こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
現代ではほとんどの人がスマホを持っています。スケジュールをスマホで管理している人は、既存のアプリを利用することが多いでしょう。自分にあったスケジュール管理アプリを利用することで、スケジュール管理の手間や効率が格段に向上します。
スケジュール管理アプリは多くの会社からリリースされています。どのアプリを導入するか悩む人も多いでしょう。アプリを導入しても機能を使いこなせていない人もいます。
この記事ではスケジュール管理アプリの特徴や活かし方、選び方をご紹介します。記事の内容を理解して自分に合ったアプリを導入しましょう。
目次
スケジュール管理アプリの特徴
スケジュール管理アプリの特徴をご紹介します。すでに知っている内容もあるかもしれませんが、あまり知られていない特徴もあるので確認しておくことが大切です。特徴を把握して有効的にアプリを活用しましょう。
リアルタイムにスケジュールの管理
スマホは日常的に持ち運ぶものなので、リアルタイムでスケジュールの管理ができます。
ホワイトボードやパソコンでのスケジュール管理だと、会社や自宅でなければ管理ができません。スマホのアプリを利用すれば、予定が急に変更になってもすぐに入力や修正が可能です。
予定の優先順位がつけられる
スケジュール管理アプリを使えば予定の優先順位がつけられ、スムーズに行動ができます。タスク管理を行い目標までの過程を効率よく消化することで、作業スピードが上がります。
タスクが見える化されることで、作業開始の時間や他の人に手伝ってもらうかどうかを判断することがすぐにできるので、予定の抜けなどを減らせます。
予定の共有が可能
スケジュール管理アプリには、スケジュールをほかのデバイスと同期できる機能があります。スマホで入力したものがパソコンで確認や編集が可能です。スマホ同士でも共有できるので、部署やチーム、家族でもお互いの予定が把握できます。
アプリによってはiOSのみに対応しているものやAndoridのみに対応しているものがあるので、ダウンロードする前に確認が必要です。
体調管理ができるアプリもある
スケジュール管理アプリのなかには体調管理機能がついているものもあります。体調を崩してしまうと予定どおりにスケジュールがこなせなくなります。せっかく組んだスケジュールが台無しになってしまうので、日頃から体調管理を行うことも大切です。
アプリによってはチャット機能やお金の管理機能がついています。自分に必要な機能を持つアプリの導入がオススメです。
スケジュール管理アプリの上手な活かし方
手軽に使えるスマホのスケジュール管理アプリは、搭載されている機能を使いこなすことでさらに上手にスケジュール管理ができます。コツをご紹介するので、確認して有効にアプリを使いましょう。
予定をすぐに入力
スマホのスケジュール管理アプリを活用するには予定をすぐに入力することが大切です。あとでまとめて入力しようとすると詳細を間違えてしまったり、入力すること自体を忘れる可能性があります。
スマホでのスケジュール管理に慣れるまでは、こまめに入力する癖をつけることが大切です。共有できるアプリなら他の人の作成した予定とのダブルブッキングを防げます。
ツールの利用
スケジュール管理アプリのなかには、文字の装飾機能やスタンプ機能などのツールが搭載されているものも多くあります。文字の装飾を使うとスケジュールの重要度が判断しやすくなります。色分けを行うことで誰からも見やすいスケジュールの作成が可能です。
スタンプやリアクション機能は返信する時間がない場合でも、相手に確認したことを伝えられます。既読がわかれば不要なアクションを行う心配がなくなるので、他の業務を進められます。各ツールを使いこなして業務を効率化しましょう。
リマインダーの利用
リマインダーは設定したタイミングでイベントを通知してくれる機能です。アプリを導入してから慣れるまでは、リマインダーを設定して予定を忘れないようにしましょう。毎日のチェックも大切です。
設定によって通知する回数やタイミングを変更できるので、重要度の高いものは複数回の通知を設定することがオススメです。多忙な人ほどスケジュールの管理が難しくなるのでリマインダーの活用がタスク消化に役立ちます。
スケジュール管理アプリの選び方
せっかくスケジュール管理アプリを導入するなら、自分や企業にあったものを選定しましょう。はじめてアプリを導入する場合は、選び方がわからないという人もいるでしょう。そこでスケジュール管理アプリの基本的な選び方をご紹介します。
利用コスト
スケジュール管理アプリは有料と無料、一部有料の3パターンの料金設定です。一部有料のツールは利用ユーザーが多い場合や、特定の機能を使う場合などに有料となります。有料のツールを利用したい場合は、利用コストもふまえてアプリを選びましょう。
