こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
仕事を効率の良い順序で確実に行うためには、日々のスケジュール管理がとても大切です。スケジュールを正確に管理できないと、納期に間に合わなくなってしまう恐れもあります。スケジュール管理は職種に関わらず、毎日欠かせない作業といえます。
また、スケジュールは自分だけ管理できていればよい、というものではありません。打ち合わせのように、他のチームメイトが関わってくるスケジュールもありますよね。相手のスケジュールを把握せずに打ち合わせなどの時間を決めてしまうと、相手に迷惑がかかることもあります。そのため、自分も含めたチームメンバー間でのスケジュール共有は欠かせません。
スケジュールを管理・共有するために、エクセルのような表計算ツールを使っている方も多いのではないでしょうか？エクセルは自由度が高く、さまざまな用途に使える便利なツールです。しかし、スケジュール管理・共有に使用するのはデメリットも複数あります。この記事を読めば、エクセルでの作業に苦労している方でも、より良いスケジュール管理・共有方法が分かります。
そこで今回は、エクセルを使ったスケジュール管理・共有のデメリットや、理想のスケジュール管理・共有方法をご紹介します。
目次
エクセルでのスケジュール管理・共有が抱える3つのデメリット
エクセルで行うスケジュール管理や共有のデメリットを、3つ解説していきます。
スケジュールの更新や確認が面倒
エクセルは表計算ツールであって、スケジュール管理専門のツールではありません。そのため、エクセルでスケジュール管理するにはかなり工夫しないと、見づらくなってしまいます。スケジュールがひと目で把握できないと確認が面倒ですし、見間違いの恐れもあるのです。
また、エクセルは細かいセル操作が発生するため、更新がとても大変です。スケジュールを更新する際は、大量にあるセルの中から変更するセルを見つけてカーソルを移動させないと更新ができません。このような作業を毎日行うのでは、神経がすり減ってしまいます。
リアルタイムにスケジュール共有できない
エクセルのスケジュールを社内で共有するためには、共有フォルダなどにエクセルを格納する必要があります。しかし、共有フォルダは社内ネットワークからしかアクセスできません。そのため、オフィスにいない場合は最新のスケジュールをチェックできないのです。
営業やお客様との打ち合わせなどでオフィス外にいることもありますよね。それに、最近は在宅ワークを導入している企業も多く、社内ネットワークへ簡単にアクセスできないケースが増えています。
急にスケジュールが変更になった場合、これらのケースでは、リアルタイムにエクセルのスケジュールを更新できないのです。その結果、他のチームメイトと認識のずれが発生し、思わぬ問題につながることもあります。スケジュールがリアルタイムに共有できないのは、大きなデメリットといえるでしょう。
セキュリティリスクが高い
共有フォルダに格納されたエクセルは、社員なら誰でも変更できてしまいます。悪意がなかったとしても、誤って自分のスケジュールが書き換えられてしまうケースも否定できません。スケジュールが自分の認識と食い違っていたら、大きな混乱の元となってしまうでしょう。
また、1つのエクセルを共有ファイル化してスケジュール管理しているケースもありますよね。しかし、設備や会議室などの利用スケジュールを管理していた場合、共有ファイルだと編集がバッティングすることもあります。編集がバッティングしたときのやり取りは面倒ですし、最悪の場合、ファイルが破損するリスクもあるのです。
ビジネスでのスケジュール管理・共有には「グループウェア」がおすすめ
エクセルには、さまざまなデメリットがあると説明しました。これらのデメリットを全て解決するためには、「グループウェア」を使うことをオススメします。
グループウェアは、社内の情報共有を促進するためのソフトウェアやサービスです。グループウェアを使うことのメリットを3つ、ご紹介します。
スケジュール更新が簡単
グループウェアを使うと、スケジュールをカレンダー形式で管理できます。そのためとても見やすく、スケジュールのどこを更新すればよいかがすぐに分かります。
また、グループウェアは使いやすさを重視したインターフェースのため、慣れていない方でもすぐに使い方を覚えられます。エクセルのように細かいセル作業がいらないため、ストレスなくスケジュール更新ができます。
リアルタイムにスケジュールを共有できる
グループウェアで管理しているスケジュールは、Web上からアクセスできます。そのため、パソコンだけではなくスマートフォンからでも使用可能です。
スマートフォンからでも使えるため、外出中やテレワークで自宅にいる場合でも、簡単にスケジュールをチェックできます。また、急なスケジュールの変更が発生しても、リアルタイムに最新のスケジュールに更新することが可能です。
さらに、スケジュールにはファイルを添付することもできます。この機能により詳細な内容を登録できるので、チームメイトとの情報共有がよりスムーズになります。
セキュリティが安全
グループウェアのスケジュールは、IPアドレスによるアクセス制限をかけることが可能です。そのため、第3者によってスケジュールが書き換えられる、といった心配がありません。
それに、スケジュールの操作はイベントログに記録されています。そのため、スケジュールを誤って更新してしまった場合でも、すぐに検出できるのです。
さらに、スケジュールには公開する範囲の設定も行えます。たとえば、他人に内容を知られたくないスケジュールの場合、日時のみを公開するといった設定も可能です。
まとめ
今回はスケジュール管理・共有について、エクセルを使うことのデメリットや、グループウェアを使うことのメリットをご紹介しました。今回ご紹介した内容を振り返りましょう。
エクセルをスケジュール管理・共有に使うことのデメリットは、以下の3つです。
- スケジュールの更新や確認が面倒
- リアルタイムにスケジュール共有できない
- セキュリティリスクが高い
グループウェアをスケジュール管理・共有に使うことのメリットは、以下の3つです。
- スケジュール更新が簡単
- リアルタイムにスケジュールを共有できる
- セキュリティが安全
スケジュールの管理や共有は毎日の仕事で欠かせない作業のため、より良い手段を選ぶことで、ぐっと業務効率化できます。エクセルでのスケジュール管理・共有に苦労している方は、ぜひグループウェアを使ってみてはいかがでしょうか？
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