こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
コロナ禍でオンライン授業などのデジタル化が進んだ大学では、グループウェアの導入や新たなグループウェアへの見直しが注目されています。グループウェアを活用すると、これまでよりもスムーズに情報伝達やコミュニケーションが取れるため業務の効率化へつながります。
こちらの記事では、とくに大学で活用できるグループウェアの機能や、導入によるメリットについてご紹介します。
目次
大学にオススメ！6つのグループウェア機能
グループウェアとは、企業などに属する社員同士のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を推進するソフトウェアのことです。
グループウェアにはコミュニケーションを円滑にするためにいくつかの機能があります。そのなかでも特に大学の教職員向けにオススメの機能を6つご紹介します。
- スケジュール管理
- 掲示板・インフォメーション
- ポータル
- 設備予約
- ファイル管理
- ワークフロー
それぞれのグループウェア機能が具体的にどのように活用されているのか、一つずつ解説していきます。
スケジュール管理
スケジュール機能を利用すれば、教職員全員の予定を共有することによって一目で空き時間の把握ができます。そのため、スケジュールが空いているところに予定を入れるだけで日程調整がスムーズに完了します。
スケジュールの共有ができていないと、その都度メールや電話、FAXで予定を確認する必要があるため、会議などの日程調整をおこなうにも時間と労力がかかります。
日程調整をおこなう際には、メールでのやり取りが有効です。その一方、返信をもらうのに時間がかかったり、全員の日程が合わず再度調整する必要があったりと、やり取りが増えることで非効率になってしまいます。
スケジュール機能を使用することで、このような負担を減らすことができます。また、グループウェアによっては、以下の他の機能と組み合わせることでさらに便利に活用することが可能です。
- スケジュールと会議室・備品の同時予約
- スケジュール漏れを防ぐ通知設定
- ToDoと連携した締め切り設定
掲示板・インフォメーション
掲示板・インフォメーションとは、全教職員、各組織へお知らせしたい情報を発信できる機能です。
全体への連絡手段としてメールを使用している場合、受信する側にとっては、受信件数が多いと必要なメールが埋もれて見逃してしまう恐れがあります。また発信側にも、教職員の入社・退職のたびに、メールの宛先を追加・削除するなどの手間が生じます。
グループウェアの掲示板では、全ユーザーへ連絡事項の発信ができるだけでなく、サービスによっては以下のような機能を利用することも可能です。
- 強制的に通知ができる通知設定
- 閲覧状況確認で既読・未読の確認
- お知らせに画像や動画の掲載
ポータル
ポータルでは、トップページに掲示板・インフォメーションや、メール、スケジュールなどのさまざまな機能を表示し、学内の知りたい情報を一つに集約できます。
各種業務システムへのアクセスできる入り口を一元管理することで、効率よく必要な情報を取得できるというわけです。
機能によっては、全体向けの共通ポータル画面だけでなく、各ユーザーが使いやすい個人ポータルを作成することも可能です。
設備予約
広いキャンパスを持ち複数の施設がある大学で、設備予約はグループウェアの中でも利用頻度が高い機能です。
グループウェアを活用すれば、運動場や講堂、会議室、学生ホールなどの施設の他に共用備品の空き状況が確認できます。スケジュール管理機能と合わせることで、たとえばスケジュールの確定と一緒に会議室とプロジェクターをスムーズに予約することができます。
予約の際に利用の目的や注意点についてチェックしたり、利用条件を設定したりすることで、間違った利用方法を減らし、効率よく施設や備品の管理ができます。
ファイル管理
ファイル管理では、必要な文章やデータを共有することで、必要なときに全ユーザーが最新の情報を得られます。
学内独自の申請書のフォームなどは、必要に応じてその都度職員にメールで送付依頼がされてきましたが、送付にかかる手間や以前受け取った古いデータを使用してしまうといった誤りをなくすことが可能です。
ワークフロー
ワークフローを活用すると、それまで押印が必要だった各種の申請業務をペーパーレス化し、承認の進捗状況を可視化することができます。
はじめは利用頻度の高い物品の購入や経費予算申請などから、段階的に利用を開始すると、その利便性や効率化の効果を実感しながら進められるため、ツールの活用推進が期待できるでしょう。
大学の教職員がグループウェアを導入する4つのメリット
ここまでご紹介したグループウェアの「大学にオススメな機能」を活用することで、どのようなメリットがあるのか、一つずつ解説します。
メリット① 教職員間の情報伝達を効率化できる
グループウェアの導入により、複数のキャンパスがあり勤務場所も勤務時間もバラバラな教職員の間でも、掲示板やポータルで、広くスムーズに情報伝達をおこなうことが可能です。
大学では教職員に必要な情報が行き渡らない、また全体に知らせるには時間と手間がかかるといった情報の伝達に負荷がかかることが課題の一つにあります。
メールだけのやり取りに比べ、スケジュール管理、ファイル管理を活用することによって日程調整にかかっていた時間や、書類の送付依頼などにかかる業務の効率化ができます。
メリット② コミュニケーションが活発化する
今までメールのやり取りだけでは知り得なかった情報も、グループウェアを活用すれば簡単に共有することができ、学内全体のコミュニケーションが活発になります。
さらにグループウェアにあるチャット機能を利用することで、メールよりも気軽にすばやく個人またはグループへ連絡することが可能です。
