こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
導入事例が近年増えているITツールですが、一体どのようなものなのでしょうか？本記事では、ITツールについてわかりやすく説明していきます。
ITツールとは？
ITツールとは、仕事の業務効率化を目的としたオンライン上のシステムをいいます。情報共有やスケジュール管理など、紙や電話、メールなどで従来おこなっていたものを、ITツールに移行することで、業務時間の短縮や工数削減につながります。結果として企業の生産性向上にも直結します。
ITツールの主な機能
ITツールには、どのような機能があるのでしょうか？
ビジネスカレンダー（スケジュール管理）
社内や取引先との打ち合わせ予定を自動で把握、作成してくれます。繰り返し設定や予約の検索、エクスポートなど使いやすい機能で、様々な予定を瞬時に確認できます。予定が重複してしまう場合は、事前にアラートで通知をしてくれるため、重複防止効果も期待できます。
また、グーグルカレンダーやiCloudのカレンダーといった既存の機能とも連携可能です。取引先に予定を確認する際は、相手がITツールを持っていなくても使える機能もあります。
社内ドキュメントやナレッジの共有
社内ドキュメントやナレッジは、会社全体で共有しておくことで、顧客対応などの際に、より迅速な対応が可能になります。ITツールには、書類やナレッジを共有するための機能があります。
ツール上で管理できるため、メールで何度も送信する必要がありません。また、イベントログとして残るため、改ざんなどの懸念も要りません。
設備や会議室の予約
ビジネスカレンダー機能に付随している場合もありますが、ITツール上で設備や会議室の予約が可能です。これについても、予約が重複してしまう場合は事前に知らせてくれるため、ダブルブッキングなどのミスを防止する効果が期待できます。
電子会議
それほど重要でない会議の場合は、ITツールの電子会議で済ませるのも一つの方法です。あまり頻繁に対面会議を開くと、それだけメンバーの業務時間を取ってしまうことになります。チャットベースの電子会議であれは、議事録として保存することもでき、工数削減にもつながるでしょう。
プロジェクト管理
プロジェクトで発生するタスクの進歩状況を、ITツールで管理することが可能です。ガントチャート機能も備わっており、タスクの進歩状況を可視化することで、プロジェクトがスムーズに進行することが期待できます。
ITツール導入のメリット
ITツール導入により、得られるメリットとはどのようなものでしょうか。
各社員の業務状況の可視化
一般的な業務をITツールで電子化、自動化することにより、各社員の業務状況をリアルタイムかつ正確に可視化することができるようになりました。例えばビジネスカレンダー機能を使えば、予定の作成、調整、変更などは即座に自動で反映するので、それに応じたプランや対策を立てるのも、より早くおこなうことができるのです。
情報共有の迅速化による業務効率化
ITツール導入のメリットとして最も大きいと言えるのが、情報共有の迅速化による業務の効率化です。情報共有が出来ていないと、ダブルブッキングやスケジュール認識の違いなど、どうしてもヒューマンエラーが生まれ、修正などの作業が増えてしまう状態でした。
ITツールであれば、そのようなミスを事前に防いで確実かつ迅速に情報共有をおこなえます。そのため、修正作業などの時間が短縮できます。また、これまで人がおこなっていた作業も自動化してくれるので、その点も業務効率化に大きく繋がります。
外部連携システムも備わっているので、ITツールの画面一つで、様々な業務をおこなうことができるのです。作業ごとに違うページを開く必要があった時に比べると、非常にスムーズでスマートに業務がおこなえるでしょう。
在宅勤務社員との連携強化
リモートや在宅勤務の社員とのコミュニケーションは、ITツールがオススメです。基本的なビジネスチャット機能からファイル共有、電子会議など、一連の業務を問題なくおこなえます。また、スケジュール管理も、ITツールでおこなえば、職場・リモート社員関係なく一括で管理が可能です。
ITツール導入の際のポイント・注意点
ITツールも、やみくもに導入すると失敗してしまう可能性があります。
ITツール導入の目的を明確に
ITツールは非常に便利なシステムですが、多彩な機能を有しているため、導入目的を明確にしておく必要があります。例えば、スケジュール管理が目的なのに、掲示板機能を導入しても、解決にはなりませんよね。
「社員が増えてきたので、スケジュール管理を効率化したい」「会議室や打ち合わせのダブルブッキングが多く、どうにかしたい」と言ったように、ITツール導入の目的を明確にしておけば、どの機能を使えばよいのか自ずと見えてくるはずです。仮にわからなくても、目的が明確であれば、ITツール会社のサポートセンターに相談することで、すぐに必要な機能を提示してくれるでしょう。
社員や従業員からの理解を得る
ITツールを実際に活用するのは、職場で働く社員たちも同じことです。ITツールを導入する際は、そのことを社員たちに、事前に伝えておきましょう。ITツールとは何なのか、ITの知識が無くても使えるか、といった点で、社員に理解を得ることは重要です。
価格面は適正か確認する
必要に応じてITツールの機能を使うことは出来ますが、使う機能が多ければそれだけコストはかさんでしまいます。そのため、あらかじめ予算設定をしておいて、その予算に沿った価格帯のITツールを選ぶとよいでしょう。ちなみに、ITツール会社のシステムを利用するクラウド型であれば、一人500円程度で導入できます。
経営陣だけでなく、システム担当や現場社員の声も聞く
経営陣だけでITツールで選んでしまうと、現場に普及しない可能性があります。実際に運用をおこなうシステム担当者や、ITツールを使用することになる現場の社員も巻き込んで、職場にあったITツールを選ぶようにしましょう。
ITツール導入事例
顧客との商談で日程調整をおこなっていたAさんは、相手の都合の良い日にちをメールで確認していました。しかし、なかなか合う日程が決まらずに、何度もメールのやり取りをする羽目になっています。このようなメールのやり取りは、本来であれば他の業務にあてられる時間をも奪っており、会社の生産性低下の原因となりえます。
ITツールを使えば、こちらの空いている時間を、まずはAIが自動で把握します。その情報をリンクとして取引先に送ります。すると、取引先がこちらの状況を把握して、空いている日にちを選択します。リンクを送って送り返す、この2回のやり取りだけで、お互い合う日にスケジュールを確定することができるようになりました。
メールでのやり取りに割いていた時間は、他の業務にあてることが可能となり、生産性の向上にもつながりました。
滞る業務をITツールで改善
ITツールで解決できる問題点は多岐に渡ります。まずは、一般的なカレンダー・スケジュール管理などから導入していくのがオススメです。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
