こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
日本政府による働き方改革や、コロナ禍によるリモートワークの普及で、ペーパーレスという言葉を聞く機会も多くなったのではないでしょうか。
ペーパーレスとは業務効率化の一環であり、書類や稟議書などの業務フローを電子化することをいいます。
本記事では、一般的なペーパーレス化についてと、医療施設におけるカルテや診療情報のペーパーレス化の可能性について説明していきます。
目次
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、従来紙媒体でおこなっていた書類管理や決裁、稟議書などの業務フローをパソコンやスマホ上でおこなえるよう電子化することです。パソコンが普及した現代、またコロナ禍において、インターネット上でのやり取りが便利になったことで、ペーパーレス化の必要性も増していることでしょう。
働き方改革やデジタル化を推進している日本政府も、人手不足を補うための業務効率化として、ペーパーレス化への環境づくりを始めているようです。それだけ、日本の社会、企業におけるペーパーレス化の重要性もまた高まっているのです。
医療施設においては、カルテや処方箋を電子化する動きが見られます。
ペーパーレス化が必要な理由
ペーパーレス化が必要な理由については、まず何より業務を効率化するためだと言えます。日本の医療の現場は、需要過多な場合が多く、長い時間患者が待たされる光景は日常茶飯事にあります。しかし、いくら患者が多いからといっても、患者にとって見れば、長い間待たされるよりは、スムーズな診療の方が良いと思う人の方が多いでしょう。
また、病院にとっても、もっと効率よく患者を見る方法があるにもかかわらず、カルテや処方箋を従来の紙媒体で取っていれば、業績停滞や悪化の原因ともなりかねません。逆にいえば、それらの書類や業務をペーパーレス化することで、業績が一気に改善することもあり得るのです。
ペーパーレス化の一般的なメリット
ペーパーレス化をおこうなうことによって得られる一般的なメリットを見ていきましょう。
コスト、仕事スペースの削減
ペーパーレス化のメリットとしてまずあげられるのが、いままで印刷代にかかっていたコストが要らなくなることです。これまでの印刷代が1枚3円で、50人の社員が毎日10枚ずつ印刷していたとすると、一か月で45000円の出費、一年では54万円もの出費がかさむことになりますが、電子上での書類管理にはお金が発生しません。
また、書類をペーパーレス化することで、デスクやオフィス回りが綺麗に片付きます。当然ですが、紙媒体での書類管理だと、書類が増えるにつれて、その書類を管理するために必要なスペースも増えていきます。結果、デスクの周りが書類だらけになってしまったり、書類保管用の部屋を作らなければなりません。
しかし、書類を電子上で保管していれば、どれだけ新たな書類が生まれても、デスクが書類まみれになったり、保管用の部屋を割く必要もなくなるのです。また、紙媒体での書類管理だと、いざというときに必要なものがすぐに出てこないなど、探すことに無意味に時間を費やしてしまう原因にもなってしまいます。
業務効率化
従来の会議などでは、人数分の資料を印刷しておく必要がありました。しかし、ペーパーレス化をすれば、会議に必要な資料は事前にパソコン上で共有できるため、印刷に割く時間が省けて業務効率化につながります。
また、資料の内容が変更になった場合、紙媒体だと印刷し直さなければいけません。それに比べて電子上のファイルであれば、変更するのも簡単です。
バックアップ
グーグルドライブやITツールなどのクラウド上に保管した書類は、バックアップを取ることができます。書類のバックアップを電子上でしておけば、紛失や過失で消えることがありません。もし使っているパソコンが壊れてしまっても、ユーザーIDやパスワードさえ覚えていれば、他のパソコンやスマートフォンから入って確認することが可能です。
紙媒体での書類管理だと、火災でオフィスが燃えてしまった際などは、復元することが難しいでしょう。そういった意味でも、書類を電子化してペーパーレス化することは非常に重要だと言えます。
情報共有、検索が容易
書類を電子化してペーパーレス化することで、情報共有がスムーズになります。紙媒体での情報共有だと、紙のあるところまでわざわざ出向く必要があったりと手間のかかるものも多いです。しかし、電子上にファイルとして保管しておけば、メールやITツール上で簡単にやり取りが出来るため、情報共有の活性化にもつながります。
また、書類を探すのが大変だった紙媒体とは対照的に、ファイルを簡単に検索することが出来るため、探す手間も省けるというものです。
承認フローの迅速化
ペーパーレス化の効果が最もでやすいのが、稟議書などの承認フローだとも言われています。必要事項を紙に書いて、複数の決裁者に承認を受けるまでのプロセスは、決裁者の不在などで遅延してしまうこともあります。
このプロセスを電子化することで、申請者は紙に記入する手間が省け、決裁者からの承認を受けに行く必要もなくなります。また、この流れは電子上で可視化されるので、決裁者にとっても業務効率化につながるはずです。
稟議書がスムーズに承認されれば、社内全体の業務も効率化され、会社の業績にも良い影響をもたらすことでしょう。
セキュリティ強化
クラウド式のＩＴツールなどを使えば、パスワードなどで情報が保護されているため、セキュリティの強化にもつながります。クラウド式とは、ペーパーレス化のためのツールなどを提供する会社が、インターネットを介してそれらのサービスを提供することをいいます。クロジカスケジュール管理もクラウド式のITツールを提供している会社です。
医療施設におけるペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化における一般的なメリットは、業種問わずに期待ができるものでした。医療施設にフォーカスを置いた場合は、カルテやレセプトのペーパーレス化があげられています。
電子カルテ
病院など医療施設で使用されるカルテを電子化しペーパーレス化することで、様々な手間が省けます。レセプト作成であったり、スタッフ通しの情報共有がスムーズになります。
また、患者や受診者に見せるための診療情報なども電子化することで、説明する際の手間が省けるなど、効率化に繋がることもあります。
ペーパーレス化のためのポイント
ペーパーレス化を上手く行うためのポイントについては、以下があげられます。
目的を明確に
ペーパーレス化できる分野は多岐に渡るため、まずはペーパーレス化をしたい分野や目的を明確にしておきましょう。ペーパーレス化はしたいけど、具体的に何をすれば良いかわからない場合は、クロジカスケジュール管理などのITツール会社に遠慮なく資料を請求したり、聞いてみてもよいでしょう。
従業員の理解を得る
ペーパーレス化をおこなう際は、事前に社員や従業員たちにアナウンスしておきましょう。急な報告で社員たちが慌てないように、ペーパーレス化のためのツールについてや、使い方なども教えて、理解を得られる状態にしておきましょう。
そうすることで、ペーパーレス化の運用までもスムーズにおこなわれるはずです。
段階的な導入
ペーパーレス化が決まり、社員の理解が得られたからといって、一気に導入を推し進めることはオススメできません。社内の業務システムを一気にガラッと変えてしまうよりは、段階的にペーパーレスを導入していき、社員や従業員に慣れさせるようにしましょう。まずは会議の資料から電子化していくなど、社員の負担にならないように進めていくことが重要です。
クラウド型ITツールの導入
ペーパーレス化をしたいけど、ここまで読んでもよくわからないという方には、まずはクロジカスケジュール管理などのクラウド型ITツールの導入をオススメします。自社でシステムを構築する必要が無く、初期費用が安く始められることも特徴で、ペーパーレス化するための機能はもちろん、業務効率化のための様々な機能が備わっています。
医療施設でのペーパーレス化も可能
医療施設でのペーパーレス化は、手順やポイントを掴めば、決して難しいものではありません。ペーパーレス化をすることで、病院側と受診者側双方にとってメリットとなり得るでしょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
