ほどあります。それに加えて、施設利用状況の確認等をしながらシフトを組み、請求書や日報、請求管理が必要になるため、介護職員のバックオフィス業務は多忙を極めます。

介護施設の業務効率化につながるITツール

多忙を極める介護職員のバックオフィス業務をサポートしてくれるアイテムがグループウェアなどのITツールです。施設利用者のスケジュールの管理はもちろん、日報、請求書管理、介護施設職員のタスク管理、経費管理などを一元管理できます。

さらに、介護施設内の情報共有を円滑にするチャット機能やお知らせ機能を利用することで、介護施設全体の業務効率化が期待できます。

介護施設に導入されるITツール機能

利用者個別予定作成機能

スケジュールはカレンダー画面の予定をクリックして時間を指定するだけで、設備の予約や施設利用者の予定を簡単に残すことができます。

登録済みの情報は同じ日程をクリックすると編集可能なので、難しい操作は一切ありません。編集者に権限を付与できるので、担当者にのみ編集権限を与えることをおすすめします。

日報

日報は、日々の施設利用者の状況を報告する重要な資料です。日報機能を活用することで、日報に記載する利用者名や利用時間、実地サービスまで自動的に算定されます。施設利用者のバイタルをグラフ化することや利用者の状態をメモする機能も搭載されています。

国保請求等の実績自動更新

日報機能により保存したデータは、各実績として記録され、国保連への請求データとして自動計算してくれます。事業所独自のサービスに支払う利用料の計算も可能です。

帳票管理機能

保管する帳票等の様式は、日別、曜日別、利用者別などの介護施設の用途に合わせた仕様で作成することができます。また、親族への連絡簿や情報提供資料の様式も完備しています。さらに、年間の実績集計表なども自動計算してくれるので、計算する作業の手間が省けます。

お知らせ機能

ケアマネージャーとの面談や利用者親族との面会など、忘れてはいけない予定を通知してくれる機能がお知らせ機能です。通知する日時も設定できるため、余裕を持たせた通知を受け取ることが可能です。

スケジュール管理ツールの便利な機能

基本搭載機能

・全体スケジュールの管理表
全施設利用者の予定はもちろん、日別、月別、利用者別に各スケジュールを自動作成します。その内容がそのまま実績として登録されます。

・利用者管理表
施設利用者の総利用人数や予定人数、キャンセル人数など、施設の稼働状況がひと目でわかるのが利用者管理表です。

・利用者個別管理表
日別のスケジュールを管理できる表が利用者個別管理表です。確認欄にサービス提供の有無を記載できるので、チェック表としても利用できます。

オフィス作業効率化機能

・事業所別管理
複数の施設を管理している事業者は売上や稼働実績を一括管理することができます。一括管理により事業全体を可視化でき、経営分析がしやすくなるメリットがあります。

・請求書管理
法人内の提供サービスを登録し、利用料請求額を管理・発行が簡単に行えます。

・利用者食事管理
施設利用の嗜好や栄養管理、スクリーニングからモニタリングまでの進歩状況を一括管理できます。

・タブレット管理
施設内PCでなくてもタブレットからケア記録や施設利用者状況を確認することができます。

・自動加算算定システム
国保連等への請求時の加算要件を自動で計算します。加算業務を支援する機能です。

・送迎管理
バスなどでの送迎がある場合に、送迎計画の作成やドライバーとの連携を管理・支援してくれる機能です。

情報共有機能

・関連事業者との情報共有
チャット機能により、施設内での情報共有や関連施設との連携・情報共有を円滑にする機能です。

・グループ法人との情報共有
グループ法人である場合に、各施設でのケア記録やサービス計画を共有する機能です。

・医療従事者＆介護従事者との情報共有
医療従事者や介護従事者である施設関係者との情報共有もスムーズになります。

＊参考　通所介護事業所（デイサービス）向け｜通所介護事業所（デイサービス）向けシステムの特長

まとめ｜介護施設のスケジュール管理ツールを導入する理由

介護施設のスケジュール管理ツールの利便性とさまざまな機能を活用した介護業務の効率化について、理解は深められたでしょうか。

少子高齢化が進む中で、介護施設利用者は増え続けています。どうしても人の手で行わなければいけないサービスがある一方で、バックオフィス業務はITツールを活用することで時間と労力、作業コストを削減することができます。

特に複数の施設を持つ介護事業者は、複数の情報を一元管理することで大幅な業務効率化・業務改善も期待できます。ITツールは無料でお試しできる期間を設けているので、スケジュール管理機能等にご興味のある事業者様はITツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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