こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
仕事上で「言った言わない」が起こるのは、不毛な瞬間です。堂々巡りであり、余計なトラブルになってしまいます。非効率な事態を引き起こしてしまうため、現在でもなぜこのようなことがなくならないのか、理由を考え対策を講じていく必要があるでしょう。
こうしたトラブルを無くすために、対策することが大切です。対策においては、オンラインで使える「ITツール」の活用も鍵となります。
そこで本記事では、仕事の「言った言わない」を無くすための対策や、おすすめのITツールをご紹介します。仕事仲間や顧客との意思疎通でお悩みの方は、ぜひご覧ください。
目次
「言った言わない」が起こる理由は？
「言った言わない」はいつ起こるのか
「言った言わない」は、水掛け論です。どんな素晴らしい意見交換であっても、「言った言わない」が始まれば、そこで議論は止まってしまいます。
「言った言わない」が発生する状況は、お互いにはっきりした証拠がない場面です。実際に言っていたとしても、その証拠を提示できないというような状況です。だからこそ、感情的な「言った言わない」という問題が起こります。
「言った言わない」が起こる原因に隠れているのは、お互いに自分の意見を譲らないという主張であり、感情的な敵対心です。どちらかが引ける場面であれば、そもそも論争にならないのです。
そこに明確に反論できる証拠さえあれば、「言った言わない」も起こりません。なぜなら、誰もがわかる証拠に対しては、その証拠を認めるしかなく、反論できる余地が存在しません。
「言った言わない」が起こる場面
ビジネスシーンにおける「言った言わない」は、ある程度決まった場面で発生します。代表的なのは指示でしょう。上司から複数の指示を受けたときなどによく起こります。
指示とは本来コミュニケーションです。どのような内容なのか、優先順位などをはっきりさせて相手に伝えなければいけません。ところが、曖昧な指示や、指示内容の証拠が存在しないとき、「言った言わない」が起こります。
背景には証拠の問題のほかに、認識のずれや信頼関係があげられます。複数への同時指示なども混乱を招き、「言った言わない」が起こる理由となるでしょう。どれもコミュニケーション不足が影響しているのです。
ビジネスの中で、責任がはっきりしないときにも「言った言わない」が起こります。どんなことでも責任が伴うのがビジネスですが、指示系統や責任の所在がはっきりしないと混乱が起きてしまいます。混乱が起これば、やがて責任の所在の追及につながります。
いったいだれの責任の下行動すればいいか、なにかあったときの責任の所在がはっきりしなければ、些細な問題が起きたときでも「言った言わない」が起こるのです。
「言った言わない」が起こる理由
基本的には、認識のずれがどこから生まれるかが、原因を探る大事なポイントになるでしょう。指示を出す側から見たとき、正しく伝わっていないとずれが生じます。コミュニケーション不足が背景にありますが、意図にずれがあるからこそ、どこかで責任を追及する場面になるのです。
記録の問題もあります。「言った言わない」の背景にあるのは、どちらかまたは両者の記憶に残っていないという事態です。人間の記憶はそこまで万能ではありません。記憶自体にバイアスがかかり、正確性を欠くこともしばしば起こります。このような記憶の中で、お互いの信頼関係や認識にずれが生じると、「言った言わない」が起こるのです。
あとは、認識の違いが生じたときや確認せずに済ませたとき、なんとなくで進めたことがあとから大きなもめごとになるパターンです。責任の所在があいまいになるからこそ、「言った言わない」に収拾がつきません。初めからお互いの認識が正しければ、そもそも「言った言わない」を言い合うこともないのです。
仕事の「言った言わない」を無くすのに役立つITツール4選
仕事の「言った言わない」を無くすには、ITツールの活用がおすすめです。ITツールによって情報共有やコミュニケーションが促進されるうえに、情報をデータとして残せます。
ここでは、仕事の「言った言わない」を無くすのに役立つITツールを3つご紹介します。
ビジネスチャット
「ビジネスチャット」は、オンラインで任意の相手とメッセージで会話ができるITツールです。メッセージの入力・送信ボタン押下の2ステップだけで、手軽にメッセージを送信できます。
口頭や電話と異なり文字データとして残せるため、ささいな指示や依頼事であればビジネスチャットで伝達すると良いでしょう。メッセージを受信した相手のデスクトップ上に通知されるため、スムーズな情報伝達が可能です。
報告書作成ツール
「報告書作成ツール」は、社内の報告書を全てオンラインで作成・共有できるITツールです。デスクトップ通知によって迅速に報告できるうえに、メールと区別できるため報告書が埋もれる心配もありません。
口頭での業務報告をオンライン化することで、上司・部下間での「言った言わない」を防げます。また、ITツールを使用することで、報告書の検索や閲覧が簡単にできるため、印刷にかかるコストや手間が省けてペーパーレス化にもつながります。
社内SNS
「社内SNS」はその名の通り社内版のSNSで、全社的な情報展開をオンラインで容易に行えます。社内イベントの告知など、全ての社員に情報伝達したいケースでは、社内SNSを使うのがおすすめです。
メールなどで連絡する場合は、全社員へ情報展開したつもりでも、宛先が漏れてしまうことがありますよね。その点、社内SNSに投稿した内容は、Webブラウザから全ての社員が閲覧できます。そのため、全社的な情報伝達が漏れなく行えます。
ビジネスカレンダー
「ビジネスカレンダー」は、社員一人ひとりのスケジュールを共有することが可能です。クラウドツールであれば、どこにいても、いつでも特定のメンバーの状況を把握することができます。
スケジュールの登録も簡単にできるので、会議や商談などの予定があれば、すぐにカレンダー上に詳細を表示させることができます。
登録したスケジュールに自分と関連するメンバーも紐づけておけば、「言った言わない」のような問題も起きることがなくなるでしょう。
ITツールで、仕事の「言った言わない」を無くしましょう！
今回は仕事の「言った言わない」が発生する理由や、改善するためのおすすめのITツールをご紹介しました。
仕事で「言った言わない」が発生するとお互いの時間が奪われるだけではなく、意思決定が正確に行えない恐れもあります。こうしたトラブルが発生する原因を理解したうえで、対策を取り入れることが大切です。ITツールをまだ活用していない方は、この機会に導入しましょう。
ITツールを導入する場合は、さまざまな機能が一つになった「グループウェア」がおすすめです。今回ご紹介したITツールを全て兼ね備えていて、スケジュール管理やタスク管理なども効率化できます。
多くのグループウェアはサブスクリプション方式で、リーズナブルな月額料金で利用可能です。社内サーバー導入などの初期費用がかからず、必要な機能だけを選んでコストを抑えることができます。仕事の「言った言わない」をなくしたい方は、グループウェアなどのITツールをぜひ導入してみてください。
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