こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「ルーティン業務が負担になっている」「もっと効率的に仕事を進めたい」「ITツールの導入を検討している」という建築事務所の方も多いのではないでしょうか。
建築事務所での業務は多岐に渡ります。それらを管理するには、業務効率化のITツールがおすすめです。
そこで今回は、効率的に仕事を進めるためのITツールを使った方法をご紹介します。事務所のペーパーレス化やデジタル化に興味がある方も、ぜひ参考にしてみてください。
目次
建築事務所の業務をデジタルで効率化する方法
会議はビデオ通話アプリを使う
コロナ禍で普及してきたのが、ビデオ通話アプリによるオンライン会議です。
テレビなどでも、リモート出演する方が増えてきましたよね。建築事務所でも、これを使うことで業務を円滑に進めることができるはずです。
クライアントや、事務所内など、打ち合わせする機会も多いでしょう。その都度、会議室を予約したり、その場に出かけたりすると、どうしても時間がかかってしまいます。
そこでオンライン会議を使えば、その分の時間を他の業務やリフレッシュに充てることができるのです。「移動時間をもっと効率的なことに使いたい」と、お考えの方にもぜひおすすめしたいツールです。
チャットツールでコミュニケーションを円滑に
事務所内のメッセージ送受信には、メールを使っているところも多いのではないでしょうか。時短や業務効率化を図るなら、おすすめしたいのはチャットツールです。
冒頭の「お世話になっております。」、「○○様」などのメッセージを省くことができ、やりとりがスムーズに進められます。
- 絵文字で返答ができる
- 既読マークがつく
といった特徴があるツールもあり、それらを利用することで、コミュニケーションをよりスムーズにとることができます。
ファイルの共有もしやすいため、会議ごとに紙の資料を配布せず、チャットツールでPDFデータを共有するというやり方もできます。
また、チャットを導入したことで、社員間のやりとりが増え、離職率が減ったという事例もあります。時短とともに、所内の風通しをよくしたいとお考えの場合は、ぜひ検討してみてください。
ワークフローシステムで申請の時間短縮
決済の申請や承認に関わる手続きを、紙を使わずに行えるのがワークフローシステムです。申請書のテンプレートがそのまま入っているため、申請にかかる時間を短くすることができます。
また、承認段階がどこで滞っているのかなども可視化されているため、「進捗はいかがでしょうか」「現在どのような状況でしょうか」など、事務所内で尋ねる手間も省けます。
ワークフローシステムを導入し、承認や申請に使う時間が、半分以下になったという事例もあります。決済にかかる時間が長すぎると感じている場合は、ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
スケジュールアプリでプロジェクトの進捗管理
誰がどの業務をしているかを、ホワイトボードなどアナログで管理している事務所も多いでしょう。業務効率化の観点では、アナログな方法よりもデジタルツールがおすすめです。
スケジュールアプリを使えば、以下のことが可能になります。
- 社員のスケジュールを共有できる
- 外出先でもスマートフォンやタブレットから予定を確認できる
- 予定の文字数が多くなっても記入できて見やすい
- 業務ごとの進捗を記入して、進捗管理ができる
- 「現在忙しいです」、「空きがあります」など、ステータス状態を表示できる→その状況に応じて業務を割り振れる
- 日程調整アプリで示された日を自動的に記入→ダブルブッキングや記入漏れを防ぐ
- アラート機能で、予定前にお知らせがくるようにできる→予定忘れやToDoの漏れを防ぐ
建築事務所では、打ち合わせや現場訪問など外出することも多いでしょう。そのため、デジタルアプリでスケジュール管理をした方が利便性が高くなります。
日程調整アプリでスムーズに
建築事務所は、さまざまなクライアントや業者と打ち合わせする機会も多いでしょう。
毎回、日程調整に苦戦しているという方も多いのではないでしょうか。電話やメールのやりとりも増えますし、疲れてしまうこともありますよね。
そこでおすすめしたいのが、日程調整アプリです。その名の通り、日程調整に特化したツールとなっています。
- 日時調整用のページを作成する
- メールで送付
- 各々がそのページにアクセスし、都合が合う日を選択
- 自動で候補日が提示される
- 自動でカレンダーアプリに入力される
というような流れで、日程を調整できます。
文字だけだと複雑に見えるかもしれませんが、実際にやりとりをすると、以前よりもスムーズに日程調整できると感じられるはずです。自動で同期していたカレンダーに予定が記入されるため、ダブルブッキングや予定漏れの心配もありません。
ペーパーレスでファイリング時間を削減
現在、事務所で使っている紙の資料で、できるものはペーパーレスにしていってみてはいかがでしょうか。
- インク代、トナー代
- 資料保管に関わる維持費
- ファイルやホチキスなど、ファイリングに関わる文具代
といったコストを削減できます。コストだけではなく、時間の短縮もできます。
また、紙の資料が電子化してあれば、キーワードや日時を指定するだけで、関連資料を見つけることもできます。資料の管理や参照も容易になり、業務ストレスを減らせるでしょう。
こうした日常のルーティン業務は、意外とストレスに感じている方も多いものです。そのため、ペーパーレス化でより効率的に変えてみてはいかがでしょうか。
FAXをeFAXにしてコストも削減
図面などのやりとりで、FAXを利用している建築事務所も多いかもしれません。届いたファックスや、これから送る資料を印刷したり、ファイリングしたりするのは、意外と時間がかかってしまいます。
そこで、eFAX(インターネットファックス)を導入し、FAXも電子化してみてはいかがでしょうか。これまで通り、FAX番号にデータが送られてきます。
従来の方法と違うのは、自動的にPDFデータ化され、メールに転送されるところです。パソコンやタブレット等でFAXの内容を確認できます。FAXの機器維持費や、インク・トナー代も省けるため、コスト削減に役立ちます。
クラウドでデータを共有する
電子化したデータは、クラウドに保存し、共有してみてはいかがでしょうか。
毎回、更新したファイルをメールで送る必要はなくなり、随時クラウド上にあるデータを双方がチェックすることで、業務を進めていけるようになります。軽いデータであれば、メールやチャットでもいいかもしれません。
しかし、データ容量が多いファイルとなると、圧縮したりファイル形式を変えたりと、手間がかかります。クラウド上でやりとりをすれば、そうした手間は発生しません。データを参照する機会が多い建築事務所だからこそ、おすすめしたい機能です。
まとめて導入ならグループウェアがおすすめ
今回は建築事務所が業務効率化をするためにおすすめのITツールをご紹介しました。一気に導入するのは難しいかもしれませんが、所内で難点となっている業務を時短化するためにも、少しずつ始めてみてはいかがでしょうか。
まとめて導入したい場合は、「グループウェア」がおすすめです。グループウェアは、先ほどの機能が1パッケージになった多機能アプリです。それぞれの機能を他企業のもので1つずつ契約するよりも、グループウェアの方が割安になることも。業務全体の効率化をしたい場合は、ぜひ検討してみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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