茨城県に本社を構え、システム開発や技術者派遣の他、ホームページ・会社案内・名刺制作なども行っている株式会社センクリード様では、クロジカスケジュール管理を12名でご利用いただいております。取引先常駐で仕事をする社員同士のコミュニケーションを活性化した利用方法について、代表取締役の竹之内様と、営業部の青木様にお伺いしました。
導入前の課題
導入の決め手
社員の大半が取引先常駐のため交流がほとんどなかった
─ グループウェアを検討された背景や課題を教えてください。
当社は社員の大半が取引先常駐で仕事をしているため、社員間での交流がほとんどなかったんです。
定期的に行っている懇親会などの飲み会程度でしかコミュニケーションをとっていなかったため、それでは社員間のコミュニケーションが不足していると常々感じていました。そこで、もっとコミュニケーションを活性化しチームワーク力を高めようと思い、グループウェアの導入を検討した結果、クロジカスケジュール管理を導入してみようということになりました。
説明不要の使い勝手の良いインターフェース
─ クロジカスケジュール管理を導入された決め手は何でしょうか？
初期コストと非常に使い勝手のよいインターフェースが気に入りました。実際利用してみても特に説明要らずで直感的に操作ができたため、勉強会などの必要もなく現在まで利用しているという状況です。
最初は5人で使い始めました。それで3ヶ月位、タイムラインやフォルダ、スケジュールなどを利用した結果、非常に使い勝手が良かったためクロジカスケジュール管理の導入を決定しました。
5人から全員にアカウントを発行したときも、特に問題なくスムーズに行きました。
報告書を利用した日報で、現場の状況を把握
─ 実際にクロジカスケジュール管理をどのようにご利用されていますか？
現在は12名で、主にタイムライン、掲示板、フォルダ、報告書の機能を活用しています。
タイムラインは社員間のコミュニケーションをとるということに本当に適していますね。写真アイコン付きで投稿内容が表示されるので、誰が何を言ったかというのが非常に分かりやすいです。誰かしら何かを発言し、それに対してコメントをつけることでコミュニケーションを簡単にとることができています。また、他にも面白そうな商品などが出たときに、そのホームページのURLなどを投稿して情報の共有化を図っていますね。
また、東京赴任中のメンバーには、報告書の機能を利用して毎日日報をあげてもらっています。なぜかというと、チームリーダーが現場の状況を逐一把握していないと、お客様と話をするときに話が通じないということがあるからです。日報という形で毎日報告書を上げてもらって、チームリーダーがチェックするという形にして、現場の状況を毎日確認できるようにしています。
欲を言えば仕事全体と、各個人のスケジュールをまとめて管理できるプロジェクト管理機能がほしいです。取引先常駐で社員が動いているのですが、契約期間はまちまちなんです。いつ契約が切れるかなどを今は手帳に書いているのですが、クロジカスケジュール管理で常に把握できるようになれば、契約延長などのご提案もお客様と話し易くなるかと思います。
リアルタイムな情報共有で二度手間や食い違いがなくなった
─ クロジカスケジュール管理を使うことで職場はどう変わりましたか？
導入前は社内のドキュメントなどは本社（茨城）のサーバーでファイルを共有していました。ですが、東京赴任中の社員は見ることができないので、逐一メールでやり取りを行っていました。いまではクロジカスケジュール管理を使うことでグローバルに、どこからでも会社のドキュメントが取得できるようになりました。情報の共有が非常にスムーズに行われるようになりましたね。
常駐先でも常にクロジカスケジュール管理を立ち上げて見るようにしているので、技術的な質問でもタイムラインにポンッと投稿すれば、それを見ている人がフォローできるような環境になっています。電話で聞くにしても、以前は話についていけなくなるとメールを送ってくれという風になったりしたのですが、いまでは事前に投稿された内容を見ているので、そういう二度手間や食い違いなどもなくなりました。