また、スケジュールを共有すれば他の教職員の状況が把握できるため、業務量を可視化できるようになり、業務に偏りがある場合にはフォローがしやすくなります。
メールとは異なるコミュニケーションの取り方ができることで、意思疎通がスムーズになり教職員のモチベーションアップにもつながります。
メリット③ ペーパーレス化ができる
グループウェアの活用によって、それまで書面でのやり取りが必要だった業務を、電子化してデータのみのやり取りでおこなえるようになります。
ワークフローシステム機能を利用すると、これまで押印が必要で紙の申請書を利用していた申請業務がすべてペーパーレス化できます。そのため、申請から承認までの時間を短縮し、申請書の紛失までも防ぐことが可能です。
また、紙を配布して案内していたお知らせをグループウェアの掲示板を利用することで、印刷や配布の手間を掛けずに学内全体に周知徹底できます。
ペーパーレス化により業務を効率化できることに加えて、紙代や送料などのコスト削減にもつながるでしょう。
メリット④ 利用場所を選ばずに使える
クラウド型のグループウェアなら、自宅のインターネット環境からでもアクセスができるので、インターネットに接続可能であれば、利用場所を選ばずに業務をおこなうことができます。
テレワーク時、または外出時でもすぐにタブレットやスマートフォンからお知らせや他の教職員のスケジュールを確認し、コミュニケーションを取ることが可能です。
また出張中や会議中であっても、承認業務ができるため他の業務の妨げになることなく、承認をおこなうことで、承認にかかる時間の短縮にもつながります。
大学でグループウェアを導入する際の選び方
さまざまなメリットがあるグループウェアですが、導入することでそれまでの仕事の進め方やコミュニケーションの取り方を大きく変えるため、選ぶ際にはよく検討する必要があります。
これから、大学でグループウェアを導入する際の選び方について、2つのポイントをご紹介します。
- わかりやすい操作
- 他のシステムとの連携
わかりやすい操作
大学では、システムが得意な人からそうでない人まで、幅広い年齢の教職員が使用することが想定されます。
マニュアルが充実していることも大切ですが、直感的に操作をして期待通りに動いてくれるグループウェアかどうかが選ぶ際のポイントの一つです。使いやすいグループウェアであれば利用率がアップし、より情報の一元化と情報伝達の効率化を期待できます。
操作するにあたり、日本語以外の言語表示が必要な場合には、対応している言語の確認もおこないましょう。誰でも使いやすいグループウェアかどうか、可能であれば導入の前に無料のトライアル期間などを積極的に利用し、使用感を確認することがオススメです。
他のシステムとの連携
グループウェアは、学内のほぼすべての業務に関係するツールとなるため、現在活用しているシステムとの連携が求められます。
学内ですでにスケジュールやワークフローなどのシステムがうまく機能していて、グループウェアの導入に伴ってそのシステムも変更しなければならない場合、導入時のハードルが高くなってしまいます。
また、グループウェアは他のシステムが持っているデータと連携することで、データ入力の簡略化などさらなる業務の効率化を図ることが可能です。
既存のシステムと連携ができるか、また連携方法についてはAPIとプラグインのどちらなのかなど、どこまでの作業を連携するのかついても導入前に確認することが重要です。
大学の教職員向けグループウェアのオススメ2選
こちらでは具体的に機能やセキュリティ体制が充実している、大学の教職員向けのグループウェアを2つご紹介します。
- Garoon
- desknet's NEO
Garoon
10名から数万人規模の組織でも利用ができ、ユーザーにも管理者にも使いやすい操作性と、掲示板やスケジュール機能、設備予約、ワークフローといった必要な機能を備えています。kintoneやMicrosoft 365などの他のシステムとの連携が可能で、日本語、英語、中国語の3言語に対応できます。
すでに導入している駒澤大学では、意見投稿などの回答締切を共有ToDoに登録することで、依頼先メンバーのスケジュールに反映させ、一目で締切と依頼内容の把握を可能にしました。
30日間の無料トライアル期間があり、すべての機能を試してから導入することが可能です。
desknet's NEO
誰にでもわかりやすい操作性とコストパフォーマンスの高さに定評のあるグループウェアです。日本語だけでなく、英語にも対応できます。
すでに導入している武蔵野大学では、理事長承認が不要な物品購入やシステム設定変更、経費予算などの紙が必要だった申請をワークフローへ移行しました。書式管理から申請書作成、承認後の文書管理までにかかる作業を効率化させ、DX推進の成功事例として活用されています。
必要な機能が大体揃っているグループウェアのため、導入前に無料トライアルを利用し、実際に操作しながら使用感を確認すると良いでしょう。
まとめ｜大学の教職員同士のコミュニケーションはグループウェアを活用して業務効率化を
グループウェアの機能を利用することで、大学にあるさまざまな課題を解決し、業務効率化を進められます。
しかし、グループウェアを導入することによってこれまでの業務のあり方を大きく変えてしまうため、教職員のなかには強く抵抗を感じる人もいるでしょう。
とはいえ、何もせず従来のメールだけのやり取りでは日程調整やコミュニケーションの取り方に課題が残る状況は変わりません。
効果がわかりやすいスケジュール管理から導入し、成功事例を作ることで抵抗感をなくし、段階的にシステムの定着化を進める方法もオススメです。
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