学校法人もグループウェア導入で業務効率化!オススメツールもご紹介!

こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。

学校法人でも人材不足の問題は深刻になっていて、残業時間の増加や業務の負担増加の改善が必要です。業務効率化を図るために、グループウェアを導入する学校法人も増えています。

この記事では学校で役立つ機能やグループウェアを導入すると得られる効果、選び方のポイントについて解説します。学校でのグループウェア導入事例やオススメのグループウェアについてもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

学校で役立つグループウェアの機能

グループウェアは、チャット機能や掲示板機能、ファイル共有機能などが搭載されている業務用ソフトウェアです。企業などで業務効率化のために導入されることが多く、学校で導入されることも増えています。

教員同士の情報共有や保護者への連絡など、学校運営に役立つ機能も多く搭載されているのでそれぞれ解説します。

チャット機能

チャット機能は、リアルタイムにメッセージのやりとりができる機能です。電子メールと違って定型文などを入力する必要がなく、手軽な連絡手段としてスピーディーな情報共有が可能になります。

上司と部下の間の連絡でも要件だけを伝えられるので、円滑なコミュニケーションができるようになります。1対1だけのやり取りだけではなく、グループチャットを作成すれば一度の送信でグループ内全員に連絡できることもメリットです。

掲示板機能

グループウェアは、掲示板機能を使った情報共有も可能です。学校全体で共有しておきたい情報などは掲示板に投稿することで、学校の教員全員がグループウェア上で確認できます。

掲示板に投稿すると、基本的にはトップ画面に情報が表示されるため確認漏れや見逃しを減らせます。掲示板には学校内のニュースや人事情報、災害時の緊急連絡などを掲載することがオススメです。

ファイル共有機能

ファイル共有機能を使えば写真やドキュメントを、グループやプロジェクトごとに共有できます。もちろん学校内全体で、共有することも可能です。

人員不足や長時間労働に悩まされている学校も多いため、デジタル化を進めて簡単に情報共有できるファイル共有機能を有効活用しましょう。スマホやタブレットからログインできるグループウェアの場合は、場所を選ばずに確認できます。

スケジュール管理機能

スケジュール管理機能は個人だけではなく、メンバーのスケジュールをお互いに確認することが可能です。お互いのスケジュールが可視化されることで、複数人でおこなう業務や会議などの日程調整もスムーズに決められます。

Web会議機能

グループウェアには、オンライン上で会議ができるWeb会議機能が搭載されているものもあります。学外にいても双方向のコミュニケーションが可能になるので、非常に便利な機能です。

会議室などを予約する必要もなくなり、出張先でもネット環境さえあれば参加ができます。会議のための交通費などを削減できて、働き方改革にもつながります。積極的に利用しましょう。

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学校でグループウェアを導入すると得られる効果

学校でグループウェアを導入すると得られる効果には、

  • 情報管理・共有
  • 業務効率化
  • IT化によるコスト削減
  • アンケートの簡略化

といったものがあります。それぞれ解説するので、導入前に確認しておきましょう。

情報管理・共有

学校では教員や生徒、保護者の情報や、教育や実務に関する情報など数多くの情報を管理する必要があります。グループウェアを導入すると紙媒体での情報共有と比べて、最新の情報をリアルタイムに共有できます。

トップ画面に新しい情報を掲載できるグループウェアを使用すれば、確認ミスや伝達ミスを減らすことが可能です。プッシュ通知機能などもあわせて使えば、さらに効率的な情報共有ができます。

業務効率化

教員が普段からおこなう業務には、教育に関するものから学校内外のイベント、部活動などがあります。業務の種類も多岐に渡りイレギュラーが発生しやすいイベントも多いため、スケジュール管理機能を使用して業務を効率化することが効果的です。

タスク管理機能を使えば、自分の業務で優先度の高いものを可視化できて効率よく仕事をこなせます。教員同士でスケジュールやタスクを共有しておけば、お互いの進捗状況を把握したり予定がブッキングしていないかの確認ができます。

IT化によるコスト削減

グループウェアを導入することで学校もIT化が進み、コストの削減が可能です。紙媒体から電子媒体に変更することで、書類の保管コストや印刷費用のほか、データ検索コストを減らせます。

Web会議機能を使用すれば、会議室などの使用コストも削減できて交通費なども抑えられます。タイムカード機能が搭載されているものを使えば、出張先や外出先からも打刻ができるようになるため、会社に戻る時間も減らせて業務時間の短縮が可能です。

