こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
あなたの組織には、年間スケジュール管理表があり、十分に活用されていますか。年間スケジュール管理は、円滑な業務の推進に不可欠です。
長期スパンでスケジュールを把握することで、業務の計画は俄然立てやすくなります。進捗状況も確認しやすいでしょう。とくにITツールで年間スケジュール管理をすると、人と人を結び付ける役割もしてくれます。
この記事では年間スケジュール管理の目的やメリットを確認し、オススメのITツールもご紹介します。
年間スケジュール管理の目的
年間スケジュールを管理するのは、非常に手がかかると思う人が多いでしょう。しかし、年間スケジュール管理ができていない組織に明日はありません。年間スケジュール管理の目的をまずしっかり捉えましょう。以下のような項目で説明します。
- 年間スケジュール管理で仕事の目的を把握できる
- 年間スケジュール管理で先が見える
- 年間スケジュール管理で余裕がもてる
あなたの組織に当てはめて考えていきましょう。
年間スケジュール管理で仕事の目的を把握できる
運営が成り立っている組織や会社ならば、年間スケジュール管理が上手にされているはずです。組織に所属する人は年間スケジュール管理表を見て、業務の流れをつかめます。今やっている業務がこの先どのように展開していくのかを把握でき、おのずと目的、ゴールが見えてきます。締め切りや方法も意識できるでしょう。
目的やゴールが曖昧だと、やるべきことをイメージできず、行き当たりばったりで作業することになってしまいます。いつまでに、どうなっていれば次の業務につなげられるか考える資料となるのが、年間スケジュールです。
目的もなく取り組んでいる業務に対しては意欲も低くなり、場当たり的な仕事ぶりになってしまいます。場合によっては、業務内容が目的とずれてしまったり、期限に間に合わなくなったりすることも出てくるでしょう。社員が仕事の目的を把握できる年間スケジュール管理をすることが非常に大切です。
年間スケジュール管理で先が見える
たとえば、有能な人は今やっている仕事を決められた締め切りまでに間に合わせればよいのか、少し早めに仕上げたほうが先々プラスの影響をもたらすのか、常に考えています。仕事を長いスパンでとらえているのです。
また、仕事ができる人は後ろにひかえているイベントの準備をいつから始めるとうまく進められるのか考えて、取りかかりに最適な時期を決定します。余裕をもった行動が、高いパフォーマンスにつながります。
このように、先を見て業務に当たれる人材を育てる必要があります。先を見るための資料となるのが、年間スケジュール管理表です。スケジュールがわかるだけでなく、常に組織の動きを確認して、業務に活かしていけるものにしましょう。
また、年間スケジュールを見ると、組織の繁忙期と閑散期がわかります。時期を選ばない業務は、忙しくないときにおこなう方が楽に進められます。繁忙期に小さな業務をおこなう場合、業務の抜けやミスにつながり、信用を落としかねません。組織に所属する人全員が、閑散期を把握して、作業を進めることができるようになれば、業務はスムーズに進んでいくはずです。
年間スケジュール管理で余裕がもてる
長いスパンでやるべきことをとらえられると、自分のペースに合わせて業務を進められます。仕事に追われるのではなく、やるべき業務を待ち構えられるようになるでしょう。やった方がプラスになることも見えてくるはずです。
また、働く人が組織の年間スケジュールとプライベートのスケジュールをリンクさせれば、時間の調整がやりやすくなります。いつ休暇を取ると、組織にも自分にもよいのか予定を立てることが容易になるでしょう。
ゆったりと余暇を過ごしたり家族との時間を楽しんだりできれば、働く意欲につながります。メンタル調整のためにも、年間スケジュール管理は有効に活用できます。元気なメンバーに支えられている企業は、躍進するでしょう。
年間スケジュール管理表の作り方と活用のコツ
年間スケジュール管理の目的がわかったら、さっそく、あなたの組織に合った年間スケジュール管理する準備をしましょう。まず必要なのは、年間スケジュール管理表です。この項では、年間スケジュール管理表を作成するときのコツやポイントを解説します。
組織の1年間の動きを把握できるだけでも、非常に業務を進めやすくなります。しかし、年間スケジュール管理表を作っただけで満足せずに、有効活用して業務効率化につなげることが大切です。
基本の行事の洗い出しを丁寧に
組織の規模によって、年間スケジュール管理表を作る単位は異なります。全体でひとつあればよい場合もありますが、全体の年間スケジュール管理表を元に、各部署の年間スケジュール管理表が必要な場合もあります。
最初にやるべきことは、基本の行事の洗い出しです。毎年同じ時期にやっている業務はかなり多いはずです。それらを漏れなく年間スケジュール管理表に入れていきます。
今まで年間スケジュール管理表を作っていなかった場合には、個人で作っていた昨年度の手帳や記録をもとに行事の洗い出しをし ます。昨年度の修正点や反省点を踏まえて、今年度に合うスケジュールを入力していきましょう。
はっきりと日にちが確定していない事項についても、およその日程で入れておくことが大切です。確定していないから年間スケジュール管理表に入れずにいると、その項目を忘れてしまう恐れがあります。
繁忙期・閑散期を把握する
基本の行事を眺めると、忙しい時期と比較的余裕をもてる時期が見えてきます。色づけするなどして、繁忙期と閑散期を区別しておくとよいでしょう。
新しい業務は閑散期に入れるようにする、休暇を取るのは繁忙期をさけるなど、長期スパンの予定が立てられるようになります。全体が見えていると、組織に所属している人の気持ちにも余裕が出てくるはずです。
