こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
さまざまな業界で人手不足が問題になっている今、自治体も例外ではありません。少ない人数で多くの仕事をこなさなければならず、そのためには業務効率化は必須です。
本記事では、自治体の業務効率化とオススメのグループウェア、導入事例について解説します。自治体の業務効率化を考えている場合は、ぜひ参考にしてください。
目次
自治体が業務効率化を進めるには？
業務効率化の方法
業務効率化というと、企業における業務の効率化をイメージする方が多いですが、自治体でも業務効率化は実現可能です。
自治体の業務効率化の例として、デジタル化や自動化、ワークフローの統合などが挙げられます。また、業務の見直しや共同化、外部委託なども有効な手段となります。
具体的に、自治体が業務効率化を進めるには、以下のような手段があります。
- 業務の見直し｜自治体が行う業務を再検討し、必要なものだけを実施することで、不要な作業を省略することができます。
- デジタル化｜業務のデジタル化により、手作業や紙による手配を減らすことができ、効率を向上させることができます。
- 自動化｜ワークフローの自動化や、入力・出力データの自動処理などにより、人手による作業を減らすことができます。
- 共同化｜自治体間や、自治体と民間企業などの連携によって、業務を共同化することで効率を向上させることができます。
- 外部委託｜専門性の高い業務や自治体が行う業務として不適切なものは、外部の専門企業に委託することで効率を向上させることができます。
現在では業務を効率化するためのツールが多く提供されており、それらを上手に活用することで、今まで面倒に感じていた業務フローを短縮したり、スムーズな情報共有が可能になります。
業務効率化を進める際の注意点
自治体が業務効率化を進める際には、以下の注意点を踏まえることが重要です。
市民ニーズに合った改善
業務効率化を進める際には、市民のニーズに合った改善ができるよう努力することが重要です。
コミュニケーションの大切さ
業務効率化を進める際は、関係する部署や市民と十分なコミュニケーションを取り、理解を得ることが重要です。
組織の変革
業務効率化を進めるためには、組織の構造や人事制度などを見直すことが必要です。組織の変革には時間がかかることがありますので、適切なタイミングを見極めることが重要です。
投資とコスト
業務効率化を進めるためには、投資やコストがかかることがあります。そのため、予算の管理や収益の増大などを考慮しながら、業務効率化を進めることが重要です。
継続性の維持
業務効率化を進めるためには、継続性の維持が重要です。そのため、業務効率化のあとも、継続的な改善を行い、適宜調整することが必要です。
自治体は公共サービスを提供する組織であるため、市民ニーズに合ったサービスを提供することが重要であるため、業務効率化を進める際には市民ニーズを考慮した適切な改善を行うことが大切です。
自治体のグループウェア選びのポイント
続いて、自治体のグループウェア選びのポイントについて解説します。
自治体でグループウェアを導入することは難しいと言われることもありますが、適切な手順や準備を行うことで、スムーズな導入が可能です。自治体のグループウェア選びには、以下のようなポイントがあります。
- 機能性｜自治体に必要な機能を持っていることが重要です。例えば、タスク管理、文書共有、会議管理などが必要である場合は、それらの機能を備えたグループウェアを選択しましょう。
- 拡張性｜自治体の規模やニーズが変化することを考慮し、将来的に拡張することができるグループウェアを選択することが重要です。
- セキュリティ｜自治体は、市民の個人情報を扱うため、高いセキュリティ要件を満たしているグループウェアを選択することが必須です。
- 運用性｜自治体スタッフがスムーズに使用できるインターフェイスや、運用のしやすいグループウェアを選択することをオススメします。
- 価格｜自治体の予算に合ったグループウェアを選択することが重要です。
- ベンダーサポート｜自治体にとって重要なグループウェアシステムなので、ベンダーが適切なサポートを提供できることが重要です。
グループウェアの導入には工数やコストがかかりますが、しっかりと自社にあったグループウェアを選定することで、業務の見直しやワークフローの自動化など、効率化を実現することができます。
自治体にオススメのグループウェア
クロジカスケジュール管理
クロジカスケジュール管理は、TOWN株式会社が提供しているグループウェアで、情報共有でチームを一つにします。もともとオープンソースプログラムとして開発されていましたが、2018年にクラウド型のグループウェアとしてリリースされました。
メンバーとのスケジュール共有や会議室や設備の予約、チャットのコミュニケーションなど、社内の情報共有をスムーズにする機能が多く備わっています。