アンケートの簡略化

アンケート機能がついているグループウェアを導入すれば、今まで手間のかかっていたアンケートを手軽に実施できます。「調査」「記録」「集計」を一括管理できるため、作業時間を大幅に減らせます。

匿名回答などの機能を使えば、匿名でおこなうようなアンケートもグループウェア上で可能になります。学校では学生や保護者向けのアンケートをおこなう機会も多いので、積極的に活用しましょう。

学校法人でのグループウェア導入事例

実際にグループウェアを利用している学校法人の導入事例をご紹介します。導入する前にそれぞれ確認しておきましょう。

学校法人東京農業大学

東京農業大学では北海道から沖縄まで施設や農場を保有しているので、グループウェアが情報伝達の大きな手段になっています。グループウェアの導入でペーパーレス化も推進されて、コストダウンの面でも成果が出ています。

セキュリティ面でも安全性が高いものを導入しており、使用端末からログインできるのでテレワークにも対応できました。教授のなかには高齢の方もいますが、問題なくグループウェアを利用しています。

*参考 学校法人東京農業大学

学校法人神奈川大学

神奈川大学は3つのキャンパスを保有していて、合計約2万人の学生が学んでいる大学です。スケジュール管理や予約完了を効率的におこなうために、グループウェアを導入しています。

スマホやタブレットからもログインできるグループウェアを導入したため、学外からも施設予約ができるようになって効率的に利用されるようになりました。スケジュールをお互いに把握できるので、ブッキングなどのトラブルも減っています。

*参考 学校法人神奈川大学

グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶときのポイントについて、解説します。

学校で役立つ機能が搭載されている

グループウェアは数多くの企業から提供されていますが、基本的な機能はあまり差がなく付帯機能を活用できるかが選ぶ決め手です。

学校向けのグループウェアには、生徒の面談や教員の情報引き継ぎに特化した機能もあるため、学校運営で課題に感じている業務の効率化ができるものを選択しましょう。導入前に課題を洗い出すことも大切です。

しっかりしたセキュリティ対策

学校で管理するデータには、教員や学生の個人情報などデリケートなものが多く存在します。情報漏洩が発生してしまうと大きな問題になるので、セキュリティ面のしっかりしたグループウェアを選ぶことをオススメします。

アフターサポートが充実している

グループウェアには数多くの機能が搭載されているため、導入しても使いこなせないと業務効率化はうまくいきません。アフターサポートが充実しているものだと、メールやチャットで気軽に相談できたり出張サポートに来てくれたりします。

安心して利用するためにも、アフターサポートの有無も確認しておきましょう。導入後は多くのユーザーに活用してもらうため、マニュアルの作成や勉強会の開催などもオススメです。

学校にオススメのグループウェア

学校にオススメのグループウェアを3つご紹介します。

desknet’s NEO

desknet's NEOは、株式会社ネオジャパンが提供しているグループウェアです。学校専用のグループウェアではありませんが、コストパフォーマンスが高く、25以上の機能が搭載されています。

クラウド版の場合は初期費用がかからず、1ユーザーあたり月額440円(税込)で利用できます。大容量のデータも保管できるため、規模の大きい学校でも問題なく利用が可能です。

学校グループウェア

学校グループウェアは、株式会社エフワンが提供している学校専用のグループウェアです。操作性に優れていて、学校で使う主要な機能がホーム画面に配置されています。

教育機関や学校間での情報共有が可能で、地域全体でのコミュニケーションも簡単におこなえます。業務効率化だけではなく、本来はなかなか連絡する機会がない教員との意見交換もできるため教育の質を向上させることも可能です。

Garoon

Garoonは、サイボウズ株式会社が提供しているグループウェアです。2002年から運用実績のあるグループウェアで、320万人以上のユーザーが利用しています。学校専用ではありませんが、多くの教育機関で導入されています。

充実した機能と、セキュリティ面の高さが人気です。ソフトウェア開発大手のサイボウズが提供しているサービスなので、ITが苦手な人でも使いやすく安心して利用できます。日本語だけではなく英語と中国語にも対応しています。

まとめ|学校法人でもグループウェアを導入して業務効率化

この記事では学校で役立つ機能やグループウェアを導入すると得られる効果、選び方のポイントについて解説しました。企業だけではなく学校法人でも、業務効率化を図るためにグループウェアを導入しているところが増えています。

グループウェアには無料期間や無料プランがあるものも多いため、まずは実際に試してから導入を検討することがオススメです。導入事例やオススメのグループウェアについても解説しているので、ぜひ参考にしてください。

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