こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスで「インプット」や「アウトプット」という言葉を耳にする機会もありますよね。これらは元々コンピューター用語でしたが、現在ではビジネスでも重要視されています。しかし、これらの言葉について詳しく把握していない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、ビジネスにおけるインプット・アウトプットの基礎知識や、向上させるためのポイントをご紹介します。これらの言葉の意味を知らない方はもちろん、インプット・アウトプットを向上させたい方も、ぜひご一読ください。
目次
ビジネスのインプット・アウトプットとは
インプット・アウトプットは、元々はコンピューター用語として使われるものでした。現代ではコンピューターをビジネスパーソンに置き換えて、ある種のビジネススキルのようにも扱われるようになっています。まずは、ビジネスのインプット・アウトプットについて、順番に解説します。
インプットは「取り込む情報」
本来のインプットは、マウスやキーボードなどでコンピューターに情報を入力することです。そこから転じて、ビジネスのインプットはビジネスパーソンが外部の情報を取り込むこと、あるいは取り込む情報そのものを指します。
そのビジネスパーソンが取り込む有用な情報は、基本的にインプットといえます。例えば、特定の業務をこなすために必要な情報も、スキルアップのために参考書から取り込む情報も全てインプットです。
インプットは、アウトプットに大きな影響を与える要素でもあります。質の良いインプットを多く取り込むことで、アウトプットの質や量も向上しやすいのです。
アウトプットは「成果物」
本来のアウトプットは、コンピューターからの情報をモニターなどに出力することです。そこから転じて、ビジネスのアウトプットはビジネスパーソンが何らかの成果を外部に出すこと、あるいは成果物そのものを指します。
自分の知識やスキルを活かして、業務を遂行したことにより得られる成果は、基本的にアウトプットといえます。例えば、営業活動で顧客から得た成約はもちろん、社員育成のために作成した業務マニュアルもアウトプットです。
アウトプットは、企業の利益や自分の社内評価に大きく影響を与える要素でもあります。質の良いアウトプットを多く出すことで、企業の利益拡大につながるうえに、自分の社内評価もアップするでしょう。
ビジネスのインプット・アウトプットを向上させる4つのポイント
これまでの内容からもわかる通り、ビジネスのインプット・アウトプットは「質」も「量」も向上させるべきです。ここでは、ビジネスのインプット・アウトプットを向上させるための4つのポイントをご紹介します。
インプットは時間帯に注意する
ビジネスのインプットは、ビジネスパーソンの集中力によって効率が大きく変わります。集中力が散漫な状態では、いくら質の高いインプットを取り込もうと思ってもうまくいきません。インプットしやすい時間帯を選ぶようにしましょう。
人間の脳は、時間帯により働きが大きく変わります。具体的には、睡眠により記憶がリセットされる起床後3時間程度が、特に脳の働きは良くなります。集中力が続きやすい、こうした時間帯にインプットするのがおすすめです。
さまざまなインプットから取捨選択する
ビジネスパーソンによって有用な情報は、全てインプットです。しかし、インプットの中には正しくない・取り入れるべきでない情報もあるでしょう。一つのインプットにこだわりすぎると、こうした情報を誤って取り入れてしまいます。
よって、さまざまなインプットに目を向けつつ、必要なものだけを取捨選択することが大切です。色々なインプットに触れることで、一部に間違いがあっても気付きやすくなるでしょう。正しいインプットを多く取り込むことで、アウトプットの向上にもつながります。
アウトプットは具現化する
アウトプットは前述の通り、自身の評価に直結する要素です。ただし、形の残らないアウトプットは自分の評価につながらないこともあります。例えば、後輩社員に何かをレクチャーしたとしても、上司の目に入らなければ評価してもらうのは難しいでしょう。
そのため、アウトプットは具現化することが大切です。上記の例では、日報などの報告書で記録を残すなどすれば、上司にアウトプットを認識してもらえます。社員個人の心掛けはもちろん、管理職がアウトプットを形に残しやすい環境づくりに取り組むことも重要です。
アウトプットを活用しやすくする
良質なアウトプットは、新たなアウトプットを生み出すためのインプットにもなります。こうした好循環をつくるうえで、アウトプットの質や量だけではなく「活用しやすさ」も重要なポイントです。
つまり、アウトプットをただ具現化するだけではなく、社内で活用しやすい形にすることが大切です。そういった意味では、紙の報告書などアナログ方式のアウトプットはおすすめしません。作成に手間がかかり、情報共有もしづらいためです。
インプット・アウトプットを向上させるには「ITツール」がおすすめ
社員のインプット・アウトプットを向上させるには、「ITツール」を活用するのがおすすめです。情報の管理・共有をオンラインで効率化でき、社員のインプット・アウトプットが活性化します。パソコンはもちろんスマートフォンでも利用でき、テレワークにも対応可能です。
例えば「社内Wiki」を活用すると、ノウハウをオンラインで全社的に共有でき、社員のインプットが容易になります。また「報告書作成ツール」を活用すると、報告書をオンラインで手軽に作成・共有でき、アウトプットを活用しやすい形で残せます。
こうしたITツールは、社員のスキルアップだけではなく、正当に評価されやすい職場づくりにもつながるでしょう。ほかにも、さまざまなITツールが存在します。ITツールについて詳しく知りたい方は、次の記事も参考にしてください。
ITツールとは？社内導入の際のポイントなどをわかりやすく紹介
まとめ｜ITツールで社員のインプット・アウトプットを向上させましょう！
今回は、ビジネスにおけるインプット・アウトプットの基礎知識や、向上させるためのポイントをご紹介しました。
ビジネスにおいてインプット・アウトプットは、どちらも重要です。インプット・アウトプットを向上させるうえでは、社員個人の心掛けも、管理職や経営者の環境づくりも欠かせません。後者を実現させるためにITツールの活用も検討しましょう。
とはいえ、さまざまなITツールを導入するとコストが増大してしまいます。そこで、コストを抑えてITツールを導入できる「グループウェア」がおすすめです。インプット・アウトプットの向上につながる機能が複数備わっており、ITツールを個別に導入するよりもコストがかかりません。
社員のインプット・アウトプットを向上させたい方は、グループウェアの導入を検討してください。
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