日程調整機能は、取引先などクロジカスケジュール管理を使っていない相手でも、カレンダーから日程を選んでもらうだけで日程調整が完結します。
スケジュール管理は操作性が重要ですが、クロジカスケジュール管理では簡単な操作でスケジュール管理ができるため、複雑な説明を見なくても簡単に操作を覚えることができます。
サイボウズ Garoon
サイボウズ Garoon（ガルーン）は、サイボウズが提供しているグループウェアで、幅広い世代が使いやすく現場にも管理職にも浸透しやすいグループウェアです。Garoonは官公庁・自治体向けに開発されています。
職員への通知をカテゴリ別に分けたり、時系列順に表示を切り替えることができる掲示板機能などがあるほか、自治体ならではのシステム担当者の異動や災害時のBCP対策などのニーズにも対応しています。
kintoneやMicrosoft 365などさまざまなシステムと連携することもできます。
desknet's NEO
グループウェア desknet's NEOは、1ユーザー月額400円から利用可能な国産グループウェアです。スケジュール管理やワークフロー、今ある業務のシステム化まで、組織に合わせてあらゆる業務を効率化することができます。
中小企業から官公庁までさまざまな組織で利用されており、現場で役立つ27つもの機能を搭載、業務アプリがノーコードで作成できる「アップスイート」なども魅力的なツールです。
Google Workspace
Google Workspace とは、Googleの提供するグループウェアとして利用可能な組織向けオンラインアプリケーションセットです。Googleの高い技術力をもとに、高度なセキュリティと99.9%の稼働率が保証されています。
Googleが提供する、Gmail、Google カレンダー、Google Chat、Google Meetなどとの連携が可能で、各従業員間の業務連携を高め、業務におけるさまざまなコストと時間を大幅に節約することができます。
公開羅針盤グループウェア
公開羅針盤グループウェアは、株式会社両備システムズが提供する、自治体の運用に特化したグループウェアです。組織の動きを「見える化」し、意識しなくても「情報が共有できる」環境をサポートします。
メール、掲示板、回覧板、スケジュール、行先管理の伝言内容などの自治体に必要な多くの機能を兼ね備えており、タブレットからいつでもどこでも簡単に利用することが可能です。
自治体のグループウェア導入事例
自治体でグループウェアが導入されている事例としては、文書共有やタスク管理、カレンダー共有などの機能を活用し、効率的なコミュニケーションを実現している例があります。
また、昨今リモートワークも増えていますが、今までの自治体での業務はアナログで行う作業が多かったため、その波に乗れていませんでした。グループウェアを導入することで、そういった働き方を変えていくこともできます。
ここでは情報共有という面で、業務効率化に成功した自治体の導入事例を紹介します。
導入事例｜メール量の削減と業務の効率化
ある県では、情報化促進計画を立案して、業務の電子化を推進していました。業務の電子化を進めるための環境を整備するため、職員1人につき1台のパソコンとメールアドレスを配布し、情報共有をスムーズに行えるようにしていました。
しかし実際は、メールを導入することでコミュニケーションは活発になったが、メールの量が多く確認する業務が増え、負担になっているという意見もありました。
日頃の連絡だけではなく、情報共有や申請書の承認などにもメールを使用していたため、1日で多くのメールが届くようになり、確認に時間をとられ、重要な業務にかけられる時間が少なくなってしまっていたのです。
そこで、メールを基本とした業務を改善するべく、グループウェアを導入し、グループウェアの機能として提供されているファイル共有機能や回覧機能を使用するようにしました。
連絡事項は回覧板で行う、情報共有は掲示板やファイル共有を使用する、申請はワークフローで管理するなど、それぞれの目的に合わせて使用する機能にルールを設けています。
そうすることで、一つのメールボックスに集約されていた情報が整理され、メールを検索することや確認漏れなどを防ぐことができ、業務時間を短縮することに成功しています。
他にも、スケジュール管理・タスク管理・施設予約機能など、グループウェアに搭載されている機能を活用することで、業務の効率化を実現しました。
まとめ｜自治体もグループウェアで業務効率化できる
いかがでしたでしょうか。今回は、自治体におけるオススメのグループウェアや業務効率化を進めるためのポイントについて解説しました。
グループウェアは、自治体のオフィスワーク効率化において非常に便利なツールです。現在では、地方自治体に限らず企業や官公庁などのさまざまな施設でグループウェアの導入が進んでいます。
読者の皆様も、この機会にぜひグループウェアを活用して、社内の業務効率化を推進してみてはいかがでしょうか。
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