活用のコツはこまめなチェックとメモ
最も大切なのは、作った年間スケジュール管理表を全員がこまめにチェックすることです。毎朝始業前に、今日のタスクを確認することと2、3か月分の年間スケジュール管理表を見る習慣をつけましょう。
全員がスケジュールチェックをして、自分だけでなくチーム全体の業務を把握し、長期スパンで動きを把握しているのは、業務効率化に非常に有効です。たとえば、予定外の休暇を取る人が出ても、チーム全体でフォローできます。
スケジュールはあくまでも予定ですから、多くの予定変更があるはずです。変更になったこと、もしくは変更した方がよかったと判断したことは、修正を加えていきます。
デジタルツールで年間スケジュール管理をしていれば、修正と同時に、改善案を踏まえた年間スケジュール管理表を少しずつ作っていけるはずです。
年間スケジュール管理表を毎日チェックするメリットをまとめます。
- 毎日見ることで、常に先のことを考えられる
- 修正や反省点を書き込むことで、翌年の年間スケジュール管理をより充実させられる
組織の業務を効率化する筋道が作れるはずです。年間スケジュール管理表を作るだけではなく、活用することを重視しましょう。
年間スケジュール管理表の例
年間スケジュール管理表にも多くのタイプがあります。Excelで作れますが、無料ダウンロードできるものもありますので、参考にするとよいでしょう参考にしてください。ここでは、基本的な年間スケジュール管理表を3つご紹介します。
年間の行事を一覧できるタイプ
基本の行事を入れ込んでいきます。Excelの表なので、書き込みをしていくこともできます。プリントアウトして紙ベースで1枚持っていても便利でしょう。
月ごとに詳しく記入できるタイプ
年間行事を一覧できるタイプと違って12シートになりますが、詳しく記入できるのがメリットです。業務によっては、予定の欄を縦に分割して使用する方法もオススメします。備考欄も有効活用するとよいでしょう。
＊参考 フリーランスWebデザイナーのリアルTOP カレンダー
案件やチームごとに年間予定を入れて一覧できるタイプ
業務やチームの欄は、あなたがスケジュール管理に入れたい項目に変更して使うとよいでしょう。業務ごとなどに分類して書き込めるので便利です。より詳しく書き込みたい場合は、同じタイプで月ごとの表もあります。
＊参考 Microsoft 楽しもうOffice テンプレート 行程管理表 （業務・スケジュール）
Yahoo!カレンダーやGoogleカレンダーも、アプリうえで情報共有ができるので、グループで使用する場合にはよいでしょう。
年間スケジュール管理にオススメのツール3選
無料のデジタルツールもオススメではありますが、より使いやすさを求めるならば、有料のグループウェアを利用するとよいでしょう。代表的な3つのグループウェアをご紹介します。
サイボウズ Office（サイボウズ株式会社）
誰でも簡単に使えるグループウェアを目指して開発されているので、とにかく使いやすいです。中小企業から強く支持されています。
スケジュール管理機能、ファイル管理機能、ワークフロー機能、メッセージ機能、プロジェクト管理機能が完備しています。その他、標準では備わっていない機能もカスタムアプリとして導入可能です。
- IOS、Android対応
- Googleカレンダー、Office365と連携
- トライアルあり
- 最低ユーザーは5人
- 1ユーザーあたり月額500円（税抜）
クロジカスケジュール管理（TOWN株式会社）
さまざまな業種で導入されているグループウェアです。一覧できる表で、組織のメンバー全員のスケジュールがわかります。社外のクロジカスケジュール管理を導入していないメンバーでも、日程調整などで利用できるのは大きな魅力です。
使っているう上で必要な機能が出てきたときにはアップグレードできるので、業務が増えたりチームが大きくなったりしても対応できます。
- iOS、Android対応
- Googleカレンダーと連携
- トライアルあり
- 1ユーザーあたり月額500円（税抜）～（フリープラン有）
J-MOTTOグループウェア（リスモン・ビジネス・ポータル株式会社）
J-MOTTOグループウェアは、日本で450万件導入されているdesknet’s NEOとほぼ同等のサービスを提供しています。20ユーザー、ディスク容量200MBまでではありますが、月額3,300円、1ユーザー165円（税込）と格安です。desknet’s NEOは1人あたり月額400円なので非常にリーズナブルです。
全ユーザーがサポートセンターに問い合わせができるなど、手厚いサービスをしています。
- Googleカレンダー、Office365と連携
- トライアルあり
- 最低ユーザーは1人
- 月額3300円、1ユーザーあたり月額165円（税込）
まとめ｜年間スケジュール管理活用で仕事の効率化と余裕を
年間スケジュール管理の目的やメリット、オススメのITツールを解説しました。業務の抜けや漏れを防ぎ、効率よく進めていく上で、年間スケジュール管理は必須です。そして組織に所属する人同士、横の関係を強く結んだり余裕をもって業務に当たったりできるためのサポートも、年間スケジュール管理の重要な役割です。
1年間を見通すと同時に、来年、再来年の計画も見えてくる年間スケジュール管理をしていきましょう。そのためにも、組織にふさわしいITツールの導入検討をオススメします。
メンバー全員が、毎日年間スケジュール管理表をチェックするようになれば、組織の発展は間違いありません。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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