こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
現代のビジネスでは、「業務の棚卸し」の重要性が高まっています。業務改善につながる業務の棚卸しは、業種を問わずあらゆる企業に求められる取り組みです。しかし、この言葉を聞いたことはあっても、その詳細についてご存じない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、「業務の棚卸しとは何か」という基礎知識から重要性、ポイントまで幅広く解説します。業務改善を実現したい企業の方は、ぜひご覧ください。
目次
業務の棚卸しとは
企業に所属するそれぞれの社員は、日々様々な業務を遂行しているでしょう。しかし、チームによってもメンバーによっても業務の内容は変わるため、企業として業務の実態を把握することは難しくなります。そこで業務を可視化するのに有効となるのが、「業務の棚卸し」です。
業務の棚卸しとは、企業が抱えている全ての業務を洗い出して、明確にする作業を指します。誰がどんな業務を担当しているのか、どの業務にどの程度時間がかかるのか、といった様々な情報が得られます。その結果、業務量を調整して社員の負担を軽減したり、無駄のある業務を見直したりすることが可能です。
業務の棚卸しの重要な目的3つ
業務の棚卸しは、現代の日本企業にとって重要な取り組みです。特に重要といえる3つの目的について、順番に解説します。
業務の見通しを良くする
業務の棚卸しの重要性が高まったのは、2020年以降に世界で拡大した「新型コロナウイルス感染症」の影響が大きいといえます。オフィスワークでの社員間の接触による感染リスクを低減するために、テレワークを導入した企業は多いでしょう。
テレワークでは社員が顔を合わせることがないため、他社員の業務内容や業務状況が見えないのが難点です。誰が何の業務を担当しているかがわからないと、管理職が部下をマネジメントしづらい、などの問題が生じます。業務の見通しを良くすることで、こうした問題を解決するのが業務の棚卸しです。
業務効率化する
政府が「働き方改革」を推進していることもあり、業務効率化の重要性も高まっています。業務効率化を実現するためには、従来の業務に隠れた無駄を見つけ、是正するための取り組みが必要です。よって、従来の業務がどうなっているのか把握できなければ、そもそも業務効率化のしようがありません。
業務効率化を実現するためにも、業務の棚卸しが重要になります。どの業務にどれだけ時間がかかっているかを可視化することで、無駄の多い業務を明確にします。ただし、業務の棚卸しは業務改善の第一歩であり、その後の改善策もしっかり検討する必要があります。
属人化を防ぐ
人材不足やテレワーク導入は、多くの企業に「属人化」という問題を与えています。属人化とは、「特定の業務」が「特定の社員」にしか務まらなくなることです。属人化が起きると、業務と社員の依存関係が強くなり、社員の不在時に業務の穴埋めができなくなってしまいます。
業務の棚卸しは、属人化の防止につながる側面もあります。業務の棚卸しによって洗い出した業務情報を全社的に共有することで、担当外の業務への理解が深まるのです。その結果、業務で欠員が生じても代理を立てやすくなり、状況変化に強い組織づくりにつながります。
属人化について詳しくは、次の記事をご一読ください。
業務の棚卸しを実施する際のポイント3つ
業務の棚卸しはポイントを押さえることで、より成果につなげやすくなります。ここでは、業務の棚卸しを実施する際のポイントを3つご紹介します。
ITツールを活用して情報共有する
業務の棚卸しは一部社員に限らず全社的に行い、しっかり情報共有することが大切です。そのためには、オンラインで使えるITツールの活用が欠かせません。ITツールによって業務情報を電子データ化でき、全ての社員がWebブラウザからアクセスできるようになります。
結果として、洗い出した業務情報をより有効活用でき、業務の棚卸しの効果がアップするのです。ITツールについて、詳しくはこちらの記事を参考にしてください。
ITツールとは？社内導入の際のポイントなど、分かりやすく紹介
細かい業務情報まで洗い出す
業務の棚卸しでは、最初に業務の現状調査を実施します。このときに業務情報が不足していると、以降のプロセスをしっかり実施しても、業務改善の効果はあまり期待できません。よって、業務を細かく洗い出すことが鍵となります。 業務の難易度や所要時間はもちろん、ミスの発生頻度、費やすコストなども調査しましょう。
現状調査の方法としては、アンケートや社員からのヒアリングがポピュラーです。現場の社員だけでなく、経営陣も含めて全社的に実施することも重要です。
業務を洗い出しただけで終わりにしない
先ほども触れた通り、業務の棚卸しは業務改善の第一歩です。業務を洗い出せただけで満足していては、意味がありません。洗い出した業務に対して無駄がないか分析したり、業務改善プランを検討したりすることも大切です。
また、業務の追加や変更が生じることもあるため、定期的にこうしたプロセスを実施しましょう。
業務の棚卸しにおすすめのITツールは「グループウェア」
業務の棚卸しを成功させるうえで、ITツールの活用は欠かせません。しかし、ITツールといってもその種類は多く、どれを選べばいいかわからないという方も多いですよね。
おすすめのITツールは、「グループウェア」です。グループウェアは、情報共有やコミュニケーションに役立つ様々な機能を兼ね備えています。たとえば、スケジュールを共有して連携を強化する「カレンダー機能」、テレワークでも手軽に情報を共有できる「ビジネスチャット」などが代表的です。
グループウェア一つで幅広い情報を共有できるため、業務の棚卸しが大幅に効率化できます。業務の棚卸しを実施して業務改善を成功させたい方は、グループウェアを導入しましょう。
まとめ｜グループウェアを活用して効率的な業務の棚卸しを
今回は、業務の棚卸しの基礎知識から重要性、ポイントまで幅広くお伝えしました。 テレワークの拡大などによって、業務の棚卸しの重要性は高まっています。
グループウェアを活用して、効率的に業務の棚卸しをおこなうことが可能です。グループウェアを導入する際は、現在使用しているツールとの互換性や操作のしやすさを検討してから導入するようにしましょう。
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