こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
学校業務の効率化を目的に多くの教育機関が導入し始めている「グループウェア」。教育機関にグループウェアを導入することで得られる効果は、以下の3つに分類できます。
- 円滑なコミュニケーション
- 情報共有
- 業務効率化
情報社会が急速に発展している昨今、現場で働く教員のためにより使いやすいグループウェアが日々開発されています。そこで本記事では、学校生活であると便利な機能が豊富に組み込まれている教育機関に特化したグループウェアをご紹介していきます。
目次
グループウェアの機能とは？
グループウェアとは、組織内のネットワークを活用して社内の情報共有等をサポートするシステムソフトウェアです。社内のコミュニケーションツールや情報共有ツール、業務効率化ツールなど、さまざまな用途で利用できる豊富な機能を持ち合わせています。
グループウェアで利用できる具体的な機能は、以下のとおりです。
コミュニケーションツール
チャット機能
チャット機能は、メッセージのやりとりがリアルタイムで更新されるため、メールより手軽で簡単な連絡手段として利用できます。上司や部下との連絡も気負うことなく手軽にやりとりできることから、円滑なコミュニケーション手段として有効です。
お知らせ掲示板機能
グループウェアには、お知らせ掲示板機能が備わっています。具体的には、社内全体またはチーム全体に事務的な業務連絡をお知らせするツールとして利用されます。
掲示板にはSNS感覚で誰でも簡単に書き込めるため、コミュニケーションツールとして人気の高い機能です。さらに、組織内の雰囲気向上も期待できます。
情報共有ツール
ファイル共有機能
デジタル化が進む現代では、組織内で画像ファイルやテキストファイルなどを取り扱うことも少なくありません。
グループウェアには、これらのデータを集約してボタン一つで簡単に共有できるファイル共有機能が備わっています。業務ごとにファイルを作成しておくと、見返すときにも便利です。
Web会議機能
Web会議機能は、全国に営業所があるグループ会社はもちろん、講義や生徒とのディスカッションツールとしても利用できる非常に便利な機能です。場所のセッティングなどの事前準備が短縮できることに加えてペーパーレス化も実現でき、大幅なコストカットも期待できます。
スケジュール管理機能
学生の講義などの個人管理ができることに加えて、教職員同士のスケジュールを共有できる機能も兼ね備えているスケジュール管理機能。
グループで行う業務もメンバー間のスケジュールを共有することで、日程調整を効率よく行えるというメリットがあります。
業務効率化ツール
勤怠管理機能
教員の出社打刻・外出打刻・勤務時間や残業などの集計業務を一括管理してくれるのが、勤怠管理機能です。人手がかからないうえに、正確な時間集計をしてくれるので、業務効率化には欠かせない機能です。
また、給与計算ソフトと連携することによって、自動で給与計算までできるグループウェアもあります。
経費精算機能
細々とした事務用品や授業に必要な消耗品を購入した際の領収書を画像ファイルに記録することで、経費を精算できる経費精算機能。かさばる領収書いらずで、きっちり精算できるシステムなので、経理時間の削減が期待できます。
教育機関へのグループウェアの導入で得られる6つの効果
教育情報の共有化
教育機関では、生徒や保護者の情報に加えて教育に関する情報など、全教員が最新の情報を手に入れられる環境が理想とされています。グループウェアを導入することで、最新情報がトップページに表示され、未読情報のみをお知らせしてくれる通知機能も搭載されています。
つまり、必要な情報が自動で通知される仕組み化がグループウェアの導入によって実現します。
教員の業務管理
教員は自身の授業予定だけではなく、学校行事や部活動の予定など、さまざまな行事を想定したスケジュール管理をしなければなりません。
グループウェアでスケジュール管理をする際は、既存の形式（エクセルなど）から引き継ぐことも可能なので、グループウェア導入後すぐに利用できます。さらに、シンプルかつ見やすいプラットフォームで予定が作成できるため、予定が被っていないかのチェックもスムーズです。
ビデオ会議で打ち合わせ可能
出張先での打ち合わせや緊急を要する会議に利用されるのが、ビデオ会議機能です。コロナ禍でよりビデオ会議やビデオ講義の必要性が問われ、多くの教育機関でグループウェアが導入されるきっかけになりました。
会議を開催するための会場費用の削減に加えて、自由な時間に自由な場所で打ち合わせができることもビデオ会議機能の特徴です。
アンケート調査で現場管理
講義アンケートやデータを収集するためのアンケートなど、学校内で調査を実施する際に利用されるアンケートの「調査」「集計」「記録」一括管理機能。この機能があることで大幅な時間短縮が期待できます。
さらに、学生に対するシビアなアンケートに対応するため「匿名回答」機能も備わっています。
紙媒体から電子媒体への移行
デジタル化が推奨される現代において、紙媒体から電子媒体への移行は必須です。紙代や印刷代のコスト削減に加えて、紙書類の保管が必要なくなることからオフィスの整理整頓がしやすくなります。
緊急事態への対応力
グループウェアは、災害時などの緊急事態に対応できる連絡手段としても有効です。安否確認や組織内での情報交換、業務に関する指示など、多種多様な使い方ができます。
機能はグループウェアによって異なるため、各組織に適合したグループウェア選びが必要です。
教育機関用グループウェアの導入方法
教育機関でグループウェアを導入する方法は、大きく3つに分類することができます。
クラウド型
クラウド型グループウェアは、サーバー本体を必要としないため、保管場所を気にすることなく即時に利用できます。サーバー本体の維持管理が必要ではないうえに、申し込み後最短1日で利用できるため、今すぐグループウェアを試したいという教育機関におすすめの導入方法です。
専門知識がなくてもグループウェア運営会社がサポートしてくれるので、機械が苦手な方でも安心して任せることができます。
センターサーバー型
各自治体にデータセンターを配置するなどして、決められた場所にサーバーを集約させる導入方法をセンターサーバー型といいます。自治体等でグループウェアの導入を一斉に推奨する場合に用いられる導入方法でもあります。
学校サーバー型
教育機関に既存のサーバーがある場合は、正常な動作が行われているかの確認ができれば、そのまま利用することができます。古いサーバーだと動きが悪く、動作環境で問題が発生することもあるので、グループウェア会社と事前に打ち合わせすることをおすすめします。
まとめ｜教育機関にグループウェアの導入が増えている理由
本記事を読み、教育機関で導入されているグループウェアの仕組みや導入効果について理解を深められたでしょうか。
グループウェアの導入は、効率化を期待した企業にとどまらずさまざまな業種で活躍し、グループウェアの普及率は80％を超えています。
特に教育機関の勤怠管理やスケジュール管理によって、教職員の働き方が大きく変わる事例も増えています。
また、グループウェアを導入する際は無料期間やお試し期間で試してから導入を検討することをおすすめします。ぜひこの機会にグループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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