入力するスケジュールが少なかったりアプリを利用する頻度が低かったりするときは、無料のツールから導入することがオススメです。無料のアプリなら導入コストがかからずに操作感がわかります。
機能性と操作性
スケジュール管理アプリを導入しても使われないとせっかくの機能も活かせません。使いやすい機能や操作性のいいものを選ぶことが大切です。アプリによっては、スケジュール管理機能だけでなく利便性のある機能が搭載されているツールもあります。
アプリを選定する前にスケジュール管理と一緒に導入したい機能を決めておくと、スムーズに選定を行えます。
セキュリティ面やバックアップ機能
スケジュール管理アプリをビジネスシーンで使う場合は、セキュリティ面やバックアップ機能が大切です。スマホのロックは簡単に解除される可能性もあるので、アプリにロック機能があると安心して使用できます。
共有機能がついている場合はさらに高いセキュリティが必要です。端末トラブルやデータの紛失に備えてバックアップ機能のついているアプリがオススメです。大事なビジネスのデータをなくさないように対策を行いましょう。
スマホで使えるスケジュール管理アプリ5選
スケジュール管理アプリの特徴や選び方をご紹介しました。選び方が分かっても実際にリリースされているすべてのアプリを調べるのは大変です。
ここからは、特に人気の高いオススメのアプリをご紹介します。それぞれ特徴があるので、しっかりと把握して使いやすいアプリを導入しましょう。
Jorte（ジョルテ）カレンダー
Jorteカレンダーは週の始まりの曜日を設定できて、文字や背景などをカスタマイズできるカレンダー機能が充実しているアプリです。スマホだけでなくタブレットやパソコンからもスケジュールの入力や確認ができます。
iOSのカレンダーとも連携できるのでデータの移行がすぐにできます。フォントや背景、アイコンなども自由にカスタマイズが可能です。見やすいカレンダーにすることで操作性が上がります。
無料でもバックアップ機能がついているのでセキュリティ面も安心です。容量や機能を追加したい場合は、有料版を利用すれば対応できるので拡張性も優れています。
TimeTree
TimeTreeは共有とコミュニケーションを前提に作られたスケジュール管理アプリです。グループ別に共有カレンダーの作成が可能です。予定ごとに画像やコメントを添付できるので、相手に詳細が伝えやすくなります。
無料で利用できるのにチャット機能も搭載されていて、コミュニケーションも取りやすいです。他にも、進捗管理機能やメモの共有機能など有料に負けない機能の多さが人気です。共有カレンダーへの招待も、メールやLINE、SNSから簡単に招待できます。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、Googleのアカウントを作れば無料で利用できます。ネット環境さえあればどこからでも共有が可能です。Gmaiと連携することで、メールで受信した内容をカレンダーに組み込めます。
Timetreeなどの他のツールと連携できる点もメリットです。リマインダー機能もついているので予定の抜けや忘れの心配もなくなります。Googleマップと連動すれば、検索した目的地や出発時間を書き込むことも可能です。
Yahoo!カレンダー
Yahoo!カレンダーはYahooトップページから利用できる、無料のスケジュール管理サービスです。アプリ版やYahooアプリからもアクセスが可能なので気軽に使用できます。
デザインの装飾やスタンプなど搭載されている機能は厳選されているので、誰でも簡単に使いこなせます。シンプルなスケジュール管理を行いたい人にオススメです。特徴的な機能は天気情報をカレンダーに組み込めることです。
Lifebear
Lifebearはスケジュール管理だけでなく、日記やノートなどの機能が一元管理できるアプリです。スタンプや着せ替え機能もついているので、カレンダーを使いやすくカスタマイズできます。
無料で利用できるのでとりあえずスケジュール管理アプリを使ってみたい人にオススメです。バックアップ機能がついているので安心して導入できます。個人利用が目的のアプリなので、他の人と共有できない点には注意しましょう。
まとめ｜スケジュール管理をスマホで行い、業務を効率化！
スマホで使えるスケジュール管理アプリについてご紹介しました。アナログなスケジュール管理をしている人も無料のものからアプリを使ってみましょう。スケジュール管理機能の基本的な機能は共通するものが多くあります。
まずは実際に使用してみて必要な機能や役に立ちそうな機能を見極めることで、使いやすいアプリがわかります。最適なアプリを導入してスケジュール管理を効率化しましょう。
＜参考記事＞
スケジュール管理アプリでできること！おすすめスマホアプリ７選 - Huddler（ハドラー）- オールインワン情報マネジメントツール
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