こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
データ共有にエクセルを用いている企業の多くが、さまざまな不便さを感じているのではないでしょうか。エクセルはデータの集計や解析に役立つものの、データ共有に適したツールとはいえません。データ共有でエクセルに頼りすぎると、業務効率の低下を引き起こすこともあります。
ビジネスのデータ共有では、オンラインで業務効率化できる「ITツール」の活用がおすすめです。しかし、ITツールについて詳しく知らない方もまだまだ多いと思います。そこで本記事では、エクセルでデータ共有する際の課題や、その解決策としておすすめのITツールをご紹介します。
エクセルでのデータ共有にお悩みの方は、ぜひご一読ください。
目次
エクセルでのデータ共有における3つの問題点
まずは、エクセルでのデータ共有が抱える3つの問題点について、順番に解説します。
必要なデータにすばやくアクセスできない
エクセルを用いたデータ共有では、必要なデータにすばやくアクセスできないことがデメリットです。目的のファイルを開いて、目的のシートを選択して、目的のセルを選択する。データにアクセスするたびにこのような作業が発生するため、多くの時間がかかってしまいます。
ファイルやシートが増えるとかさばって、探しているものが見つからないことも考えられます。エクセルには必要なデータを検索する機能もあるものの、あまり使いやすいとはいえません。必要なデータにすばやくアクセスできないと、業務効率は低下してしまいます。
オフィスでしかデータ共有できない
エクセルを用いてデータ共有する際、社内ネットワーク上にファイルを格納するケースが多いでしょう。しかし、社内ネットワークを使えることが前提条件となるため、基本的にオフィスでしかデータ共有できないのも事実です。外出の多い仕事だと、エクセルのデータを確認することは難しくなります。
また、最近ではテレワークを取り入れる企業も増えています。テレワークの社員とオフィスワークの社員のデータ共有も、エクセルだとメール添付などの対応が必要なり不便です。とはいえ、テレワーク用に独自の社内ネットワークを構築するのは、大きな手間やコストがかかります。
共有ファイルに不便が多い
スケジュール共有などの場合は、複数人が同時に更新作業を行えるように、エクセルの共有ファイルを用いることになるでしょう。しかしエクセルの共有ファイルには、不便が多いのもデメリットの一つです。まず、同時編集するとファイルが重くなり、更新作業に時間がかかります。
また共有ファイルでは、同じセルを複数人が編集してしまう「競合」が発生することも少なくありません。競合が発生すると、当事者間で編集内容について認識合わせをしなければならず、余計なやり取りが生じます。設備予約でのダブルブッキングなどは、よくある競合の例です。
【脱エクセル】データ共有におすすめのITツール4選
エクセルでのデータ共有には、このようにさまざまな問題が存在します。ベストな解決策は、ITツールを活用することです。ここでは、データ共有におすすめのITツールを4つご紹介します。
スケジュール管理ツール
「スケジュール管理ツール」はその名の通り、スケジュールの管理・共有を効率化するITツールです。カレンダー形式で見やすく、自分やチームメイトのスケジュールを正確に把握できます。Webブラウザさえあればスマートフォンでもアクセスできるため、外出時やテレワークにも対応可能です。
またスケジュール管理ツールは、社員のスケジュール共有だけではなく、会議室などの設備予約にも利用できます。エクセルの共有ファイルのようにダブルブッキングが発生することもなく、正確に予約を管理することが可能です。業種を問わず活用したいITツールといえます。
社内Wiki
「社内Wiki」は、社内のノウハウを登録・共有できるITツールです。表や画像の挿入、フォント調整などが容易に行えるため、ノウハウをわかりやすく整理できます。ノウハウ共有をクラウドに統一できるうえに、ノウハウ同士の関連付け機能もあるため、必要なデータにアクセスしやすくなります。オフィスワークでなくても利用できるので、外回りやテレワークでも役立つでしょう。
報告書作成ツール
日報などの報告書を共有する際には、オンラインで報告書を作成・共有できる「報告書作成ツール」を使用するのがおすすめです。報告書作成時に通知先を設定すれば、相手のデスクトップ上に通知されるため、迅速にデータ共有できます。報告書をクラウドに一本化すれば、エクセルファイルのようにかさばりません。また、検索機能やソート機能もあるため、必要なデータにすばやくアクセスできます。
クラウドストレージ
「やっぱりエクセルを使いたい」という方もいるでしょう。そのような方には、オンラインで好きなファイルを管理・共有できる「クラウドストレージ」がおすすめです。社内ネットワークに依存しないため、外出時やテレワークでも利用できます。ツリー構造でわかりやすくファイルを整理できるので、必要なファイルがすぐに見つかります。
まとめ｜ITツールを導入して、スマートにデータ共有しましょう！
今回はエクセルでデータ共有する際の課題や、その解決策としておすすめのITツールをご紹介しました。企業にとってのデータは、人体にとっての血液のように大切な存在です。データ共有が滞ると、企業にとってさまざまな問題が生じます。データ共有を効率化するためには、ITツールの活用が欠かせません。
これからITツールを導入する場合には、オールインワンの「グループウェア」がおすすめです。情報共有やコミュニケーションに役立つ多くの機能を搭載したITツールで、今回ご紹介したITツールの機能も兼ね備えています。
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