アナログ管理から解放！エクセル作業をなくし、スケジュール共有を効率化
社会福祉法人仙台市障害者福祉協会では、長年エクセルや紙ベースで行っていたスケジュール管理を刷新し、「クロジカスケジュール管理」を導入しました。
導入から2か月ながら、すでに職員の予定把握や日程調整に大きな変化が見えてきたといいます。今回、その取り組みについて、法人本部・事務局で管理業務全般を担う濱添哲士様にお話を伺いました。
紙とエクセル管理が生んだ、非効率なスケジュールの壁
── クロジカを導入する前は、どのようにスケジュールを管理されていたのでしょうか。
濱添様：以前は、エクセルで管理していました。各職員が自分のスケジュールを入力し、それをまとめていましたね。
── エクセルでの管理は、どのような点が大変でしたか？
濱添様：職員全体のスケジュールを一枚のエクセルにまとめるのは難しく、役職者の予定は把握できても、他の職員の予定まではすべて書ききれませんでした。そのため、当日に誰がどこに行くのか、どの部署が公用車を使うのかといった情報が把握しきれず、予定が重複（ダブルブッキング）が月に3回ほどあり、その都度、関係者への電話確認や調整に追われていました。
また、スケジュールはエクセルで作成後に印刷して各職員に配布していたため、予定が変更されるたびに最新情報に更新するのが大変でした。外出先から予定を確認することもできず、情報共有には大きな手間がかかっていました。
煩雑なアナログ管理から解放！3ヶ月先の予定も一目でわかるスムーズなスケジュール調整
── 数あるツールの中から「クロジカ」を選んだ決め手は何でしたか？
濱添様：大きな決め手は3つあります。
まず、「使いやすさ」と「見やすさ」です。画面上で職員全員の予定を一覧で確認できる点が非常に良かったです。
次に、「コスト」です。他社製品も検討しましたが、価格面で折り合いがつかず断念。その点、クロジカは導入しやすい価格で、費用対効果に優れている点が決め手となりました。
最後に「信頼性」です。協会が運営する仙台市障害者就労支援センターでの導入実績や、クロジカのホームページに掲載されていた導入事例を見て、安心して利用できると感じました。
── 実際に導入されてみて、どのような変化がありましたか？
濱添様：まず、職員全員の1日の動きを把握できるようになりました。これまでは紙の予定表を印刷して配っていましたが、クロジカ導入後はパソコン上でいつでも最新の情報を確認できるので、電話で予定を確認する手間がなくなりました。
また、以前は翌月分のスケジュールしか確認できませんでしたが、今では3ヶ月先までの予定をシステム上で確認できるようになりました。 会議や出張の日程調整もスムーズになり、職員一人ひとりが事前に予定を把握できるようになったため、仕事の段取りも組みやすくなりました。ダブルブッキングも解消されましたね。
“部分導入から全体展開へ” DXの次なるステップ
── 官公庁とのお仕事が多いとのことですが、DXを進める上で何か難しい点はありますか？
濱添様：個人情報の扱いに関わるため、データ共有のサーバー構築などには慎重にならざるを得ない点ですね。そのため、まずは今回のスケジュール管理のように個人情報に深く関わらない部分から、少しずつDXを進めていきたいと考えています。
── 最後に、今後の展望についてお聞かせください。
濱添様：現在、クロジカを導入しているのは法人本部・事務局と仙台市障害者就労支援センターだけで、他の事業所や障害者福祉センターはまだエクセルでスケジュール管理を行っている状況です。今後は他のセンターにもデジタルでのスケジュール管理を広げ、全センターで情報を共有できるようにしたいと考えています。
全センターでのデジタル化が進めば、本部が各センターから送られてくるスケジュールを取りまとめる負担を大幅に軽減できると期待しています。これまで情報収集を含めて約3日かかっていた作業も、今後は大きく短縮される見込みです。
また、将来的には「クロジカ」の他の機能、例えばワークフローや報告書で、さらなる業務の効率化を図っていきたいと考えています。
| 社名 | 社会福祉法人仙台市障害者福祉協会 |
| 事業内容 | 社会福祉事業 |
| Webサイト | https://www.shinsyou-sendai.or.jp/ |